Mga panuntunan para sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain

Maraming mga tagubilin at rekomendasyon ang naisulat na kung paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Sinuri namin ang nai-publish na impormasyon para sa iyo at pinagsama-sama ito sa isang paraan. Kaya, kung paano maayos, o mas epektibo, ayusin at magsagawa ng pulong sa pagpaplano.

Target:

Ayusin at isagawa ang pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari. Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting upang ang mga kalahok ay walang oras na humikab at hindi madama na sila ay nag-aksaya ng oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng pulong sa pagpaplano. 2. Ihanda ang iyong sarili, ihanda ang mga kinakailangang materyales at anyayahan ang mga kalahok. 3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano. 4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Ano ang kailangan upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano: Ang unang bagay na kinakailangan upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano ay ang tanong o paksa ng pulong sa pagpaplano. Pangalawa, ito ang mga taong sasali sa planning meeting. Ang pangatlo ay ang lokasyon ng pulong sa pagpaplano. Ikaapat - ang timing ng planning meeting. Ikalima - ang mga regulasyon para sa pulong ng pagpaplano. Ikaanim - magagamit na mga materyales. Ikapito - ang pinuno ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim.

Mga format para sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano.

1. Summing up, informative meeting. Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento ng iyong organisasyon.

Bakit kailangan ang gayong mga pulong sa pagpaplano?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - ang manager ay nagbibigay ng mga gawain para sa araw sa kanyang mga subordinates. Hindi rin kailangang pahabain ang oras - natanggap ng lahat ang gawain at nagpunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, kung aling buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado ang nagbalangkas para sa iyo. Ipahayag ang layunin ng pulong sa pagpaplano at ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) para sa ang isyung ito. Tukuyin ang mga tuntunin at kalihim ng pulong sa pagpaplano nang maaga. Ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga sitwasyon kung kailan kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magplano ng organisadong mga pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at pagpapahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. Pagpupulong ng malikhaing pagpaplano. Kapag wala kang sapat na mga ideya sa iyong sarili (o sadyang wala ang mga ito, nangyayari rin ito). Ang pulong sa pagpaplano na ito ay pinakamahusay na isinasagawa sa format brainstorming, o isa pang malikhaing paraan ng paghahanap ng mga ideyang maginhawa para sa iyo.

5. Pagpupulong sa pagpaplano - bilang solusyon mga sitwasyon ng salungatan sa isang team.

Lahat tayo ay tao, lahat tayo ay tao... at may halata at nakatagong mga salungatan sa trabaho. At kapag nakita mo, bilang isang pinuno, na malapit na sa kritikal ang sitwasyon, bigyan mo lang ng pagkakataon ang mga tao na magsalita.

Idirekta ang kanilang enerhiya ng labanan = pagkawasak sa paglikha. Magdaos ng isang pulong sa pagpaplano para sa mga empleyado sa format ng isang libreng talakayan, bigyan sila ng pagkakataong hayagang makipagtalo, ngunit walang "pag-atake" o insulto.

Paano ito gawin? Ang wastong "paglutas" ng salungatan ay ang iyong direktang gawain. Humingi ng tulong mula sa mga kapwa espesyalista sa HR o senior management. Pumili ng paksang may kaugnayan, ngunit sabihin nating neutral para sa lahat ng kalahok. At gawin ang papel ng isang tagamasid at makinig sa lahat ng mabuti, idirekta lamang ang mga kalahok sa isang nakabubuo na direksyon at huwag hayaan silang maabot ang isang dead end.

Siguraduhing ibuod ang talakayan ng nakasaad na paksa, gumawa ng mga konklusyon at ibahagi ang mga ito sa lahat ng kalahok. Hindi na kailangang ipaalam sa mga kalahok na ang pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap upang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan. Maliban sa mga kasong iyon kapag ang paksa ng paglutas ng salungatan ay ang layunin ng pulong sa pagpaplano.

Sa panahon ng pagpupulong, dapat ihatid ng manager sa kanyang mga subordinates kapaki-pakinabang na impormasyon at magtakda ng malinaw na mga layunin para sa kanila. Kung ang lahat ay ginawa nang tama, ang kahusayan sa paggawa ay tataas kung hindi, ang pamamaraan para sa pagdaraos ng mga pagpupulong ay dapat na muling isaalang-alang.

Madalas ka bang nagpupulong? Madalas bang nakakakuha ang iyong mga empleyado ng isang bagay na kapaki-pakinabang mula sa kanila? Naiintindihan ba nila ang mga layunin at layunin na ibinigay mo sa kanila?

Tumataas ba ang kanilang kahusayan sa trabaho pagkatapos ng mga pulong sa pagpaplano? Nakakatanggap ka ba ng sapat na feedback? Kung sumagot ka ng "hindi" sa kahit isang tanong, kailangan mong matutunan kung paano magsagawa ng epektibong mga pagpupulong at mga sesyon ng pagpaplano upang mag-aksaya ng pinakamababang oras sa mga ito at makuha ang pinakamataas na benepisyo.

Epektibong pagpupulong

Sa tulong ng mga pagpupulong, pinapanatili ang komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang departamento at sa loob mismo ng mga departamento, ang pagpapatupad mga desisyong ginawa at ang pagganyak na magsagawa ng mga pagtaas ng trabaho sa mga indibidwal na empleyado. Ngunit ang isang epektibong pulong lamang ang makakalutas sa mga problemang ito, kaya suriin ang iyong sarili kung ang iyong mga pagpupulong ay nakakatugon sa mga sumusunod na pamantayan:

1. Pagsunod sa Format. Mayroong ilang mga uri ng mga pagpupulong: pagpupulong, pagpupulong sa pagpaplano at pagpupulong sa pagpapatakbo. Ang bawat isa sa mga pagpupulong na ito ay may sariling mga layunin at tumatagal nang naaayon magkaibang panahon. Ang operatiba ay idinisenyo upang lutasin ang problemang kalalabas lamang.

Karaniwan itong tumatagal ng 5-10 minuto at pinagsasama-sama ang mga taong direktang nauugnay sa problema. Ang pulong sa pagpaplano ay karaniwang ginagawa araw-araw sa umaga at tumatagal ng 25-30 minuto. Sa panahong ito, kailangan ng manager na magtakda ng mga gawain para sa araw, makatanggap ng feedback sa mga resulta ng nakaraang araw at ayusin ang mga plano kung kinakailangan.

Ang pagpupulong ay naglalayong makahanap ng solusyon pandaigdigang problema, gumawa ng bagong alok para sa iyong market, bumuo ng bagong motivation program, atbp.

Kadalasan ang mga pagpupulong ay nahahati sa dalawang yugto - ang una ay gaganapin sa gabi, kung saan ang mga layunin ng pulong ay itinakda at ang mga problema na tatalakayin ay nakabalangkas. Sa umaga, nagsisimula ang ikalawang yugto, na maaaring tumagal ng hanggang dalawang oras. Ang isang ganap na pagpupulong ay pagkamalikhain sa pinakadalisay nitong anyo.

2. Pagtutukoy ng mga gawain. Ang bawat pagpupulong ay dapat na may malinaw na tinukoy na mga layunin na inihayag sa mga kalahok nang maaga. Ang paglihis sa agenda ay lubhang hindi kanais-nais.

3. Mahigpit na regulasyon. Ang isang pulong ay dapat na may simula at oras ng pagtatapos, hindi alintana kung ang lahat ng inimbitahan ay dumalo. Magtakda ng malinaw na mga limitasyon sa oras, gaya ng pagtatapos ng agenda item 1 sa loob ng 25 minuto.

Maglaan ng tiyak na oras para sa bawat tagapagsalita - 5 minuto ay sapat na, ito ay magtuturo sa mga tao na magsalita sa punto. Kung makarinig ka ng mga extraneous na pag-uusap o paglihis mula sa paksa, itigil ang mga pagtatangka na ito at i-save ang iyong oras.

4. Pinakamainam na komposisyon. Ang mga taong kinauukulan ay dapat na naroroon sa pulong. Umupo lang at makinig, huwag mag-imbita ng sinuman. Hayaan ang lahat na isipin ang kanilang sariling negosyo.

5. Salita sa lahat. Ang bawat kalahok sa pulong ay dapat magkaroon ng pagkakataon na ipahayag ang kanyang opinyon sa isang partikular na isyu. Huwag makialam at, lalo na, huwag matakpan ang pagsasalita ng empleyado, kahit na salungat ito sa iyong pananaw. Kailangan mo ba ng sapat na feedback?

6. Pag-iingat ng rekord. Ang agenda ay hindi lamang ang mandatoryong dokumento ng pagpupulong. Ang mga minuto, na nagtatala ng lahat ng mga pangunahing punto, ang mga empleyado na nagsalita sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad, ang kanilang opinyon sa isang partikular na isyu, at pinaka-mahalaga ang mga resulta ng pulong, ay isang napaka-kapaki-pakinabang na papel.

Siguraduhing magpadala ng isang newsletter sa mga kalahok sa pagpupulong upang lagi nila itong nasa kamay upang linawin ang anumang mga punto. Gagawin nitong mas maginhawang subaybayan ang pagpapatupad ng mga nakatalagang gawain at pag-aralan ang mga resultang nakuha. Ito ay ang scheme ng "gawain - resulta - kontrol - gawain" na nagbibigay-daan sa iyong gawing pinaka-epektibo at maigsi ang mga pagpupulong.

7. Pagpaplano ng pulong. Dapat malaman ng bawat empleyado kung kailan siya susunod na iimbitahan sa meeting room. Ang biglaan ay isang masamang katulong sa pag-aayos ng mga pagpupulong; ang mga kalahok ay walang oras upang maghanda o hindi dumating dahil sa pagliban sa opisina.

Kung biglang lumitaw ang ilang problema at nagpasya kang magpulong ng task force para lutasin ito, maghanda para sa mga sagot na "Hindi ko alam," "Kailangan kong suriin," at "Bibigyan kita ng ulat mamaya."

Paano maghanda at magsagawa ng mabisang pagpupulong?

Upang magkaroon ng mabisang pagpupulong, kailangan mo munang paghandaan ito. Bago magsimula ang pulong, dapat linawin ng pinuno ang mga sumusunod na tanong:

• kung anong mga layunin ang hinahabol ng pulong at kung anong mga gawain ang malulutas nito.
• ano ang pormat ng pulong, ano ang mga tungkulin ng mga kalahok sa pagpupulong. Ang mga tungkulin ng mga empleyado ay itinalaga nang maaga: dapat mayroong isang tagapangulo at isang kalihim. Tukuyin din eksaktong oras ang simula at pagtatapos ng pulong.
• ano ang istruktura ng pulong? Ang isang tipikal na istraktura ay ganito ang hitsura:
• pagbati;
• anunsyo ng mga layunin, layunin, format ng pulong;
• talakayan at pagsusuri ng mga umiiral na problema;
• tumatanggap puna mula sa mga performers;
• pagsusuri ng mga resulta at pagtatakda ng mga gawain para sa malapit na hinaharap;
• pagbubuod.
• ano ang mga tuntunin ng pagpupulong? Tukuyin ang eksaktong oras para sa paggawa sa bawat item sa agenda, maglaan ng oras para sa pahinga kung ang pagpupulong ay kasama mahabang panahon isinasagawa.
• anong mga dokumento ang kakailanganin. Ihanda ang lahat ng kinakailangang impormasyon na magiging interesado sa mga kalahok, magpadala ng mga materyales upang sila ay pag-aralan nang maaga.
• Kailangan ba ng pagpupulong? Bago magpadala ng mga imbitasyon sa isang pulong, suriin kung talagang kinakailangan ito.

Sagutin ang mga tanong na ito para sa iyong sarili:

• Kailangan bang lutasin ang mga gawaing itinakda mo ngayon?
• Ano ang dapat kunin ng mga kalahok sa pulong?
• Paano dapat magbago ang kanilang trabaho pagkatapos ng pulong?
• Nakolekta ba ang lahat ng kinakailangang impormasyon? Makakakuha ka ba ng "hindi alam" na sagot sa anumang tanong?
• Mayroon bang ibang paraan upang malutas ang problema nang hindi nagdaraos ng pulong?

Tandaan mga simpleng tuntunin magsagawa ng epektibong mga pagpupulong, panatilihing nakatutok ang atensyon ng madla pangunahing layunin, bigyan ang talakayan ng positibo o neutral na tono at hikayatin silang ipahayag ang kanilang sariling mga opinyon.

Pagkatapos ay makakakuha ka ng isang pagtaas sa kahusayan ng iyong mga empleyado at sa parehong oras bawasan ang dami ng oras na nasayang.

Ang pinuno ng departamento ay isang napaka-abala na tao. Mga tagapagpahiwatig, regulasyon, desisyon kumplikadong mga gawain, pag-aayos ng lahat at lahat ng bagay upang lumipat patungo sa layunin - lahat ay nasa kanyang mga balikat. Kung mas tama ang napiling hanay ng mga tool sa pamamahala, mas epektibo ang tagapamahala. Ito ba ay nagkakahalaga ng paggugol ng oras sa naturang tool bilang isang pulong sa pagpaplano sa isang linear na yunit?

Kahit na sa mga kumpanya kung saan ang pagpaplano ng mga pulong ay sapilitan at kinokontrol, ang mga manager ay madalas na lumalapit sa kanila nang pormal - mag-shoot lang para ipakita at magpatuloy sa iyong trabaho. Itinuturing nilang pag-aaksaya ng oras ang pagpaplano ng mga pagpupulong, na naimbento ng mga teorista. Ang kanilang motto ay: "Kailangan ng mga practitioner na magtrabaho, hindi sinasadya." Kasabay nito, sa mga kumpanya kung saan ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay opsyonal at isang personal na inisyatiba, may mga tagapamahala na, nang walang karagdagang mga paalala, ay nagtitipon ng mga empleyado sa isang tiyak na oras at nakikipag-usap sa kanila.

Bakit ang mga "kakaibang" manager na ito ay nag-aaksaya ng kanilang mahalagang oras nang "hindi epektibo" kung walang sinuman ang nag-oobliga sa kanila na gawin ito? Kinailangan kong malalim na maunawaan ang isyung ito kani-kanina lang. Ang krisis ay nangangailangan ng mga nangungunang tagapamahala na sumisid nang mas malalim sa negosyo. Ang mga patakaran ng laro sa merkado ay nagbago, at upang ang isang kumpanya ay hindi lamang manatiling nakalutang, ngunit gamitin din ang krisis upang palakasin ang posisyon nito sa merkado, kailangan itong maging mas malapit sa mga customer - panlabas at panloob.

Upang mabilis na tumugon sa mga pagbabago at mapataas ang antas ng kontrol sa sitwasyon, ako, bukod sa iba pang mga bagay, ay nagsimulang regular na sumali sa mga pulong sa pagpaplano sa mga departamento at inihambing ang iba't ibang mga estilo ng pagsasagawa ng mga ito. Ang mga numero ay nagpapahiwatig: ito ay lumabas na sa 12 solong-profile na mga departamento kung saan ang parehong mga benta at pagpapatupad ng kontrata ay isinasagawa, ang pinakamataas at pinaka-matatag na tagapagpahiwatig ay ang mga kung saan ang mga pulong sa pagpaplano ay ginaganap lingguhan. At hindi ito nagkataon.

Ang layunin ng pulong sa pagpaplano

Kung ang tagapamahala, kapag tinanong tungkol sa layunin ng pagpupulong sa pagpaplano, ay sumagot: "Dahil ito ay dapat na," mas mahusay na huwag i-hold ito sa lahat. Ang anumang mga pormal na kaganapan "para sa palabas" ay gumagana lamang sa isang kawalan; Ang pangalang "pagpupulong sa pagpaplano" ay nagpapahiwatig na ang layunin nito ay i-update ang kilusan ayon sa nakaplanong plano patungo sa mga itinakdang layunin.

Kung isasaalang-alang natin ang kaganapang ito mula sa punto ng view ng Deming cycle (Plano - Gawin - Suriin - Akt), kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay isang regular na pagsubaybay (Suriin) ng mga aktibidad upang makagawa ng mga konklusyon at, kung kinakailangan, ayusin ang paggalaw (Akt). Ngunit may mga istatistika para dito! Sulit ba ang pagtitipon ng karagdagang mga tao? Talagang sulit ito, at ang mga pangunahing tungkulin ng pulong sa pagpaplano ay nakakatulong sa amin na matiyak ito.

Pangunahing tungkulin ng pulong sa pagpaplano

1) Pang-impormasyon. Ang mga empleyado ay may ilang mga paraan upang makakuha ng impormasyon tungkol sa sitwasyon sa kumpanya at sa merkado:

• opisyal na nai-publish na impormasyon na kung minsan ay napalampas o hindi lubos na nauunawaan;
• tsismis, kadalasang napakalayo sa katotohanan, ngunit pinag-uusapan nang may labis na kasiyahan sa mga silid-kainan at mga silid sa paninigarilyo;
• unang-kamay na impormasyon, na may mga paliwanag at diin sa mahahalagang puntos, na ibinibigay ng tagapamahala sa pulong ng pagpaplano, na binibigyang pansin ang paggawa ng mga pagtutol at pagbabawas ng bisa ng salita sa bibig.

At ipinag-uutos na ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pag-unlad ng departamento sa inilaan na landas.

2) Kontrol. Bilang karagdagan sa mga dry at categorical na numero, posible na subaybayan ang kapaligiran sa koponan at linawin ang mga dahilan para sa tagumpay o pagtanggi sa pagganap. Batay sa mga resulta ng pagpupulong sa pagpaplano, ang mga pagkabigo sa kadena ng pakikipag-ugnayan sa loob ng departamento at sa kumpanya ay madalas na natukoy, at ang tagapamahala ay agad na nagsimulang kumilos upang maalis ang mga ito.

3) Pagganyak. Kailangan ng pansin ng mga empleyado. Alalahanin natin ang sikat na epekto ng Hawthorne sa pamamahala - tumataas ang produktibidad ng paggawa dahil sa ang katunayan na ang pansin ay binabayaran sa mga aktibidad ng mga empleyado. Pagpaplano ng pulong ng isa sa ang pinakamahusay na mga paraan regular na paalalahanan ang mga empleyado na sila ay mahalaga at ang kanilang trabaho ay binibigyan ng sapat na atensyon.

Ang isa sa mga empleyado sa departamento ay nagkaroon ng isang pambihirang tagumpay, isang pag-alis - isang magandang dahilan upang kilalanin ang mga tagumpay at, kung kinakailangan, suportahan ang mapagkumpitensyang espiritu sa departamento. At bukod sa mga numero, kailangan mong makita ang mga mata ng iyong mga empleyado. Ang manager ay dapat na maingat na tumingin at makinig sa kanyang mga empleyado. Ang pag-uugali ng empleyado ay nagbago, ang pagnanasa ay nawala - isang dahilan para sa manager na isama ang isang indibidwal na pag-uusap sa lingguhang plano.

4) Pang-edukasyon. Sa function na ito, ang pulong sa pagpaplano ay isang kailangang-kailangan na kasangkapan para sa pagpapasimple ng mahirap na gawaing pangangasiwa ng isang tagapamahala. Sa loob ng linggo, nangyari ang isang kaso sa trabaho na nagpapahiwatig ng lahat - isinulat ito ng manager at ginagawa itong kaalaman sa publiko sa pulong ng pagpaplano. Kaya, ang nakakainis na kailangang ulitin ang parehong bagay iba't ibang tao maraming beses ay isang bagay ng nakaraan, at regular at sinasadya naming "pinatalasin" ang aming mga tool sa pagtatrabaho.

5) Pang-organisasyon. Ang isang magandang kasanayan ay ang mag-imbita ng mga kinatawan ng mga kaugnay na departamento sa pagpaplano ng mga pulong, lalo na sa mga oras ng pagbabago. Isang pagkakataon upang magtatag o mag-ayos ng pakikipag-ugnayan, lutasin ang mga salungatan, at makipagpalitan ng mga karanasan.

6) Pagdidisiplina. U pagganyak, bilang isang tool sa pamamahala, mayroong isa makabuluhang sagabal: Ang epekto nito ay panandalian. Ilang tao ang may kakayahang mag-udyok sa sarili, at ang mga taong may ganitong kakayahan ang kadalasang nagiging pinuno.

Ang disiplina, mga regular na ritwal at mga tuntunin, kabilang ang mga pagpupulong sa pagpaplano, ay idinisenyo upang makatulong sa pagganyak sa mga empleyado. Ang pulong sa pagpaplano ay isang kaganapan. Nasasanay na ang mga empleyado sa katotohanan na kakailanganin nila hindi lamang ang pag-uulat sa mga numero, kundi pati na rin ang pagpayag na bigyang-katwiran ang kanilang mga tagapagpahiwatig. Inihanda ang mga tanong para sa pulong sa pagpaplano, kinokolekta at isinusumite ng mga empleyado sa manager ang mga kaso na sa tingin nila ay dapat ipakita sa buong departamento. Tulad ng hapunan ng pamilya tuwing Biyernes, ang pulong sa pagpaplano ay nagiging isang nakagawiang aksyong pandisiplina ayon sa mga patakaran, kung kailan dapat isantabi ng lahat ang kanilang negosyo, siguraduhing naroroon sa lugar ng trabaho, at sa wakas ay bumaling sa isa't isa. Ito ay lalong mahalaga.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano

naniniwala ako dun araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano sa departamento ay angkop lamang para sa mga nagsisimula na nangangailangan ng istilo ng pamamahala at suporta sa bawat hakbang. Para sa isang itinatag na pangkat, ang pagpaplano ng mga pulong ay dapat na lingguhan. Ang pangunahing bagay ay ang mga ito ay isinasagawa sa parehong araw, sa parehong oras, at humigit-kumulang na nag-tutugma sa tagal at pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, na kung saan ay mapangalagaan ang pag-andar ng pagdidisiplina.

Isang halimbawa ng posibleng senaryo ng pulong sa pagpaplano:

• Ang tagapamahala ay gumagawa ng isang impormasyong mensahe batay sa mga resulta, ang mga empleyado ay maaaring magtanong ng mga paglilinaw na katanungan.
• Inanunsyo ng manager ang mga nakaplanong indicator at nagtatanong sa mga empleyado ng mga tanong tungkol sa kanila. Kung kinakailangan, mag-iskedyul ng mga indibidwal na pagpupulong.
• Ang manager ay nagsasalita tungkol sa isang case study ng linggo o ipinakilala ang isang inimbitahang empleyado.
• Nililinaw ng manager kung may mga kagyat na isyu sa trabaho na mahalaga para sa buong departamento at nangangailangan ng talakayan sa pulong ng pagpaplano. Sinusuri ang mga isyu, gumagawa ng mga desisyon - kung ano ang dapat talakayin kaagad, kung ano ang mangangailangan ng isang naantalang desisyon.
• Pinag-uusapan ng tagapamahala ang tungkol sa mga plano para sa kasalukuyang linggo - mahahalagang kaganapan, pagpupulong at tinatapos ang pulong sa pagpaplano.

Mga gastos sa oras

Nagtatagal tayo at nag-aaksaya ng oras - ito ang pangunahing dahilan kung bakit tumanggi ang mga tagapamahala na magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Ito ay humahantong sa ganap na pagtanggi mula sa tool na ito, o lahat ng ito ay bumaba sa isang maikling monologo ng manager na walang feedback mula sa mga subordinates. Tanging ang mga function na nagbibigay-kaalaman at bahagyang pandisiplina ang pinananatili.

Ito ay talagang isang problema: ang pamamahala ng "personal" ay mas madali kaysa sa pakikipagtulungan sa isang grupo. Ang pamamahala sa dynamics ng grupo ay isang sining mabuting pinuno. Ang kanyang layunin ay upang maisagawa ang pulong ng pagpaplano nang maikli at malinaw, at sa parehong oras ay makatanggap ng feedback mula sa mga empleyado, na makakatulong sa pagwawasto ng paggalaw kung kinakailangan. Pinakamainam na tagal- hanggang 20-45 minuto. Ito ang oras na ito na nakatanim sa atin mula pagkabata bilang isang panahon ng konsentrasyon.

Ang kapangyarihan ng isang pinuno ay ang pagtatakda ng mga patakaran. Upang matiyak na ang pulong sa pagpaplano ay hindi magtatagal, kailangan mong pumasok sa isang "kontrata sa pagpupulong sa pagpaplano" kasama ng iyong mga empleyado. Halimbawa:

• Nag-uusap lang kami pangkalahatang tanong, ang mga pribado ay kinuha para sa isang indibidwal na desisyon.
• Panatilihin natin itong maikli at sa punto.
• Hindi kami ginagambala ng mga isyu sa trabaho;
• Sa pagsasabi ng problema, nag-aalok kami ng solusyon.
• Tinatalakay namin ang mga isyu sa hindi trabaho oras ng trabaho.

Ang hanay ng mga patakaran ay maaaring mag-iba depende sa sitwasyon. Ang pangunahing bagay ay pinamamahalaan ng tagapamahala ang mga regulasyon at hindi niya sinisiyasat ang mga problema mismo. Ang layunin ng pulong sa pagpaplano ay kilalanin, at ang desisyon ay maaaring gawin sa ibang pagkakataon, maingat na pagtimbang at pag-aaral ng lahat ng mga detalye habang ang departamento ay nagtatrabaho. Ang pangunahing bagay ay upang ipakita sa mga empleyado na ang mga naiulat na problema ay nalutas. Minsan may mga sitwasyon kung saan ang pagpupulong sa pagpaplano ay lumampas sa inilaang oras, at ang tensyon sa koponan ay malinaw na nakikita. Pagkatapos ay kailangan mong ayusin ang isang karagdagang pulong, madalas pagkatapos ng mga oras. Ito ang kasanayan ng isang manager - upang maiwasan ang paglaki ng sitwasyon, upang matukoy ang mga marker na nagpapakita ng mga negatibong aspeto sa koponan.

Siyempre, kakailanganin ng oras upang maipatupad ang tool sa pagpupulong sa pagpaplano sa departamento. Minsan kailangan mong magsagawa ng higit sa isang kaganapan bago maging tunay na epektibo ang tool. Kapag naging bukas ang isang manager sa feedback, magugulat siyang makarinig ng maraming hindi nasabi na mga bagay na matagal nang gustong sabihin ng mga empleyado, ngunit hindi kailanman nagkaroon ng pagkakataon. At saka ako nagtanong! Kailangan mong pag-isipan ang mga tungkulin ng iyong mga subordinates at ang kanilang paggamit sa mga dinamika ng grupo, magtrabaho kasama ang mga pagtutol, makipagtalo para sa pinakamataas na antas. Maraming mga tagapamahala ang hindi dumaan sa partikular na landas ng pagbuo, at napupunta sa indibidwal na pamamahala, na higit na matrabaho at hindi gaanong epektibo, kapag may dalawang hakbang na lamang na natitira sa tagumpay.

Ginagamit ito ng mga manager na matatas sa tool na ito sa kanilang mga departamento malaking tagumpay, dahil nagawa nilang suriin ang pagiging epektibo nito. Ang pulong sa pagpaplano ay hindi isang relic ng nakaraan at hindi isang pormalidad, ngunit isa sa mga pinakamoderno at epektibong tool na tumutulong sa paglutas ng pinakamahirap na gawain sa pamamahala - pagkamit ng mga layunin ng yunit. Ngunit ang mga layuning ito ang bumubuo sa tagumpay ng buong kumpanya.

Ayusin at isagawa ang pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari.

Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting upang ang mga kalahok ay walang oras na humikab at hindi madama na sila ay nag-aksaya ng oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng isang pulong sa pagpaplano.

2. Ihanda ang iyong sarili, ihanda ang mga kinakailangang materyales at anyayahan ang mga kalahok.

3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano.

4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Paano mag-organisa ng pulong sa pagpaplano

Una, ang kailangan para magsagawa ng planning meeting ay ang tanong o paksa ng planning meeting. Anong problema sa trabaho ang gusto mong lutasin? Alin positibong epekto dahil ang gawain ng organisasyon ang magiging resulta ng pulong sa pagpaplano. Maging pamilyar sa mga kalahok sa pagpupulong sa pagpaplano sa isyung ito nang maaga. Sa ganitong paraan, makakatipid ka ng oras sa pulong ng pagpaplano, at ang mga kalahok sa talakayan ay maaaring dumating na mga kawili-wiling ideya patungkol sa iyong katanungan.

Pangalawa– ito ang mga taong lalahok sa pulong ng pagpaplano. Anong mga espesyalista sa profile at anong antas ng mga tagapamahala, o anong linya ng mga empleyado ang kailangan mo upang mahanap ang sagot sa tanong na ibinibigay?

Pangatlo– lokasyon ng pulong sa pagpaplano. Mahalaga na ito ay isang hiwalay na silid o kahit isang espesyal na silid ng pagpupulong. Kung saan magkakaroon ng sapat na espasyo para sa lahat, ang mga tagalabas (mga empleyadong hindi kasali sa pulong sa pagpaplano) ay hindi makakaabala sa iyo at ang mga telepono ay hindi magri-ring.

Pang-apat– oras ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kanais-nais na ito ay maginhawa para sa lahat ng mga kalahok o permanenteng. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap araw-araw sa eksaktong 8:30. Sa anumang kaso, kapag pumipili ng oras para sa pulong sa pagpaplano, kailangan mong tumuon sa pinakamahalagang kalahok nito. At ireseta ito nang maaga, sa loob ng ilang oras, o mas tama, araw.

Panglima– mga regulasyon para sa pulong ng pagpaplano. Mahalaga hindi lamang na simulan ang pulong sa pagpaplano sa oras, ngunit upang tapusin ito sa oras. Tukuyin nang maaga ang pagkakasunud-sunod kung saan tatalakayin ang mga isyu at ang oras na ilalaan sa bawat kalahok. Limitahan ito, gagawin nitong maigsi at nagbibigay-kaalaman hangga't maaari ang mga ulat. Halimbawa, ang isang talumpati ay hindi hihigit sa 10 minuto.

Pang-anim- mga improvised na materyales. Ang minimum na kinakailangan ay panulat para sa lahat ng kalahok at papel. Asikasuhin mo ito nang maaga, para hindi ka mag-aksaya ng oras ng talakayan sa paghahanap ng kung ano at kung ano ang isusulat. Maaaring kailanganin mo rin ang: flip chart, projector, screen, laptop, printer. Ang lahat ng kagamitan ay dapat ihanda at masuri nang maaga.

Ikapito– pinuno ng pulong sa pagpaplano o sekretarya na magtatala ng proseso at resulta ng pagtalakay sa iyong isyu.

Mga format ng pagpaplano ng mga pulong

1. Summing up, information planning meeting.

Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento ng iyong organisasyon.

Bakit kailangan ang gayong mga pulong sa pagpaplano?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - ang manager ay nagbibigay ng mga gawain para sa araw sa kanyang mga subordinates. Hindi rin kailangang pahabain ang oras - natanggap ng lahat ang gawain at nagpunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, na ginawa para sa iyo buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado. Ipahayag ang layunin ng pulong sa pagpaplano at ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) sa isyung ito. Tukuyin ang mga tuntunin at kalihim ng pulong sa pagpaplano nang maaga. Ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga sitwasyon kung kailan kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magplano ng organisadong mga pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at pagpapahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano.

Mga kahilingan para sa trabaho sa coaching
1) Pag-unlad ng mapagkukunan ng pagkamalikhain para sa paglago (pag-unlad ng sarili, paglago ng propesyonal, pag-unlad ng negosyo)
2) Paglutas ng mga panloob na salungatan, pagtagumpayan ng mga krisis gamit ang mapagkukunan ng pagkamalikhain

Kamusta mahal na mga mambabasa at tagasuskribi ng Blog ni Andrey Noak! Ngayon sasabihin ko sa iyo kung paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano.

Upang pamahalaan ang anumang pangkat, dapat pamunuan ng isang pinuno ang kanyang mga nasasakupan. Ang epektibong pamamahala ng pangkat ay dapat na isagawa nang mabilis, napapanahon at epektibo.

Dapat subaybayan ng tagapamahala ang gawain ng isa o isa pa sa isang napapanahong paraan at, kung kinakailangan, idirekta ang kanilang trabaho. Napakaginhawa na gumamit ng isang pulong sa pagpaplano para dito, kung saan ang trabaho ay pinlano para sa isang maikling panahon, kadalasan ito ay isang araw ng trabaho o isang shift.

Sa pulong ng pagpaplano, nahaharap ang tagapamahala ng ilang mga gawain:

1. Subaybayan at tanungin ang mga subordinate para sa pagpapatupad ng mga tagapagpahiwatig ng produksyon.
2. Hilingin sa mga nasasakupan na ipatupad ang teknolohikal na disiplina.
3. Subaybayan ang pagsunod sa mga regulasyon sa kaligtasan sa trabaho.
4. Suriin ang pagkumpleto ng kasalukuyang mga gawain.
5. Kumuha ng impormasyon tungkol sa mga stock ng mga hilaw na materyales at mga supply para sa produksyon.
6. Kumuha ng data sa produksyon, pagpapatupad ng plano, pagsunod ligtas na mga kondisyon paggawa.
7. Mag-udyok sa mga empleyado.

Ang pangunahing gawain ng tagapamahala ay upang ihatid sa koponan ang kanyang pananaw sa buong proseso ng gawain ng koponan, kung paano, sa opinyon ng tagapamahala, ang lugar na ipinagkatiwala sa kanya ay dapat gumana. Ang kanyang gawain ay i-set up ito upang ang proseso ng trabaho ay eksakto sa kanyang kailangan.

Mga paraan upang gawing mas epektibo ang iyong pulong sa pagpaplano

Kaya't alamin natin kung ano ang kailangang gawin upang mahusay na magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano sa produksyon:

• Ito ay nagkakahalaga ng kakayahang makilala sa pagitan ng isang pulong sa pagpaplano at isang pulong. Isa itong planning meeting maikling kaganapan kung saan tinatalakay ang mga kasalukuyang isyu, bilang panuntunan, ang maximum na oras na ginugol sa isang pulong sa pagpaplano ay 15 - 20 minuto. Ang pagpupulong ay tumatagal ng maraming mas mahabang panahon at hindi gaanong tinatalakay ang mga kasalukuyang isyu kundi mga isyu para sa hinaharap.
• Sa paglipas ng panahon at karanasan, tinutukoy ng bawat lider ang ilang partikular na reference point na kanyang dinadaanan. Sa ilang mga punto sa bawat pulong sa pagpaplano, sa ilang mga punto ay mas madalas. Kaya ang mga tanong na ito ay dapat iharap sa manager sa papel. Kinakailangang magsagawa ng pulong sa pagpaplano ayon sa binuong template, ngunit kung kinakailangan, ang template ay madaling mabago.
• Upang epektibong magsagawa ng pulong sa pagpaplano, kinakailangan para sa tagapamahala na magtala ng mga gawain para sa mga nasasakupan, at mga gawaing itinalaga ng tagapamahala sa mga nasasakupan. Ginagawa ito upang makita ang mga aktibidad na kailangang tapusin. Pagkatapos ay posible na sabihin na mayroong isang gawain mula sa ganoon at ganoong petsa at hindi ito nakumpleto. Ang isang mapa ng mga aksyon para sa pinakamalapit na oras ng pagtatrabaho ay lilitaw sa harap ng subordinate.
• Sa pulong ng pagpaplano, ang mga gawain at saklaw ng trabaho para sa kasalukuyang yugto ng panahon ay dapat na malinaw na ibinahagi. Dapat alam ng lahat kung sino ang gagawa ng ano.

Kailan mabisa ang pagmumura?

Kailangan ba ang pagmumura sa produksiyon, lalo pa para sa isang amo na magtaas ng kamay laban sa isang nasasakupan? Walang malinaw na sagot ngayon. Ngunit ligtas na sabihin iyon form na ito nagiging laos na ang gobyerno.

Ang pinuno ay dapat igalang sa koponan, at ilagay sa lugar ng subordinate, kung minsan ang pinakamadaling paraan upang mag-udyok sa kanya ay sa isang nakataas na tono. Hindi dapat kalimutan ng manager na kung gusto niya ng respeto mula sa team, kailangan niyang matutong igalang ang team mismo. Ngayon ay masasabi natin na kailangang maunawaan at maramdaman ng boss kung saan itataas ang kanyang boses at kung saan magsasalita sa mahinahong tono:

1. Kung kinakailangan ang isang nakabubuo na pag-uusap, tiyak na isang mahinahon na pag-uusap. Kung saan kinakailangan ang malikhaing inisyatiba ng isang empleyado, upang ang empleyado ay makabuo ng bago, doon, bilang isang patakaran, ang pulong sa pagpaplano ay nagaganap sa isang mas kalmadong kapaligiran.
2. Kung kailangan mong mag-udyok at ilagay ang iyong mga subordinates sa kanilang lugar, posible na kumatok sa mesa gamit ang iyong kamao at magsabi ng ilang mga pagmumura. Sa pamamagitan ng paraan, ito ay tiyak tungkol sa mga ganitong kaso na madalas nilang sabihin: "Bugbugin ang iyong sarili upang ang mga estranghero ay matakot."Ang pagtataas ng iyong boses sa isang pulong sa pagpaplano ay karaniwang kinakailangan kung saan ang direktang pagpapatupad ng isang gawain ay kinakailangan, nang walang hindi awtorisadong aksyon ng isang nasasakupan. Ngunit huwag kalimutan na ngayon ang panahon ng teknolohiya, bawat pagmumura ay maaaring itala sa isang voice recorder at pagkatapos ay idemanda.

Good luck at makita kang muli!