Eisenhower Square: Tumutok sa mahalaga, itapon ang hindi mahalaga. Ang Eisenhower Matrix: Isang Simpleng Tool para sa Pamamahagi ng mga Gawain

Hello! Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa isa sa mga pinaka-epektibong tool sa pamamahala ng oras - ang Eisenhower matrix.

Ngayon ay matututunan mo ang:

• Ano ang Eisenhower Matrix;
• Paano mo mailalapat ang matrix sa pang-araw-araw na buhay (na may mga halimbawa);
• Anong mga diskarte ang makakatulong sa iyo na makatipid ng oras?

"Ito ay isang mahabang araw hanggang sa gabi kung walang gagawin," sabi ng popular na karunungan. Ang ganap na magkakaibang mga aphorism ay lumitaw mula sa mga abalang tao na nakikipagkarera laban sa oras: "Paano natin madaragdagan ang dalawampu't limang oras sa araw?"

Sa mga kondisyon ng multitasking, maaga o huli ang bawat negosyante ay nahaharap sa tanong ng wastong pamamahagi ng mga mapagkukunan ng oras. Ang mga panimulang kondisyon ay pantay-pantay para sa bawat naninirahan sa planeta - isang oras ay may kasamang animnapung minuto para sa ganap na lahat. Ngunit kung gaano kabisang pinamamahalaan ng mga tao ang kanilang oras ay higit na tinutukoy ang pagkakaiba sa pagitan ng isang matagumpay na tao at isang pangmatagalang talo.

Ang Eisenhower Matrix bilang isang paraan ng pag-aayos ng oras

Ang pamamahala ng oras, o, ay ang malay na kontrol sa dami ng oras na ginugol sa mga partikular na aktibidad upang mapataas ang kanilang pagiging epektibo at produktibidad.

Eisenhower Matrix ay isa sa mga sikat na tool sa pamamahala ng oras na ginagamit upang unahin ang negosyo at mga personal na gawain. Ito ay batay sa prinsipyo ng paghahati sa lahat ng kaso sa apat na kategorya, depende sa antas ng kahalagahan at pagkaapurahan nito. Ang matrix ay pinaka-maginhawang gamitin para sa panandalian at katamtamang pagpaplano.

Ang pamamaraang ito ay naimbento ni Dwight David Eisenhower, isang heneral ng Army noong Ikalawang Digmaang Pandaigdig at kalaunan ay ang tatlumpu't apat na Pangulo ng Estados Unidos. Palaging hinahangaan ng politiko ang mga nakapaligid sa kanya sa kanyang kakayahang gawin ang lahat.

Noong unang panahon, ang isang Amerikano ay naghanap nang walang kabuluhan para sa ilang epektibong paraan upang pamahalaan ang oras at, nang hindi mahanap ito sa mga umiiral na, siya mismo ang bumuo nito. Ang Time Matrix ay kamangha-mangha pa rin sa pagiging simple at henyo nito, at milyon-milyong tao sa buong mundo ang gumagamit nito para sa pagpaplano.

Biswal, ang priority matrix ay nahahati sa apat na quadrant, kung saan ang mga bagay ay magkasya sa mga kategorya: mahalaga at apurahan, mahalaga at hindi-kagyatan, hindi mahalaga at apurahan, hindi mahalaga at hindi-kagyat.

Ang gumagamit ng matrix ay hinihiling na ipasok ang lahat ng kanyang nakaplanong aktibidad sa mga quadrant na ito. Ang pinakamalaking gawain ay tiyak na nangyayari kapag ang isang tao ay pumili sa pagitan ng mga larangang ito, sa gayon ay nagpapasya kung aling mga bagay ang kailangang gawin muna at kung alin ang pangalawa.

Mga katangian ng mga quadrant

Quadrant A: mahalaga at apurahan

Ang field na ito ay dapat gamitin upang itala ang mga bagay na nauugnay sa mga priyoridad na bahagi ng buhay ng isang tao at hindi maaaring maantala. Ang mga lugar na ito ay karaniwang pamilya, karera (para sa mga mag-aaral - pag-aaral), kalusugan at kaligtasan.

Ang mga kasong ito ay tumutugma sa mga sumusunod na pahayag:

1. Ang pagkabigong gawin ito sa malapit na hinaharap ay makabuluhang maglalayo sa isa sa iyong mga pangmatagalang layunin sa buhay.

Halimbawa. Inaasahan mo ang isang promosyon sa malapit na hinaharap. Hinihiling sa iyo ng manager na magsumite ng ulat ng pag-unlad sa lalong madaling panahon. Mahalaga ba ito? Oo, dahil ayaw mong mawalan ng pagkakataon para sa paglago ng karera. Ito ba ay kagyat? Oo, dahil ngayon na ang oras para ipakita ang iyong pagganap.

1. Ang pagkabigong humingi ng medikal na tulong kaagad ay maaaring magkaroon ng malalang kahihinatnan.

Halimbawa. Sakit ng ngipin mo. Mahalaga? Ang lahat ng may kaugnayan sa kalusugan ay palaging mahalaga. Maagap? Nanganganib kang matanggal ang iyong ngipin at hindi magtatagal sa mga pangpawala ng sakit.

Quadrant B: mahalaga at hindi kagyat

Ginagawa ng mga matagumpay na tao ang karamihan sa kanilang trabaho sa quadrant na ito. Ito ay mga pang-araw-araw na gawain na palaging nagsisilbi upang makamit ang mga pangunahing layunin sa lahat ng larangan ng buhay. Lahat sila ay mahalaga, ngunit walang pagmamadali, tulad ng kaso sa A quadrant.

Ang isang matagumpay na tao ay hindi nagdadala ng kanyang mahahalagang gawain sa isang estado ng emerhensiya, ngunit unti-unting nakumpleto ang mga ito. Siya ay madalas na may oras upang gumawa ng mga desisyon nang may pag-iisip, pagbuo ng gusali ng kanyang hinaharap na ladrilyo sa pamamagitan ng ladrilyo.

Kasama sa zone na ito ang lahat ng pang-araw-araw na aktibidad na direktang nauugnay sa mga priyoridad na lugar ng buhay: trabaho, pamilya, pagpapaunlad ng sarili, kalusugan.

Ang isang solong pamantayan ay nalalapat sa kanila:

• Ang gawain ay dapat makumpleto, ngunit maaari itong ipagpaliban ng ilang sandali kung may dumating na mahalaga at apurahang bagay.

Halimbawa. Ikaw ay isang programmer at dapat mong isumite ang program na iyong isinulat sa Lunes. Ngayon ay Huwebes pa lang, handa na ang lahat, ngunit nagpasya kang ipagpaliban ang pagsusumite ng iyong trabaho hanggang Biyernes upang suriing mabuti ang lahat.

Ang mga kaso mula sa quadrant B, kung hindi binigyan ng sapat na atensyon, ay maaaring lumipat sa quadrant A. Ang iyong layunin ay upang maiwasan ito na mangyari. Nangyayari na biglang lumitaw ang isang mahalagang bagay, sa mga kadahilanang hindi mo kontrolado. Ngunit madalas na tayo mismo ang nagdadala ng mga bagay sa estado na ito, hindi pinapansin ang mga pagsusuri sa pag-iwas sa isang doktor at ipinagpaliban ang pagkumpleto ng mahahalagang gawain hanggang sa deadline.

Quadrant S: Hindi Mahalaga at Apurahan

Ang mga gawaing ito ay medyo malayo sa iyong mga pangunahing priyoridad, ngunit ang paggawa ng mga ito ay ginagawang mas kumportable ang iyong buhay at maaaring makapagsilbi sa iyo nang maayos sa paglipas ng panahon.

Ang lugar na ito ay naglalaman ng mga pagpupulong at pag-uusap na dinadaluhan mo dahil sa pagiging magalang o dahil sa pangangailangan, kabilang ang mga kaarawan ng hindi masyadong malapit na tao, hindi inaasahang mga gawain sa bahay, at ilang gawain sa trabaho.

Ang mga gawain ng quadrant na ito ay may mga sumusunod na katangian:

1. Makakatulong ang mabilis na pagkumpleto ng gawaing ito.

Halimbawa. Nagpaplano kang bumili ng air conditioner at narinig mo ang tungkol sa isang benta na tatagal lamang ng isang araw. Mahalaga? Hindi partikular. Ang mundo ay hindi guguho maliban kung bumili ka ng air conditioner na mas mura kaysa sa iyong pinlano. Maagap? Oo, ang pagbebenta ay may bisa para sa isang araw. Isang magandang bonus: ang isang agarang pagbili ay magbibigay-daan sa iyong makatipid ng kaunti sa badyet ng iyong pamilya.

1. Sa hindi direktang paraan, ang pagkumpleto sa mga gawaing ito ay maaaring makinabang sa mga pinagbabatayan na layunin, bagama't hindi ito ginagarantiya.

Halimbawa. Isa kang mamamahayag. Inaanyayahan ka sa isang piging, kung saan maaaring dumating ang editor ng pahayagan na interesado ka. Mahalaga? Hindi partikular, ang lahat ay masyadong malabo. Maagap? Oo, dahil ang piging ay hindi tatagal magpakailanman, kailangan mong gumawa ng desisyon - kung pupunta o hindi.

Malamang na makakahanap ka ng taong magdedelegate ng kaso mula sa quadrant na ito. Ang iyong asawa, kakilala, kasamahan, subordinate ay maaaring gumawa ng ilang hindi mahalagang kagyat na trabaho para sa iyo.

Quadrant D: Hindi mahalaga at hindi apurahan

Ang lahat ng mga bagay sa kuwadrante na ito ay maaaring hatiin sa negosyo at libangan. Kasama sa mga dapat gawin ang mga gawain na ang pagkumpleto nito ay ginagarantiyahan ang iyong kaginhawahan at ginagawang mas maganda ka at ang iyong buhay (halimbawa, pag-aalaga sa iyong hitsura), ngunit ang gawain ay maaaring maghintay ng ilang oras.

Para sa isang babae, maaaring ito ay isang pagbisita sa isang manicurist; Siyempre, ang mga bagay na ito ay mahalaga sa kanilang sarili, ngunit hindi nauugnay sa iyong mga pangunahing lugar ng buhay.

Kasama sa pangalawang grupo ang isang masayang libangan. Karaniwang pinaniniwalaan na walang pakinabang mula sa mga gawaing ito, ang mga ito ay tinatawag na "mga pag-aaksaya ng oras", ang mga ito ay ipinakita bilang mga bagay na mas gugustuhin ng mga tao na hindi gawin, at ang pag-alis sa kanila ay isang kapuri-puri na layunin.

Maaari ka lamang magsalita nang tiyak tungkol sa masasamang gawi tulad ng paninigarilyo at sistematikong pag-inom ng matapang na alak. Mga halimbawa ng mga bagay tulad ng pakikipag-usap sa mga social network, panonood ng mga magaan na pelikula, pagtambay sa mga club, paglalaro ng mga laro sa computer - lahat ng ito ay may karapatang maging at kinakailangan para sa isang tao kung ito ay nakakarelaks sa kanya at nagbibigay sa kanya ng kasiyahan.

Una, ang isang tao ay hindi isang robot, kailangan niyang gumawa ng isang bagay para lamang sa kaluluwa.

Pangalawa, ang mga bagay na hindi mahalaga at hindi apurahang mga bagay ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Maraming mga laro sa computer ang bumuo ng pag-iisip, ang komunikasyon sa mga social network ay nagtuturo sa iyo na ipahayag ang mga saloobin, ang pagsasayaw sa mga club ay tumutulong sa iyo na magpainit. Bilang karagdagan, matagal nang kilala na ang pagbabago ng aktibidad ay ang pinakamahusay na pahinga.

Ang pangunahing kondisyon para sa quadrant na ito ay huwag hayaang kunin nito ang halos lahat ng iyong oras at huwag pansinin ang mga pangunahing bagay na nagpapasulong sa iyo sa buhay.

Paano isasagawa ang Eisenhower matrix

Kaya, pagkatapos suriin ang teoretikal na bahagi, maaari mong maranasan ang epekto ng matrix sa iyong sarili.

1. Sa gabi bago ang iyong unang pang-eksperimentong araw, buksan ang talaarawan sa naaangkop na petsa at gumuhit ng apat na pahinang spread. Lagyan ng label ang mga ito tulad ng ipinapakita sa matrix. Kung wala kang talaarawan, maaari kang kumuha ng regular na sheet. Kung palagi kang may dalang tablet o laptop, maaari kang gumawa ng matrix sa Excel.
2. Sa isang hiwalay na sheet ng papel, isulat sa isang column ang lahat ng mga bagay na plano mong gawin bukas (kapag nakuha mo ang kasanayan sa mabilis na pamamahagi ng lahat ng mga bagay sa matrix, hindi mo na kakailanganin ang item na ito).
3. Basahin ang mga kaso nang paisa-isa at muling isulat ang bawat isa sa naaangkop na kuwadrante ng matrix. Para magawa ito, kailangan mo lang sagutin ang dalawang tanong: Mahalaga ba ito? Ito ba ay kagyat?

1. Sa kaso ng bersyon ng papel, mag-iwan ng libreng espasyo sa bawat field - bukas ay maaalala mo ang iba pang mga bagay na dapat gawin at idagdag ang mga ito.
2. I-highlight ang mga natapos nang gawain gamit ang isang marker (kulay).
3. Sa pagtatapos ng araw, ilipat ang mga hindi pa nakumpletong gawain sa susunod na araw (siguraduhing kopyahin ang mga ito sa isang bagong spread ng talaarawan o kopyahin ang mga ito sa isang bagong tab na Excel - kung hindi, sila ay "mawawala").
4. Huwag tanggihan ang iyong sarili sa kasiyahan sa pagtatapos ng araw upang suriin ang lahat ng "kulay" na bahagi ng iyong matrix, iyon ay, lahat ng natapos na mga gawain. Mararamdaman mo ang satisfaction ng isang business man na hindi nasayang ang araw.

Halimbawa ng isang nakumpletong Eisenhower matrix

Sa aming halimbawa, gagawin namin ang ipinayo namin sa nakaraang talata - una naming isusulat ang lahat ng mga kaso sa isang hilera, at pagkatapos ay ipamahagi ang mga ito sa matrix. Sa halimbawa ng unang tao, magpapakita ang isang propesyonal na massage therapist.

Narito ang kanyang listahan ng mga gawain para sa araw (na may komentaryo upang ipaalam sa mambabasa na maunawaan ang antas ng kahalagahan at pagkaapurahan):

• Ngayon ay may 4 na masahe: sa 9 a.m., sa 11 a.m., sa 3 p.m., sa 8 p.m. (sa mga pahinga ay gagawa ako ng iba pang mga bagay);
• Pumunta sa departamento ng accounting (ayon sa kontrata, dapat akong makatanggap ng 60% ng gastos para sa isang masahe, ngunit sa katunayan ay tumatanggap lamang ako ng 50% - alamin kung bakit);
• Bumili ng pagkain para sa pusa (mabuti na lang tumingin ako - isa na lang ang natitira);
• Bisitahin ang isang kaibigan sa ospital (isang malapit na kaibigan na nabali ang kanyang braso kahapon, dalhin siya ng masarap);
• Pumunta sa bangko, magbayad para sa mortgage (ngayon ang huling araw kung kailan maaari kang magbayad nang walang multa);
• Huminto sa bahay ng isang kaibigan upang kunin ang isang tolda (ngayon ay Martes, nagpaplano kami ng paglalakad ng pamilya sa Sabado);
• Pumunta sa pool (mas madalas akong pumunta, mas mabuti);
• Bumili ng mga pamilihan (mayroon pa ring ilang mga bagay sa refrigerator, tatagal kami ng ilang araw);
• Tumugon sa mga mensahe sa WhatsApp at VKontakte (mga pag-uusap lamang);
• Magsanay ng Ingles nang hindi bababa sa 20 minuto (maraming dayuhan sa mga kliyente, kailangan mong pagbutihin ang iyong wika);
• Bumili ng bagong gasket para sa gripo (ang gripo ay tumutulo pa rin, ngunit ito ay nasa gilid);
• Pumunta sa isang appointment sa isang ophthalmologist (bawat taon, kung sakali, sumasailalim ako sa pagsusuri);
• Kumuha ng isang gupit (ang hitsura ay maayos pa rin, ngunit ito ay mas mahusay na hindi antalahin ito);
• Magpadala ng isang libro tungkol sa mga ehersisyo para sa mga kalamnan sa likod sa isang kasamahan (Nangako ako na sa sandaling nasa computer na ako, ipapadala ko ito kaagad).

	MAAGAD	HINDI URGENT
MAHALAGA	Ngayon ay mayroong 4 na masahe: sa alas-9 ng umaga, alas-11 ng umaga, alas-3 ng hapon, alas-8 ng gabi. Bisitahin ang isang kaibigan sa ospital	Bisitahin ang mga kaibigan para sa isang tolda (family camping trip) Pumunta sa isang appointment sa isang ophthalmologist Pumunta sa accounting Magsanay ng Ingles
HINDI MAHALAGA	Pumunta sa bangko, magbayad ng mortgage Bumili ng pagkain ng pusa Bumili ng bagong gasket ng gripo Ipadala ang aklat sa isang kasamahan	Magpagupit ka Bumili ng mga produkto Pumunta sa pool Tumugon sa mga mensahe sa WhatsApp at VKontakte

Tandaan: ang parehong bagay para sa iba't ibang mga tao ay maaaring manirahan sa iba't ibang mga quadrant ng matrix. Halimbawa, para sa isang tao, ang pagtataguyod ng isang libangan ay maaaring parehong mahalaga at hindi mahalaga. Ikaw at ikaw lamang ang maaaring ipamahagi ang iyong mga gawain habang nakikita mo ang iyong mga priyoridad sa buhay.

Sa ilalim ng anong mga kundisyon magiging kapaki-pakinabang sa iyo ang Eisenhower Matrix?

Ang ilang mga nag-aalinlangan ay naniniwala na ang Eisenhower matrix ay angkop lamang para sa mga tagapamahala, habang ang isang simpleng empleyado, manggagawa o maybahay ay hindi magagamit ito sa pagsasanay (na hindi totoo - ang matrix ay unibersal, napatunayan namin ito sa pamamagitan ng pagkuha bilang isang halimbawa ang mga kaso ng isang massage therapist, hindi isang negosyante).

Sa katotohanan, ang tanong ay hindi tungkol sa posibilidad o imposibilidad ng paggamit ng matrix, ngunit tungkol sa pagiging angkop ng paggamit nito.

Ang Eisenhower system ay ginagamit para sa pagpaplano para sa bawat araw. Iyon ay, hindi natin pinag-uusapan ang mga pangmatagalang plano (magtayo ng bahay, magbakasyon, magtapos sa unibersidad), ngunit tungkol sa mga kasalukuyang gawain.

Sa isang banda, kung ang isang tao ay may napakakaunting mga pang-araw-araw na gawain na ang kanyang memorya ay madaling makayanan ang mga ito, walang saysay na gamitin ang talahanayan. Halimbawa, ang buong plano ng isang empleyado para sa araw ay gumugol ng walong oras sa trabaho at pagkatapos ay uminom ng beer kasama ang mga kaibigan sa gabi. Ang table na ito ay hindi para sa mga ganyang tao.

Sa kabilang banda, kung ang isang tao ay may mga layunin sa lahat ng aspeto ng kanyang buhay - sa trabaho, pag-aaral, pag-unlad ng sarili, pamilya, mga libangan, kung siya ay nagsusumikap na maging master ng kanyang oras, at hindi sumabay sa daloy nito - tulad ng isang ang tao ay laging may maraming pang-araw-araw na gawain. At dahil ayaw niyang mawala sa paningin niya, para sa kanya ang matrix na ito.

Ang Eisenhower Matrix ay hindi isang panlunas sa lahat para sa walang hanggang kakulangan ng oras. Ito ay higit pa sa isang mini-tutorial sa prioritization.

Huwag magtaka kung nahihirapan ka sa una na ayusin ang mga bagay sa mga kuwadrante. Sa sandaling isipin at gawin mo ito, natututo ka. At ang pag-aaral ng isang bagay na mahalaga ay palaging nagsasangkot ng ilang pagsisikap.

Huwag mawalan ng pag-asa - pagkatapos magtrabaho kasama ang talahanayan sa loob ng ilang araw na sunud-sunod, makakakuha ka ng isang kasanayan na magiging isang kasanayan. Sa dakong huli, magiging awtomatiko ang pag-prioritize.

Kaya, sabihin summarize.

Ang Eisenhower Matrix ay para sa mga taong katulad mo kung:

• Patuloy kang kailangang gumawa ng mga pagpipilian tungkol sa kung aling gawain ang una mong gagawin;
• Handa ka nang mas kilalanin ang iyong sarili, handang sagutin nang tapat ang mga tanong tulad ng "ano ba talaga ang mahalaga sa akin?";
• Gusto mong gawin ang lahat hangga't maaari - tiyak na higit pa sa ginagawa mo ngayon;
• Handa kang labanan ang ganoong katangian mo bilang pagpapaliban - talamak na pag-alis ng mga bagay-bagay "para sa ibang pagkakataon".

Maaaring magaling ka na sa pamamahala ng iyong oras.

Basahin ang mga pahayag sa ibaba at tanungin ang iyong sarili kung totoo ang mga ito para sa iyo. Kung ang karamihan sa mga puntos ay hindi angkop sa iyo, ito ay ipinapayong para sa iyo na makabisado ang mga diskarte sa pamamahala ng oras.

• Palagi kang may malinaw na listahan ng gagawin para sa araw;
• Tumugon ka sa mga email ng negosyo sa isang napapanahong paraan;
• Hindi ka nag-uuwi ng trabaho at halos hindi na nahuhuli pagkatapos ng araw ng trabaho;
• Hindi mo pinapayagan ang mga tawag sa telepono, mga bisita at mga social network na makagambala sa iyo mula sa iyong mga pangunahing gawain;
• Hindi mo ginagawa ang trabaho para sa iyong mga nasasakupan dahil hindi mo iniisip na ikaw lang ang makakagawa nito nang maayos;
• Sa pagtatapos ng araw pakiramdam mo halos kasing lakas ng sa simula.

Kung ang lahat ng nakaraang mga punto ay tila lohikal sa iyo, kung gayon ang huli ay maaaring maging sanhi ng isang hindi makapaniwalang ngiti: "Nagbibiro ka! Ang pinisil na lemon ay nagpapasigla sa akin kaysa sa pagtatapos ng araw ng trabaho." Gayunpaman, mayroong isang malaking bilang ng mga tao na hindi lamang hindi napapagod, ngunit nakakaramdam din ng isang pag-akyat ng lakas. At walang sikreto dito.

Napapagod tayo hindi dahil sa dami ng trabahong nagawa, ngunit sa mga hangal, hindi maayos na pagkilos, walang kabuluhang pagkahagis at isang pakiramdam ng kawalan ng kakayahan sa mga kondisyon ng talamak na presyon ng oras.

Siyempre, minsan hindi natin mahulaan ang lahat. At ang aming magkakaugnay na plano ay maaaring maalog dahil sa biglang pinatay na kagamitan sa opisina, isang huli na kliyente o isang empleyadong lumiliban. Iwanan muna ito sa ngayon.

Ang unang bagay na dapat gawin ay kung paano hindi maging mapagkukunan ng kaguluhan para sa iyong sarili, at pagkatapos ay maaari mong isipin ang tungkol sa impluwensya ng mga panlabas na hindi inaasahang pangyayari.

1. Linisin ang iyong desktop mula sa mga dokumentong hindi mo na ginagamit. Kung hindi mo kailangan ang mga ito nang madalas, ilagay ang mga ito sa aparador. Kung hindi mo na kailangan ang mga ito, idagdag ang mga ito sa basurahan. Sa isang tambak ng mga papel, halos hindi mo mahahanap ang mismong sheet na iyon, na naghahanap kung saan gugugol ka ng mahabang minuto, na inis sa walang kabuluhang pagsisikap. Pakitandaan na ang mga mesa ng matagumpay na mga negosyante ay mukhang walang gumagawa sa kanila: karamihan sa kanilang ibabaw ay walang laman.
2. Kumuha ka ng diary at huwag kang makikipaghiwalay sa kanya. Imposibleng matandaan ang lahat, at matagal nang naunawaan ng mga negosyante ang pangangailangang isulat ang lahat - mga petsa ng pagpupulong, mga dapat gawin, mga tanong na dapat isipin. Ang mga mobile phone at laptop na may kanilang mga kalendaryo ay madalas na ginagamit, ngunit ang isang papel na talaarawan ay hindi kailanman magiging lipas - kung dahil lamang sa hindi ito masira o maubusan ng bayad.
3. Planuhin kung ano ang pinakamahalaga para sa iyong pinakamaraming oras ng pang-araw-araw na aktibidad. Lahat tayo ay tao, at kahit na ang pinakamalakas na miyembro ng ating mga species ay dinadaig ng pagtulog. Ang paglaban sa iyong biorhythms ay isang pag-aaksaya ng oras, matatalo ka pa rin. Ang ginagawa mo sa isang oras sa araw, sa gabi, na may naipon na pagkapagod, ay magdadala sa iyo ng dalawang beses na mas mahaba. Samakatuwid, huwag ipagpaliban ang isang kagyat na ulat hanggang sa huli ng gabi, huwag simulan ang mahahalagang pag-uusap bago matulog - ikaw at ang iyong kapareha ay magdurusa sa diskarteng ito.
4. Huwag i-overload ang iyong sarili. Hindi lang basta bababa ang productivity mo. Sa isang walang awa na ritmo, ikaw ay tiyak na "masunog", at ang iyong katawan ay magpapahinga nang wala ang iyong pahintulot, na dadalhin ka sa isang kama sa ospital. Dito mawawala ang lahat ng iyong natipid na oras.

Tratuhin ang iyong sarili tulad ng isang thoroughbred na kabayo - ito ay, siyempre, isang malakas na hayop, ngunit sinong may-ari ang nanganganib sa pagmamaneho nito sa isang galit na galit na bilis?

1. Huwag mag-aksaya ng oras sa mga proyekto at gawain. Tandaan ang sikat na parirala na ang pinakamahusay ay ang kaaway ng mabuti? Nararamdaman mo ba na kapag mas sinusubok mo ang iyong proyekto, mas gumaganda ito? Napakahalaga dito na huwag "i-overextend" ang bagay, kung hindi man ay nanganganib ka na makaramdam ng talamak na pagkapagod mula sa kawalan ng kakayahan na makamit ang ideal. Huwag magsikap para sa pagiging perpekto - ang mga pagkilos na ito ay mag-aaksaya ng iyong oras.
2. Huwag magsikap na maging mahusay sa lahat ng bagay. Ito ay tumatagal ng mga taon upang maging isang dalubhasa sa anumang larangan. Mas mainam na tumayo sa isang bagay kaysa maging karaniwan sa lahat ng bagay. Tinatalakay ito ng pelikulang "Ocean's 11". Mahalagang magkaroon ng isang koponan kung saan ang lahat ay mahusay sa isang bagay, pagkatapos ay madali mong maitalaga ang mga bagay.

Ang unang bagay na kailangan mong matutunan kapag nagtatrabaho sa matrix ay maging matalino sa negosyo. Magagawang makilala ang mahalaga mula sa apurahan, at ang hindi gaanong kagyat mula sa hindi mahalaga.

Ang time matrix ay nahahati sa 4 na mga kuwadrante, kung saan mayroong 2 axes ng kahalagahan at parehong bilang ng mga axes ng madaliang pagkilos. Ang mga kaso at gawain ay umaangkop sa bawat isa sa kanila, na tumutulong upang malinaw na makita ang priyoridad ng bawat bahagi: kung ano ang unang gagawin, kung ano ang gagawin pangalawa, atbp.

Ang template ng matrix ay ganito:

Tingnan natin ang bawat kuwadrante nang mas detalyado.

Mahalaga at apurahan

Ang tamang pamamahala sa oras ay nangangahulugan na ang quadrant na ito ay walang laman. Ito ay dahil sa ang katunayan na sa tamang pag-prioritize at napapanahong pagkumpleto ng mga gawain, hindi magkakaroon ng pagbara. Ito ay maaaring normal lamang paminsan-minsan, ngunit ang patuloy na kaguluhan sa negosyo ay tanda ng disorganisasyon.

Upang maiwasan ang mga problema sa "A" quadrant, kailangan mong ayusin ang karampatang pagpaplano sa ibang mga lugar at isagawa ang lahat ng mga punto nang eksakto. Gayunpaman, kung ang pangangailangan na punan ito ay lumitaw pa rin, ang mga sumusunod ay dapat na ipasok dito:

• Mga bagay na, kung hindi makumpleto, malalagay sa panganib ang pagkamit ng layunin.
• Mga gawain, ang kabiguan na nag-aambag sa paglitaw ng mga kahirapan at kahirapan sa buhay.
• Mga gawaing direktang nauugnay sa kalusugan.

Huwag kalimutan ang tungkol sa. Madalas na nangyayari na ang mga bagay mula sa "A" quadrant ay maaaring ipagkatiwala sa ibang tao. Kung ito ay posible, samantalahin ang karapatang ito.

Huwag kalimutan ang tungkol sa pagtatalaga ng mga responsibilidad. Madalas na nangyayari na ang mga bagay mula sa "A" quadrant ay maaaring ipagkatiwala sa ibang tao.

Mahalaga, ngunit hindi kagyat

Ang pinakamataas na priyoridad na mga bagay at gawain ay matatagpuan dito, kaya kailangan niyang bigyan ng maximum na pansin. Ito ang mga pang-araw-araw na gawain na hindi gaanong apurahan, ngunit mahalaga pa rin. Napansin ng mga eksperto na ang mga taong partikular na nagtatrabaho sa "B" quadrant ay nakakamit ng higit na tagumpay sa buhay at nakakamit ang kanilang mga layunin. Mas kumikita sila at ginagawa ang gusto nila, na nagpapasaya sa kanila.

Dahil walang apurahan sa mga bagay, walang gulat, na ginagawang balanse at makatwiran ang diskarte sa kanilang pagpapatupad. Ito naman ay nagtataguyod ng mataas na kahusayan at pagiging produktibo. Gayunpaman, hindi natin dapat kalimutan na ang hindi napapanahong pagpapatupad ng mga gawain mula sa "B" quadrant ay naglilipat sa kanila sa "A" quadrant.

Kaya, ang lahat ng kasalukuyang aktibidad na nauugnay sa pang-araw-araw na aktibidad ay umaangkop sa zone na ito: mga pangunahing aktibidad, aktibidad sa palakasan, mga plano para sa araw, atbp.

Apurahan, ngunit hindi mahalaga

Ang mga aktibidad na "nagsisinungaling" sa gitna ng quadrant na ito ay malamang na nakakagambala. Ang kanilang pagpapatupad ay hindi nagbibigay ng anumang kapaki-pakinabang sa mga tuntunin ng pagkamit ng mga layunin at hindi humahantong sa anumang mga resulta. Kadalasan pinipigilan ka lang nitong tumuon sa kung ano ang talagang mahalaga at bawasan ang iyong pangkalahatang pagiging epektibo. Kapag nagtatrabaho sa matrix, ang pangunahing bagay ay hindi malito ang mga kaso mula sa mga quadrant na "A" at "C", kung hindi man ay malilikha ang pagkalito sa priyoridad ng mga kaso.

Maaaring kabilang sa Area "C" ang mga bagay na may kaugnayan sa mga negosasyon at pagpupulong na ipinataw ng isang tao, pagdiriwang ng mga kaarawan ng mga tao sa isang hindi gaanong matalik na grupo, at mga gawaing bahay na biglang lumitaw. Dahil ang mga bagay mula sa quadrant na ito ay nagpapabagal lamang sa iyo at "nagnanakaw" ng oras, kailangan mong maglaan ng isang minimum na oras sa kanila.

Hindi urgent at hindi importante

Walang ganap na benepisyo mula sa mga aktibidad na akma sa quadrant na ito. Dapat silang harapin sa huli. Kahit na hindi mo gawin ang mga ito, ito ay magiging mas mahusay. Gayunpaman, kinakailangang isaalang-alang ang mga bagay na ito, tulad ng sinasabi nila, kailangan mong malaman ang kaaway sa pamamagitan ng paningin. Ito ang pinaka "mga kumakain" ng kapaki-pakinabang na oras na dapat mong alisin.

Ang mga bagay na nahuhulog sa "D" quadrant ay talagang walang pakinabang.

Ngunit ang pinaka-kagiliw-giliw na bagay ay ang mga bagay mula sa quadrant na ito ay talagang nakakaakit ng mga tao. Narito ang pinaka-kaaya-aya at simpleng bagay na hindi mo kailangang gawin. Ang mga ito ay nakakarelaks at kasiya-siya. Ang mga masasayang libangan ay nagpapahirap sa kanila na isuko.

Kabilang dito ang pakikipag-usap sa telepono sa mga kaibigan at kamag-anak, paggugol ng oras sa mga social network, pag-surf sa Internet, mga laro sa kompyuter, panonood ng TV, pagtambay sa mga club.

Siyempre, ang pahinga ay mahalaga para sa produktibong trabaho, tulad ng oxygen para sa isang tao, ngunit dapat din itong maging kapaki-pakinabang. Sa halip na umupo sa sopa sa buong katapusan ng linggo, ayusin ang mga outing at paglalakbay sa kalikasan, bumuo ng isang aktibong plano sa libangan, ito, sa pamamagitan ng paraan, ay makakatulong na mapabuti ang iyong kalusugan. Magbasa ng isang pang-edukasyon o simpleng kawili-wiling libro na wala kang oras para sa dati, ito ay pasiglahin ang iyong isip.

Kapag kinokontrol ang iyong buhay, tandaan na ang pahinga ay dapat ding planuhin. Hindi katanggap-tanggap na ito ay kusang-loob. Ngunit huwag mo rin itong pabayaan. Ito ay puno ng matagal na katamaran, dahil ang labis na trabaho ay hindi kailanman nakinabang sa sinuman. Ang panuntunan ay angkop dito: "Ang oras para sa negosyo ay oras para sa kasiyahan."

Ang isang halimbawang iskedyul para sa bawat araw ay maaaring magmukhang ganito:

Maaari kang gumuhit ng mga sheet sa iyong sarili o mag-download ng mga yari na form mula sa Internet.

Priyoridad

Sa una, dahil sa nakagawian, mahirap matukoy ang pangangailangan ng madaliang pagkilos at kahalagahan ng bawat gawain, ngunit sulit ang resulta. Subukan ang sumusunod na ehersisyo:

1. Gumuhit ng talahanayan na may mga hanay: numero ng item, bagay, pagkamadalian, kahalagahan. Ayusin ang bilang ng mga linya sa iyong sarili, depende sa haba ng listahan.
2. Sa ikalawang hanay na "gawin", isulat ang lahat ng mga gawain at aktibidad na karaniwan mong ginagawa.
3. Pagkatapos nito, magpatuloy sa pagtatasa sa kanila: kung gaano kahalaga o kagyat ang bawat aktibidad.

Upang gawing mas madali ito, gamitin ang sumusunod na pamantayan sa kahalagahan kapag nagtatanong para sa bawat kaso:

• Ang pagkumpleto sa gawaing ito ay kinakailangan upang makamit ang aking pangunahing layunin (Oo - nangangahulugan ito na mahalaga; Hindi - hindi mahalaga).
• Ang hindi pagkumpleto ng isang gawain ay nangangailangan ng malubhang kahihinatnan para sa kasalukuyang mga aktibidad (Oo - mahalaga; Hindi - hindi mahalaga).

Pamantayan ng madaliang pagkilos:

• Kung ang gawain ay hindi nakumpleto ngayon, pagkatapos ay nawawala ang kaugnayan nito (Oo - kagyat; Hindi - hindi kagyat).

Ang tool sa pag-priyoridad na ito ay lubos na magpapasimple sa buong proseso ng trabaho. Matapos dumaan sa naturang pagsusuri, matutuklasan mo kung gaano karaming oras ang iyong nasayang hanggang sa puntong ito at kung gaano karaming kapaki-pakinabang na oras, lumalabas, ang inilalabas.

Nabatid na bawat minutong ginugugol sa pagpaplano ng isang aktibidad nakakatipid ng 10 minuto ng pagpapatupad. Tumatagal ng 10-12 minuto upang mag-iskedyul ng trabaho para sa susunod na araw. Mahalagang maunawaan na sa simula ng araw ng trabaho, ang parehong pagpaplano ay aabot ng halos isang oras. Bakit? Ang dahilan ay maaaring ipahiwatig ng karaniwang pariralang "kailangan mo munang kolektahin ang iyong mga iniisip."

Mas mahirap magplano sa umaga, dahil ang utak ay dahan-dahang nagising at pumapasok sa aktibong yugto ng trabaho. Isang bagay ang gumising sa isang handa na pang-araw-araw na gawain at sundin lamang ang mga plano, anuman ang subukang makagambala sa kanila, ang isa pang bagay ay ang subukang magplano ng isang araw na nagsimula na, kung kailan ang lahat ng uri ng panlipunang walang kabuluhan, gawain. , at ang mga hindi inaasahang tawag ay makakasagabal. Ang lahat ng ito ay makagambala sa pagtatakda ng mga priyoridad at pagkalkula ng oras.

Kaya, ang isang minuto ng pagpaplano ay nakakatipid ng 10 minuto ng real time, iyon ay, 10-12 minuto sa pagtatapos ng araw ng trabaho ay makakatipid ng 100-120 minuto ng susunod na mahusay na binalak na araw, iyon ay, tataas nila ang pang-araw-araw na produktibidad ng 25%, na maaaring umabot ng hanggang 4-5 buong naka-save na araw ng trabaho bawat buwan. Bukod, ang pagbuo ng isang malinaw na plano para sa araw ay hindi lamang nakakatipid ng oras, pinatataas nito ang kahusayan.

Mga batas ng genre: Mga prinsipyo ng Pareto at Eisenhower

May dalawang priority prinsipyo sa pagpaplano anumang bagay, kabilang ang araw ng trabaho.

Ito Prinsipyo ng Pareto, nagpapahayag ng epekto ng puro tensyon, at Prinsipyo ng Eisenhower- ang prinsipyo ng gradasyon ayon sa mga priyoridad. Ang prinsipyo ng Pareto ay gumagamit ng hypothesis na ang pagtutuon sa pinakamahalagang aktibidad ay may pinakamalaking epekto sa pagkamit ng ninanais na mga resulta (20/80 panuntunan: ang pagtutuon ng 20% ​​ng oras sa pinakamahalagang isyu ay humahantong sa 80% ng mga resulta).

Ang prinsipyo ng Eisenhower hinahati ang mga gawain ayon sa kanilang kahalagahan at pagkaapurahan sa mga gawain A, B at C (A - mahalaga at apurahan; kumpletuhin kaagad; B - mahalaga, di-kagyatan; tukuyin ang mga takdang oras o takdang panahon para makumpleto; C - hindi mahalaga, ngunit apurahan - pinakamainam delegado).

Alinsunod sa mga prinsipyong ito Dapat may plano para sa bawat araw, na binubuo ng mahahalagang bagay na kailangang gugulin kahit man lang 20% ​​ng oras, pati na rin ang mga bagay na hindi gaanong mahalaga. Kasabay nito, sa isip, ang malalaking gawain ay dapat hatiin sa maliliit at ang awtoridad ay dapat italaga, kung ito ay pinahihintulutan.

Ang pinakamataas na priyoridad ay dapat ding ibigay sa mga gawain na nangangailangan ng maraming pagsisikap (halimbawa, pagbuo ng isang bagong diskarte, ang isyu ng muling pagtatayo, atbp.). Inirerekomenda ng mga eksperto na isama ang "hindi kanais-nais" na mga gawain sa pangkat na ito, ang pagpapatupad nito ay maaaring maging sanhi ng masamang kalooban.

Kapag nagpaplano, napakahalagang maunawaan ang mga lugar na may pinakamataas na priyoridad at huwag hayaang makagambala sa iyo ang nakagawian, mga kahilingan para sa aktibidad sa lipunan (sa isang paraan o iba pa, gumugugol kami ng ilang oras sa pakikipag-usap sa mga kasamahan) at iba pang mga sandali na makagambala sa iyo mula sa ruta na tinukoy ng "mapa. ng araw”. Inirerekomenda din na huwag magplano ng higit sa tatlong mahalaga at higit sa sampung gawain sa kabuuan para sa isang araw; at kasabay nito ay planong kumpletuhin ang pinakamahalaga, mahirap at hindi gaanong kaaya-ayang mga gawain sa pinakakanais-nais na oras ng araw ng trabaho para sa iyo.

Siyempre, lahat tayo ay magkakaiba, at masusubaybayan ng lahat ang kanilang sariling pinaka-produktibong oras, ngunit may ilang pangkalahatang tuntunin para sa pang-araw-araw na gawain. Halimbawa, pinaniniwalaan na ang pagiging produktibo sa trabaho ay talagang nakadepende sa araw ng linggo (Ang Lunes ay hindi para sa mga bagong pandaigdigang gawain, ang peak ng aktibidad sa trabaho ay sa Martes mula 10 a.m. hanggang 1 p.m.). Sa teorya at sa mga tuntunin ng oras, para sa pagsasagawa ng malikhain o mahirap na mga gawain dapat mong piliin ang mga pagitan mula 10 a.m. hanggang 12 a.m. at mula 3 hanggang 5 p.m.

Sa ganitong konteksto ang pagpaplano ay maaaring mapadali sa pamamagitan ng pagsunod sa isang pangkalahatang template, kung saan ang mga agwat ng oras ay tinukoy para sa mga pang-araw-araw na gawain at para sa paglutas ng mga isyu ng bawat partikular na araw.

Maaaring ganito ang hitsura nito:

• 9:00-10:00 - mail, mga mensahero (mahalaga na patayin ang instant na paraan ng komunikasyon sa panahon ng pangunahing gawain, kung hindi man ay walang magreresultang pagtitipid sa oras), pagsuri sa naunang ginawang plano;
• 10:00-12:00 - magtrabaho sa mahahalagang gawain;
• 12:00-13:00 - tanghalian, mail, messenger, time reserve;
• 13:00-15:00 - magtrabaho sa kasalukuyang mga gawain;
• 15:00-17:00 - magtrabaho sa mahahalagang gawain;
• 17:00-18:00 - mail, messenger, apurahan at hindi mahalagang mga bagay, pagpaplano para bukas.

Kung mayroong isang template, nananatili itong magplano ng mga partikular na gawain sa mga bloke A, B at C. Kung maaari, tulad ng nasabi na namin, ang mga malalaking gawain ay dapat hatiin, at ang mga maliliit na homogenous na gawain ay dapat na igrupo at isagawa sa serye. Ang pakikipag-usap sa telepono ng anim na beses sa loob ng 10 minuto ay hindi katulad ng paggugol ng isang oras sa pagtawag, dahil sa kasong ito anim na beses kailangan mong gumawa ng naaangkop na paghahanda para sa parehong aktibidad. Para saan?

Mga kaugnay na lihim ng pagpaplano ng iyong araw ng trabaho

Ngunit ang katotohanan ng pag-iipon ng isang listahan para sa araw ay hindi napakahalaga bilang diskarte at isang bilang ng mga kaugnay na bahagi. Kaya, hindi kinakailangan, halimbawa, na isulat ang mga bagay: maaari kang bumuo ng isang plano sa iyong ulo. O, halimbawa, hindi mo kailangang planuhin ang iyong araw minuto-minuto, gumawa ng walang hanggang taya sa force majeure, ngunit alam kung ano talaga ang mga deadline para sa iyong trabaho at kung anong oras ka umalis sa iskedyul dapat mong iwanan ang mga hindi mahalagang bagay. o huminto sa paggawa ng mga bagay na tumatagal ng mas maraming oras.

Kapaki-pakinabang din magkaroon ng masaganang at masarap na almusal bago magtrabaho(ito ay isang garantiya ng enerhiya), simulan ang trabaho sa parehong oras (ito ay isang patakaran ng disiplina sa sarili), simulan ang araw na hindi sa kape at sigarilyo kasama ang mga kasamahan, ngunit sa pamamagitan ng muling pagsusuri sa ilalim na plano, at sa parehong oras - at maraming tao ang madalas na nakakalimutan tungkol dito - sumang-ayon sa isang araw ng plano kasama ang sekretarya at mga empleyadong kasangkot sa planong ito.

Nakakatulong na tumuon sa pangunahing bagay at isang walang kalat na mesa, at ang kakayahang "makipag-ayos para sa oras" (tapat na aminin ang kakulangan ng oras para sa isang gawain kung bibigyan ka ng hindi makatotohanang mga deadline), at ang pagtanggi sa mga mapusok na aksyon at desisyon (isang tao nagsulat ng isang bagay sa isang liham - gusto mong mag-react nang husto , ito ay tumagal ng oras at nerbiyos, ito ay ganap na hindi kailangan), at pag-iwas sa mga aksyon na maaaring magdulot ng hindi kanais-nais na mga kahihinatnan (sobrang kuryusidad o isang pagtatangka upang makakuha ng pabor ay maaaring humantong sa pagtaas ng mga responsibilidad nang walang pagtaas ng oras para sa kanilang pagpapatupad).

Mukhang hindi ito direktang nauugnay sa pagpaplano, ngunit sa katotohanan ito ay talagang nakakatulong sa istraktura ng bawat partikular na araw ng trabaho, at perpektong linggo at buwan.

Kasama rin sa mga katulad na maliit na lihim ang: ang panuntunan ng mga nakabubuo na paghinto (kailangan ang pahinga, ngunit ang mga minutong pahinga lamang sa araw ay dapat ding planuhin), ang panuntunan ng nakumpletong pagkilos (sa isip, kailangan mong tapusin ang lahat ng iyong sinimulan nang eksakto sa oras) at ang panuntunan ng pinakamataas na konsentrasyon (hindi mo ito magagawa nang sabay-sabay).

Kung pananatilihin mo ang lahat ng mga simpleng batas na ito sa iyong ulo, huwag kalimutan magplano tuwing susunod na araw, hindi ka lamang makakatipid ng oras, ngunit sa pangkalahatan ay i-maximize ang iyong kahusayan, na tiyak na hahantong sa tagumpay sa negosyo at karagdagang pag-unlad para sa mas mahusay.

Ang prinsipyong ito ay ipinangalan kay Heneral Eisenhower, na kalaunan ay naging Pangulo ng Estados Unidos ng Amerika. Sinabi nila na ang karanasang manager na si Eisenhower ay aktibong ginamit ito sa kanyang trabaho. Hinati niya ang lahat ng mga bagay, gawain at tanong sa apat na subtype, na ginagabayan ng sumusunod na matrix.

Ito ay pinaniniwalaan na mahalaga at apurahan kailangan mong gawin ang mga bagay sa iyong sarili, at kaagad. Ngunit ang buong sining ng pamamahala ng oras ay tiyak na naglalayong hindi dalhin ang mga bagay sa yugtong ito.

Pagkatapos, para sa karamihan ng mga tao, ang lahat ng iba pang mga kagyat na bagay ay nauuna. Na hindi palaging mahalaga. Paano matukoy kung ang isang bagay ay mahalaga o hindi? Napakasimple. Isinasaalang-alang namin ang lahat ng mga gawain na agad na kinakailangan upang makumpleto na mahalaga. upang makamit ang ating mga layunin"A". Kaya, kung ang isang naibigay na gawain ay hindi kinakailangan upang makamit ang isa sa aming tatlong A, hindi ito itinuturing na mahalaga.

Kaya, maraming tao ang gumugugol muna ng oras sa anumang mga kagyat na bagay, ngunit halos lahat ng mga ito ay walang kinalaman sa pagkamit ng Layunin A. Kasabay nito, ang pagkamit ng mga layunin na "A" ay patuloy na itinutulak at itinutulak pabalik. Kung tutuusin mahalaga ngunit hindi apurahang mga bagay Maaari silang palaging maghintay!

Sa wakas, makabuluhang oras ang ginugugol sa mga bagay na hindi mahalaga o apurahan. Ngunit ang mga ito ang pinakamadaling gawin. Hindi natin mapipilit ang ating sarili na gumawa ng isang bagay na kapaki-pakinabang - at isinusuko natin ang ating sarili sa mga nakagawiang proseso. Nakikitungo kami sa email nang maraming beses sa isang araw. Pumunta kami sa parehong mga site. Kinokolekta namin ang impormasyon na hindi namin talagang kailangan. Sa pamamagitan ng pagiging abala sa ating sarili sa isang bagay na hindi mahalaga, nakakakuha tayo ng magandang dahilan upang isantabi ang mas mahalaga, ngunit mas mahirap din, mga bagay.

Paano mo magagamit ang iyong oras nang mas mahusay gamit ang Eisenhower Principle?

Una, planuhin ang iyong oras ayon sa kahulugan at kahalagahan ng mga gawain, at hindi ayon sa kanilang kamag-anak na timbang sa kabuuang bilang ng mga gawain!

Bilang halimbawa, tingnan natin kung paano ibinabahagi ang oras ng mga tagapamahala. Ang pinakamahalagang gawain (kategorya "A") ay bumubuo ng humigit-kumulang 15% ng kabuuang bilang ng lahat ng mga gawain at mga gawain kung saan ang manager ay inookupahan. Ang tunay na kahalagahan ng mga gawaing ito (sa mga tuntunin ng kontribusyon sa pagkamit ng layunin) ay, gayunpaman, humigit-kumulang 65% .

Ngunit ito ay kung pag-uusapan natin ang mga gawaing kinakailangan upang malutas ang mga isyu sa produksyon! Kasabay nito, ang pagkamit ng iyong sariling mga layunin na "A" ay maaaring maging ganap na kontrol - kapwa sa oras ng trabaho at hindi nagtatrabaho.

Malinaw, pinakamahusay na sulitin ang iyong oras upang makamit ang iyong mga layunin sa A, parehong trabaho at personal. Kung inaayos mo nang maaga ang mahalaga ngunit hindi kagyat na mga bagay, na naglalaan ng maraming oras at pagsisikap sa kanila, karamihan sa kanila ay hindi magkakaroon ng oras upang maging mahalaga at apurahan. Mula sa iba pang mga bagay na kailangan mo tanggalin. Ang mga apurahan ngunit hindi mahalagang bagay ay dapat italaga sa isang tao (hangga't maaari). Hindi mahalaga at hindi mahalaga - huwag lang gawin ito (hangga't maaari). Huwag sayangin ang iyong oras at lakas sa kanila. At kung gagastusin mo ito, pagkatapos ay gugulin ito sa pinakamababa. At hangga't maaari. Sa pamamagitan ng paraan, ito ang dahilan kung bakit nag-uuri ako sa pamamagitan ng email nang hindi hihigit sa isang beses o dalawang beses sa isang buwan.

Napakahalagang matuto tanggihan mula sa karamihan ng mga bagay. Lalo na mula sa mga walang kinalaman sa mga layunin na "A" para sa iyo nang personal o para sa iyong trabaho. Ang mas kaunting mga gawain at takdang-aralin na gagawin mo, mas maraming oras ang maaari mong ilaan sa mga tunay na mahahalagang gawain. Ito ay hindi para sa wala na sinasabi nila na ang pangunahing salita sa pamamahala ng oras ay ang salitang "HINDI".

Sa pangkalahatan, ang perpektong pamamahala ng oras ay tinatantya:

☼ gumugol ng maximum na oras sa mga bagay na "A", at sa mga ito lamang;

☼ sa pagitan ng mga gawaing "A" ay gumugugol ng maraming oras sa de-kalidad na pahinga;

☼ gumugol ng sapat na oras sa pagtulog, ibig sabihin, matulog ng mahimbing.

Malamang na hindi mo magagawang ganap na ibukod ang mga hindi mahalagang bagay sa iyong iskedyul. Sa kabilang panig, may layunin(ayon kay Alan Lakein) ang mga tao ay dapat maglaan ng hindi bababa sa 5 oras sa isang linggo sa kanilang mga aktibidad na "A". Naiisip mo ba kung ano ang mangyayari kung gumugol ka ng isang ikatlo, o kahit kalahati, ng lahat ng oras na ilalaan mo sa negosyo sa negosyong "A"? Kasabay nito, nililimitahan ang oras na ginugugol sa mga hindi mahalagang bagay sa lahat ng posibleng paraan? At naglalaan ng makabuluhang oras sa kalidad ng pahinga at pagtulog?

Sa huli, ito ang layunin ng nababaluktot na diskarte sa pamamahala ng oras, na batay sa sistema ng pamamahala ng oras ni Lyubishchev, batay sa pagbuo ng pakiramdam ng oras gamit ang timing. Tatalakayin pa natin ang sistemang ito!

Ngunit bago iyon, tingnan natin kung paano ma-optimize ng isang manager, at lalo na ng isang may-ari ng negosyo, ang kanilang oras para sa pamamahala ng isang negosyo.

Ngayon ay titingnan natin kung gaano ito kahalaga tamang prioritization sa anumang negosyo, at kung paano mo matututong ayusin ang mga ito gamit ang isang simpleng pamamaraan na may kumplikadong pangalan: Eisenhower matrix.

Tiyak na ang bawat isa sa atin kahit minsan ay nahaharap sa kakulangan ng oras upang makumpleto ang lahat ng mga nakaplanong gawain. Bukod dito, mayroong isang tiyak na kategorya ng mga tao na kulang ito palagi at sakuna! Sinusubukang gawin ang lahat sa oras, kahit na sinubukan nila, ngunit ito ay nagpapahirap lamang sa pangkalahatang resulta.

Ang pangunahing problema ng gayong mga tao ay ang kamangmangan o hindi pagnanais na gamitin ang mga ito sa pagsasanay. Sa partikular, isa sa pinakamahalagang paraan ng pamamahala ng oras, na parang ganito: tamang pag-prioritize.

Ang tagumpay at pagiging maagap ng pagkumpleto ng lahat ng umiiral na mga gawain ay higit sa lahat ay nakasalalay sa kakayahang mag-prioritize nang tama.

Sa madaling salita, kailangan ng isang tao na wastong ipamahagi ang pagkakasunud-sunod ng mga gawain at sundin ang pagkakasunud-sunod na ito.

Mayroong iba't ibang mga paraan para sa pagtatakda ng mga priyoridad. Ngayon gusto kong tingnan ang isa sa pinakasikat, at marahil ang pinaka-epektibong paraan, na tinatawag na "Eisenhower Priority Matrix". Ano ito at kung paano ito gamitin - higit pa sa susunod.

Ang Eisenhower Matrix na paraan ng prioritization ay naimbento hindi kahit ng isang mathematician o psychologist, ngunit ng ika-34 na Pangulo ng Estados Unidos mismo, si Dwight David Eisenhower. Bilang isang kilalang politiko, siya, natural, ay patuloy na nahaharap sa pangangailangan upang makumpleto ang isang malaking bilang ng mga bagay, at sa gayon, upang makasabay sa lahat, binuo niya para sa kanyang sarili ang pamamaraang ito, na ngayon ay aktibong ginagamit sa oras. pamamahala upang makumpleto ang parehong trabaho at personal na mga gawain.

Ang Eisenhower Matrix ay isang coordinate system kung saan ang X-axis ay kumakatawan sa kahalagahan ng mga bagay na kailangang gawin, at ang Y-axis ay kumakatawan sa kanilang pagkaapurahan. Kaya, apat na mga segment ang nabuo, na naiiba sa antas ng pangangailangan ng madaliang pagkilos at kahalagahan. Tingnan natin kung ano ang hitsura ng Eisenhower matrix sa larawan:

Ang Eisenhower Matrix prioritization method ay binubuo ng pamamahagi ng lahat ng available na kaso at gawain sa apat na segment na ito upang makumpleto ang mga ito sa mahigpit na pagkakasunud-sunod.

Kung ipapamahagi mo ang lahat ng gawain sa 4 na segment na ito, lumalabas na:

– sa itaas – lahat ng mga kagyat na bagay;

– sa kanan – lahat ng mahahalagang bagay;

– sa ibaba – lahat ng mga bagay na hindi kagyat;

– sa kaliwa – lahat ng hindi mahalagang bagay.

Ngayon, ilarawan natin nang maikli ang bawat isa sa mga resultang parisukat sa eksaktong pagkakasunud-sunod kung saan kailangan mong gawin ang mga gawaing nauugnay sa kanila.

1. Mahalaga at apurahang mga bagay. Iyon ay, ang kanang itaas na bahagi ng Eisenhower matrix. Ang pinakamahalagang gawain ay dapat na matatagpuan dito, na, bukod dito, kailangang makumpleto nang mapilit. Ano ang tinatawag na "isang bagay ng buhay at kamatayan."

Maaaring kabilang dito, halimbawa, ang pagkumpleto ng isang trabaho na malapit nang matapos ang deadline, o isang mahalagang tawag sa negosyo kung nangako kang tatawag sa isang partikular na oras. O, sa isang personal na antas, bisitahin ang dentista kung biglang sumakit ang iyong ngipin.

Sa isip, hindi hihigit sa 1-2 kaso ang dapat na maipon sa parisukat na ito. Dapat mong ganap na hindi "itulak" ang lahat sa segment na ito: dapat mong masuri kung gaano kahalaga at tunay na kagyat ang gawaing ito.

2. Hindi mahalaga, ngunit kagyat na mga bagay. O ang itaas na kaliwang bahagi ng Eisenhower matrix. Kasama sa segment na ito ang hindi planadong, biglang lumitaw na mga gawain na kailangang tapusin nang madalian, ngunit hindi partikular na mahalaga. Ano ang tinatawag na "force majeure".

Halimbawa, hiniling sa akin ng boss na magpadala ng mail. O nahulog ang isang takong sa daan, at kailangan mo itong agarang ayusin o bumalik upang palitan ang iyong sapatos. O bigla mong naalala na ngayon ay kaarawan ng isang kasamahan, at ang araw ng pagtatrabaho ay nagtatapos na - kailangan mong batiin siya nang madali.

Maaaring maling isipin ng ilan na ang mga bagay na ito ay nabibilang sa unang kategorya, ibig sabihin, mahalaga ang mga ito, ngunit hindi ito ang kaso. Dahil ang kanilang pagpapatupad ay hindi makakaapekto sa iyong hinaharap na buhay o mga resulta ng trabaho sa anumang paraan - walang magbabago sa lahat mula sa katotohanan na ginagawa mo ang mga bagay na ito, gayunpaman, kailangan itong gawin nang madalian, kung wala ito ay walang paraan.

Ang pangalawang segment ay maaaring madalas na walang laman: ang mga bagay sa loob nito, bilang isang panuntunan, ay biglang lumilitaw at agad na nawawala pagkatapos na makumpleto ang mga ito.

3. Mahalaga ngunit hindi kagyat na mga bagay. Iyon ay, ang ibabang kanang bahagi ng Eisenhower priority matrix. Kabilang dito ang lahat ng gawain na mahalaga sa iyo, ngunit hindi nangangailangan ng agarang pagkumpleto. Mahahalagang gawain, ang deadline kung saan ay hindi pa "pagpindot", at maaaring maghintay kung may mga gawain sa unang dalawang segment.

Halimbawa, ang mga pakikipag-ugnayan sa negosyo sa mga kliyente na walang malinaw na time frame, patuloy na trabaho. Sa personal na antas – paglalaro ng sports, pag-aaral ng Ingles, pagbabasa ng kapaki-pakinabang na literatura.

Mahalagang maunawaan na ang ilang mga gawain mula sa kategoryang ito, kung hindi nakumpleto, ay unti-unting bumangon at lumipat sa unang segment, iyon ay, sila ay nagiging apurahan. Halimbawa, kailangan mong bayaran ang utang sa ika-25. Kung ang ika-20 ay nasa kalendaryo, ito ay isang mahalagang bagay, ngunit kung ito ay ika-24, ito ay mahalaga at apurahan.

Ang segment na ito, bagama't ito ang pangatlo sa prioritization, ay napakahalaga, dahil ito ang solusyon sa mga gawaing kasama dito na may pinakamataas na epekto sa aktibidad sa buhay sa hinaharap ng isang tao.

4. Hindi mahalaga o apurahang mga bagay. Ang huli, ibabang kaliwang parisukat ng Eisenhower priority matrix. Kabilang dito ang mga gawain sa pagpapatupad kung saan walang nakasalalay, at kung saan, sa pangkalahatan, madalas na hindi kailangan ng isang tao. Pinag-isa sila ng isang karaniwang termino - "mga pag-aaksaya ng oras".

Halimbawa, makipag-chat sa isang kaibigan sa telepono, mag-surf sa isang social network, bisitahin ang mga entertainment site, atbp.

Dapat mong simulan ang pagkumpleto ng mga gawain mula sa kategoryang ito kung ang lahat ng iba pang mga kategorya ay kasalukuyang walang laman.

Ito ay kung paano gumagana ang Eisenhower Matrix prioritization method.

Iyon lang. Umaasa ako na napansin mo ang mga kapaki-pakinabang na tip at trick na ito. Magkita tayong muli sa isang site na tutulong sa iyong makamit ang tagumpay sa anumang negosyo at magturo sa iyo kung paano mahusay na pamahalaan ang iyong personal na pananalapi.