Epektibong pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho sa isang negosyo. Nagpaplano kami para sa hinaharap

Panimula

Para sa anumang umuunlad na sistema (mula sa isang organismo hanggang sa isang organisasyon) mayroong isang problema sa kakulangan ng mga mapagkukunan, at ang oras ay palaging isang mahirap na mapagkukunan; Ngayon, ang pamamahala ay nagiging isang uri ng sining ng pagiging maaga sa panahon, at sa anumang anyo: mula sa pag-asam ng mga kaganapan at kakayahang hulaan ang sitwasyon, hanggang sa pagbuo at pagpaplano ng mga kumplikadong sistema ng pamamahala ng oras.

Sa mga kondisyon ng patuloy na pagbabago ng mga kondisyon ng merkado at patuloy na pagtaas ng kumpetisyon, ang kakayahang epektibong ayusin ang oras sa lahat ng antas - indibidwal, pangkat at korporasyon - ay napakahalaga.

Kaugnayan ng paksa dahil sa halatang pangangailangan para sa epektibong pamamahala ng oras sa isang modernong dinamikong ekonomiya. Ang isang pinuno na alam ang kanyang negosyo, alam kung paano pamahalaan nang maayos at makamit ang kanyang mga layunin, ay mahalaga, anuman ang kanyang hitsura at edukasyon. Ito ang pangunahing pamantayan ng isang tunay na pinuno. Ngunit kahit na sa lahat ng mga kasanayan sa itaas, ang isang manager ay hindi magiging matagumpay kung hindi niya maayos na ayusin ang kanyang oras at araw ng trabaho.

Mga Layunin ng Trabaho:

· isaalang-alang ang teoretikal na pundasyon ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho;

· pagpapasiya ng kakanyahan ng imbentaryo ng oras;

· pag-aaral ng epektibong pagsasanay sa pamamahala ng oras;

· tukuyin ang mga pangunahing anyo at teknolohiya ng pamamahala ng oras;

· tukuyin ang isang corporate standard para sa epektibong pamamahala ng oras;

· isaalang-alang ang pagpaplano ng mga oras ng pagtatrabaho ng pinuno ng organisasyong FLINT-KSI LLC.

Empirical na batayan ng pag-aaral: Para sa gawaing kursong ito, ginamit ang mga materyales mula sa mga aklat, publikasyon, magasin, artikulong pang-agham, pati na rin ang mga mapagkukunan sa Internet.

Istruktura ng trabaho. Ang gawaing ito ay binubuo ng isang panimula, tatlong kabanata, isang konklusyon at isang bibliograpiya.

Teoretikal na pundasyon ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho

Ang kakanyahan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho. Mga dahilan para sa kakulangan ng oras

Sa kasalukuyan, ang pagiging epektibo ng isang organisasyon ay higit na tinutukoy ng kahusayan ng pang-araw-araw na gawain ng mga tauhan ng pamamahala. Malinaw na mahirap ayusin ang trabaho sa isang pangkat kapag ang tagapamahala at ang kanyang mga subordinates ay walang mga modernong pamamaraan at pamamaraan ng trabaho at hindi nagpapabuti sa kanilang indibidwal na istilo ng pagtatrabaho. Siyempre, ang kahandaan ng isang tagapamahala para sa matagumpay na mga aktibidad ay tinutukoy ng kaalaman, kakayahan, kasanayan at mga katangian ng personalidad. Gayunpaman, isang mahalagang papel ang ginagampanan sa pamamagitan ng pag-aaral ng sanhi-at-epekto na mekanismo ng mga kasalukuyang pagkukulang at problema, pati na rin ang paghahanap ng mga paraan upang mapabuti ang kanilang trabaho.

Isang manager na malinaw na nauunawaan kung ano ang kailangan niyang gawin at kapag may malinaw na mga pakinabang kaysa sa mga napipilitang random na lumipat mula sa isang isyu patungo sa isa pa, hindi napapansin sa pang-araw-araw na pagmamadali at pagmamadali na ang malaking bahagi ng oras ay ginugugol sa paglutas ng mga pangalawang gawain na maaaring italaga sa mga subordinates.

Ang pagpaplano ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng pamamahala kung saan nakasalalay ang tagumpay ng isang organisasyon.

Kailangan mong planuhin lamang ang dami ng mga gawain na maaari mong aktwal na makayanan ang: Gerchikova I.N. Pamamahala / I.N. Gerchikov. - M.: Prospekt, 2004. - P.97.

Ang pangunahing bentahe na nakamit sa pamamagitan ng pag-iskedyul ng trabaho ay ang pag-iiskedyul ng oras ng trabaho ay nagdudulot ng pagtitipid sa oras. Kaugnay nito, ang tagapamahala ay may pagkakataon na gamitin ang kanyang magagamit na oras ng pagtatrabaho para sa mabunga at matagumpay na mga aktibidad at makamit ang kanyang mga layunin sa kaunting oras hangga't maaari. Ang pagpaplano bilang pinakamahalagang bahagi ng organisasyon ng personal na gawain ay nangangahulugang paghahanda para sa pagpapatupad ng mga nilalayon na layunin at pag-istruktura (pag-streamline) ng oras ng pagtatrabaho.

Ang pagpaplano ay isinasagawa sa mga yugto, una sa mahabang panahon (ilang taon), pagkatapos ang panahong ito ay nahahati sa mas maliliit na yugto ng panahon. Kung mas maikli ang tagal ng panahon, dapat mas detalyado ang plano Tingnan ang: Meskon M.Kh., Albert M., Khedouri F. Fundamentals of Management: Trans. mula sa Ingles. - M.: Delo, 1995. - Mula sa 427..

Pagkatapos mabuo ang isang plano para sa susunod na ilang taon, ang isang taunang plano ay iginuhit, at pagkatapos ay isang quarterly na plano ay iguguhit, na nagsisilbing kasangkapan para sa pagsubaybay sa taunang badyet.

Batay sa mga tagapagpahiwatig ng quarterly na plano, isang buwanang plano at sampung araw na mga plano ay iginuhit, kabilang ang mga tiyak na tagapagpahiwatig ng dami na kailangang makamit para sa paparating na panahon.

Ang huling yugto sa pagpaplano ng oras ng trabaho ay ang pang-araw-araw na plano, na kumakatawan sa pinakamahalagang yugto ng pagpaplano. Ito ay isang listahan ng mga partikular na gawain na kailangang tapusin sa araw, at nagsasangkot din ng paghahati-hati ng mga bagay sa mga pangkat ayon sa kanilang kahalagahan at pag-highlight ng mga gawain na kailangang italaga. Tingnan ang: G.B. Pamamahala. Teksbuk / 3rd edition. - Rostov n/d: “Phoenix”, 2004. - P. 157..

Kapag gumuhit ng pang-araw-araw na plano, mas mabuting iwan ang 40% ng iyong oras ng pagtatrabaho nang libre upang magkaroon ng reserba para sa paglutas ng mga hindi inaasahang gawain.

Ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay hindi gaanong mahalaga kaysa sa pagpaplano ng mga aktibidad ng organisasyon sa kabuuan, at ito ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala sa sarili. Ang ganitong pagpaplano ay nagsasangkot ng pagtatakda ng mga layunin, pagtatasa ng mga paraan upang makamit ang mga ito at pagpili ng pinakamainam na alternatibo para sa paggamit ng oras ng pagtatrabaho mula sa lahat ng posibleng mga layunin.

Upang mabisang magplano, kailangan mo munang malinaw na maunawaan ang iyong badyet sa oras.

Ang makatwirang paggamit ng oras ng pagtatrabaho ng manager ay mahalaga sa pag-aalis ng mga pagkukulang sa pagsasagawa ng pang-araw-araw na gawain. Upang maunawaan ang buong lalim ng problema, kinakailangan na maunawaan, una sa lahat, ang mga dahilan para sa kakulangan ng oras, na kung saan ay ang mga sumusunod:

Patuloy na pagmamadali. Kapag nagmamadali, wala nang oras ang manager para mag-concentrate sa problemang ginagawa niya sa ngayon. Dahil dito, hindi siya nag-iisip ng iba pang solusyon na maaaring mas mabuti kaysa sa unang pumasok sa isip.

Tambak ng trabaho. Kasabay nito, ang tagapamahala ay nagsisimulang harapin ang iba't ibang maliliit at hindi gaanong mahahalagang bagay. Wala siyang malinaw na pamamahagi ng trabaho sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan, at hindi niya sinusuri ang mga susi, nangangako na mga isyu.

Patuloy na pagpapabuti ng tahanan. Kasabay nito, ang oras na inilaan para sa pahinga ay ginugol sa trabaho, ang tagapamahala ay walang oras upang magpahinga, na nakakaapekto sa kanyang pagganap sa susunod na araw at sa huli ay humahantong sa isang pagbaba sa kalusugan.

Sobrang trabaho. Isang kinahinatnan ng pangmatagalang trabaho sa ilalim ng patuloy na mga kondisyon ng pagmamadali.

Pagkaabala. Ito ang resulta ng hindi magandang organisasyon ng araw, at kung minsan ay nakasalalay din sa impulsiveness at mga katangian ng tao.

Hindi planadong gawain. Ito ay resulta ng pamumuhay hindi lamang ng pinuno mismo, kundi pati na rin ng pangkalahatang pamumuhay ng organisasyon.

Mahinang motibasyon sa trabaho. Ang kahihinatnan ay mababang produktibidad, at naaayon dito ay nagbibigay ng isang talamak na kakulangan ng oras Tingnan: Seiwert L. Ang iyong oras ay nasa iyong mga kamay / L. Seiwert. -M.: Interexpert, 2005.- P. 41..

Isang mahalagang bahagi ng mabisang aktibidad ng isang tagapamahala ay ang kanyang kakayahang magpasya kung alin sa mga gawaing kinakaharap niya ang dapat bigyan ng pangunahin, pangalawa, atbp. kahalagahan sa pagsasagawa ng pang-araw-araw na gawain. Araw-araw, ang isang tagapamahala ay kailangang gumawa ng mga desisyon tungkol sa pagbibigay-priyoridad sa mga gawain at problema na dapat lutasin. Sa pagsasaalang-alang na ito, may kaugnayan para sa sinumang tagapamahala na magkaroon ng sinasadyang magtakda ng malinaw na mga priyoridad, pare-pareho at sistematikong isagawa ang mga gawaing kasama sa plano, na may naaangkop na pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad.

8.6. Pagpaplano ng oras ng trabaho sa mga negosyo

Sa isang negosyo, ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay bumababa sa pagtukoy ng mga mapagkukunan ng oras ng pagtatrabaho at ang kanilang pamamahagi; oras ng trabaho. Para sa layuning ito, ang isang balanse sheet ng negosyo at isang balanse sheet ng oras ng pagtatrabaho para sa isang manggagawa ay binuo (Talahanayan 14).
Ang mga balanse sa oras ng pagtatrabaho ay maaaring planuhin o iulat (aktwal). Sa kanilang tulong, posibleng matukoy ang mga reserba para sa pagtaas ng produktibidad ng paggawa sa pamamagitan ng mas makatuwirang paggamit ng oras ng pagtatrabaho.
Ang balanse ay kinakalkula sa mga araw ng trabaho, at pagkatapos ay upang balansehin ang mga mapagkukunan at mga gastos sa oras ng pagtatrabaho, ang mga araw ay muling kinakalkula (man-hours).

Kapag nagpaplano, ang mga pagliban lamang na pinahihintulutan ng batas ay isinasaalang-alang (regular at karagdagang mga pag-alis, maternity leave, leave sa pag-aaral, pagliban dahil sa sakit, na may kaugnayan sa pagganap ng mga tungkulin ng estado at publiko). Ang iba pang pagliban ay hindi pinlano, ngunit isinasaalang-alang sa iniulat na balanse ng mga oras ng pagtatrabaho.
Ang pagkalkula ng balanse ng oras ng pagtatrabaho sa mga araw ng kalendaryo, katapusan ng linggo at pista opisyal ay simple at hindi nangangailangan ng paliwanag, ngunit kapag tinutukoy ang mga natitirang bahagi ng balanse, ang mga kilalang mga problema sa pamamaraan ay lumitaw.
Ang mga dahilan para sa nawalang oras ng pagtatrabaho ay maaaring "time off" upang maiwasan ang mga manggagawa na walang ginagawa kapag walang trabaho; hindi pagkakapare-pareho sa mga oras ng pagpapatakbo ng komersyal, sambahayan at pang-industriya na negosyo; mga pagkukulang sa sektor ng serbisyo; diversion ng mga manggagawa sa oras ng trabaho upang lumahok sa mga sports at iba pang mga kaganapan; pagliban at downtime.
Dapat pansinin na ang bilang ng mga nawala na oras ng trabaho dahil sa pagliban ay kasalukuyang sumasakop sa isang hindi gaanong mahalagang lugar sa balanse ng oras ng pagtatrabaho - karamihan sa nawalang oras ng pagtatrabaho ay sanhi ng downtime dahil sa mga pagkukulang sa organisasyon ng produksyon at paggawa: kakulangan ng trabaho ; kakulangan ng mga materyales, hilaw na materyales, kasangkapan; mga malfunction ng kagamitan; naghihintay ng pag-aangat ng mga sasakyan, atbp.
Bilang karagdagan sa downtime, maaaring mayroon ding hindi produktibong mga gastos sa oras ng pagtatrabaho: pamimili ng mga materyales, hilaw na materyales at kasangkapan; pag-aayos ng kasal; gumaganap ng gawaing hindi ibinigay ng mga gawain at teknolohiya.
Upang maalis ang mga negatibong phenomena na ito, ang pamamahala ng negosyo at lahat ng mga yunit nito ay dapat sapilitan tukuyin ang ganap at kamag-anak na mga halaga ng nawalang oras ng pagtatrabaho, mga uso sa kanilang pagbabago, mga sanhi at istraktura ng mga pagkalugi, bumuo ng isang plano ng aksyon na naglalaman ng mga panukala na naglalayong mapabuti ang paggamit ng oras ng pagtatrabaho.
Ang pagtitipid sa bilang ng mga manggagawa dahil sa pagbawas sa nawalang oras ng pagtatrabaho ay kinakalkula gamit ang formula:

kung saan E r - pagtitipid sa bilang ng mga manggagawa, %; Sa b, Sa p - pagkalugi ng oras ng pagtatrabaho sa base at mga panahon ng pagpaplano, %.
Kung ang taunang oras ng pagtatrabaho ng isang manggagawa sa batayang panahon (F b) ay, sabihin, 228 araw, at sa panahon ng pagpaplano (F p) - 232 araw, kung gayon ang pagtaas ng taunang output sa panahon ng pagpaplano (P p) maaaring matukoy ng formula.

Ang sikat na espesyalista sa pamamahala ng Aleman na si L. Seiwert ay bumuo ng ilang mga patakaran para sa pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho:

1. Planuhin ang iyong araw ng trabaho ng 60%, na nag-iiwan ng 20% ​​​​para sa paglutas ng mga hindi inaasahang problema at 20% para sa mga malikhaing aktibidad (halimbawa, propesyonal na pag-unlad).

Maingat na idokumento at kontrolin ang paggamit ng oras, na nagbibigay-daan sa iyo na magkaroon ng malinaw na pag-unawa dito, pagtukoy ng mga pangangailangan sa hinaharap para dito at ang tamang pamamahagi nito.

3. Pag-iba-ibahin ang mga gawain ng paparating na panahon sa pangmatagalan, katamtaman at panandaliang mga gawain, na nagtatakda ng priyoridad ng mga aksyon upang malutas ang mga ito.

4. Laging tuloy-tuloy na tapusin ang iyong nasimulan.

5. Gumawa ng mga flexible na plano.

6. Planuhin ang aktwal na dami ng mga gawain na kinakalkula alinsunod sa mga kakayahan ng pangkat.

7. Gumamit ng mga espesyal na form at card para magplano ng oras.

8. Awtomatikong ilipat ang mga hindi natupad na gawain sa mga plano ng susunod na yugto.

9. Pag-isipan sa mga plano hindi lamang ang mga aksyon mismo, kundi pati na rin ang mga inaasahang resulta.

10. Magtakda ng eksaktong mga pamantayan sa oras at maglaan para dito o sa gawaing iyon nang eksakto kung gaano karaming oras ang talagang kinakailangan nito.

11. Ipatupad ang prinsipyo ng disiplina sa sarili, na nagtatatag ng eksaktong mga takdang panahon para sa pagkumpleto ng lahat ng uri ng trabaho.

12. Tukuyin ang mga priyoridad sa mga bagay.

Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ang mga pangunahing dahilan ng pagkawala ng oras ng pagtatrabaho ay: 1) kakulangan ng kalinawan sa pagtatakda ng mga layunin at pagtukoy ng mga priyoridad; 2) kakulangan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho o hindi magandang organisasyon nito; 3) mababang antas ng disiplina ng mga nasasakupan; 4) mahinang pamumuno, kawalan ng kakayahang makipagtulungan sa mga subordinates, kasosyo, at mga bisita.

Ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay isa sa mga pangunahing gawain ng isang tagapamahala, pati na rin ang pagpaplano ng mga aktibidad ng samahan sa kabuuan. Sa ating bansa, ang mga tagapamahala ay hindi pa natututo kung paano gawin ito at naglalaan ng 4 na beses na mas kaunting oras sa prosesong ito kaysa sa kanilang mga kasamahan sa Amerika. Tulad ng tala ng mga ekonomista sa Kanluran, ang pagpaplano ay dapat magsimula sa isang malinaw na pahayag ng mga layunin. Upang gawin ito, ang isang listahan ng mga gawain at posibleng mga hadlang ay iginuhit na mangangailangan ng espesyal na oras upang malampasan. Ang pagsusuri sa listahang ito sa hinaharap ay magbibigay-daan sa iyo na ayusin ang plano at alisin ang mga hindi mahalagang punto. Bilang karagdagan, ang pagpaplano ng oras ay nagpapahintulot sa pamamahala na kritikal na mag-isip tungkol sa kanilang sariling mga ideya at makahanap ng mga epektibong paraan upang malutas ang mga ito sa oras, na lumilikha ng isang tiyak na reserba ng oras. Ang pagpaplano ay nagpapahintulot sa tagapamahala na tumutok sa pangunahing bagay, na isinasaalang-alang ang mga deadline at oras para sa paglutas ng mga pangunahing problema.

dacha Bilang resulta ng pagpaplano, ang istraktura ng araw ng trabaho ay nagpapabuti at ang posibilidad ng paglikha ng isang iskedyul ay lumitaw.

Ang plano ay nagbibigay para sa paglutas ng mga kasalukuyang problema sa isang makatwirang pagkakasunud-sunod. Una sa lahat, ang trabaho na may nakapirming deadline o ang pinaka-labor-intensive, oras-ubos na trabaho ay pinlano. Hindi kanais-nais na ipagpaliban ang mga hindi kasiya-siyang bagay; Susunod, ang nakagawiang gawain at pang-araw-araw na tungkulin ay binalak. Ang mga huling item sa plano ay menor de edad at paminsan-minsang mga gawain na hindi nangangailangan ng maraming oras (pagbabasa ng kasalukuyang sulat, paglalakad sa mga lugar ng trabaho). Ang pangunahing bagay ay na sa panahon ng proseso ng pagpaplano ay nakatakda ang eksaktong petsa ng pagkumpleto.

Ngunit nangyayari na ang paparating na nakaplanong halaga ng trabaho ay hindi makumpleto sa tinukoy na oras at pagkatapos ay kinakailangan na ipagpaliban ito sa ibang araw.

Ang maingat na dokumentasyon ng oras at pagsubaybay sa paggamit nito ay isang kinakailangan para sa pagpaplano. Mayroong ilang mga uri ng mga plano sa paggamit ng oras: pangmatagalan, katamtaman at panandaliang.

Sa tulong ng mga pangmatagalang plano, ang istraktura ng oras na kinakailangan upang ipatupad ang mga pangunahing layunin sa buhay, na kinakalkula sa maraming taon, kung minsan ay mga dekada, ay tinutukoy.

Ito ay maaaring trabaho na may kaugnayan sa pagkuha ng edukasyon, pagsulong sa karera, atbp. Ang mga medium-term na plano ay taunang, kung saan ang paglalaan ng oras ay isinasagawa para sa paglutas ng malalaking partikular na gawain ng isang likas na produksyon.

Panandaliang - isama ang isang breakdown ng oras para sa paglutas ng mga problema na tumutukoy sa katamtaman at pangmatagalang mga plano. Kabilang dito ang: quarterly, buwanan, sampung araw, lingguhan at araw-araw. Simula sa buwanang mga plano, ang oras ay kinakalkula sa mga oras. Sa mga panandaliang plano, ang pinakamahalaga ay ang pang-araw-araw na plano. Kabilang dito ang hindi hihigit sa isang dosenang mga problema, kung saan ang isang ikatlo ay ang mga pangunahing, na isinasagawa sa unang lugar. Nakaugalian na planuhin ang mga bagay na ito, pati na rin ang mga pinaka hindi kasiya-siya, para sa unang kalahati ng araw (sa umaga). Ito ay nagpapahintulot sa kanila na makumpleto sa gabi. Sa pang-araw-araw na plano, ang mga katulad na gawain ay pinagsama-sama sa isang bloke, na makabuluhang nakakatipid ng oras at nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang pagtalon mula sa isang gawain patungo sa isa pa.

Ang mga pahinga ay isinasaalang-alang din sa pang-araw-araw na plano. Tinutukoy ang mga ito batay sa pagganap ng tao at sa oras na lumipas mula noong simula ng araw ng trabaho. Ang pagkapagod ay tumataas sa pagtaas ng oras mula sa simula ng araw ng trabaho, natural na binabawasan nito ang pagiging produktibo ng isang manager o espesyalista.

Sa modernong mundo, kapag bumubuo ng mga pang-araw-araw na plano, ang mga katangian ng indibidwal na biorhythms ay isinasaalang-alang. Kinakailangang planuhin ang araw ng pagtatrabaho upang ang pinakamahirap na oras ay mahulog sa panahon ng "peak performance". Ang "peak" na ito para sa "larks" ay sa mga oras ng umaga, ang "mga kalapati" ay pinaka-aktibo sa kalagitnaan ng araw ng trabaho, at ang "mga kuwago" ay pinaka-aktibo sa gabi.

Ang kaalaman sa lahat ng mga diskarte at pamamaraan sa pagpaplano ay nagbibigay-daan sa iyo upang maipamahagi nang tama ang mga gawain depende sa kanilang pagiging kumplikado, kahirapan, responsibilidad, tensyon sa loob ng araw ng trabaho at mahusay na kahalili ang mga ito.

Ang pinakamahusay na opsyon para sa pag-record ng isang pang-araw-araw na plano ay ang ipakita ito sa pamamagitan ng pagsulat. Hindi ito nagpapahintulot sa iyo na huwag pansinin ang mga gawain na kasama dito, i-unload ang iyong memorya, dinidisiplina ka, at ginagawang mas nakatuon ang iyong trabaho. Mas madaling suriin ang pagpapatupad ng plano gamit ang mga talaan.

Ang pagbuo (pagguhit) ng plano ay nagaganap sa gabi bago sa ilang mga yugto: ang mga gawain ay nabalangkas (inilipat mula sa buwanan o sampung araw na plano, inilipat mula sa nakaraang araw na plano, hindi nalutas hanggang sa kasalukuyan), ang mga kinakailangang oras ng pagtatrabaho upang malutas ang mga ito ay determinado, ang "mga bintana" ay naiwan kung sakaling may pangangailangan na malutas ang mga kagyat na problema, magplano ng 5-10 minutong pahinga pagkatapos ng bawat oras ng trabaho, at i-highlight ang mga priyoridad na gawain.

Ang plano sa trabaho ng manager ay nilinaw sa umaga kasama ang kalihim, na isinasaalang-alang ang mga bagong pangyayari na biglang lumitaw. Sa pangkalahatan, ang pang-araw-araw na plano ay dapat na may kakayahang umangkop, sa parehong oras ay dapat itong malinaw na sumunod sa mga regulasyon na may kaugnayan sa pag-imbita ng mga tao (mga bisita, pagdaraos ng mga pagpupulong, atbp.).

Maikling konklusyon tungkol sa kabanata

Ang oras ng pagtatrabaho ay ang pinakamahalagang salik ng produksyon, ang maingat na paggamit nito ay maaaring magkaroon ng malaking epekto. Ngunit ang saloobing ito sa oras ng pagtatrabaho ay batay sa isang malalim na pag-aaral ng istraktura ng mga gastos nito at ang pagkakakilanlan ng mga hindi nagamit na reserba.

Ang pagsusuri sa mga gastos sa oras ng pagtatrabaho ay isinasagawa gamit ang timekeeping at mga larawan ng oras ng pagtatrabaho, na kadalasang tinatawag na time diagnostics, na ginagawang posible upang matukoy ang mga makabuluhang pagkalugi at matukoy ang mga paraan upang mapabuti ang paggamit nito.

Malaking papel sa pagpapabuti ng paggamit ng oras ng pagtatrabaho ang ibinibigay sa pagpaplano nito, na isa sa mga pangunahing gawain ng isang tagapamahala. Ito ay ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho na nagpapahintulot sa tagapamahala na tumutok sa pangunahing bagay, na isinasaalang-alang ang mga deadline at oras para sa paglutas ng mga pangunahing gawain.

Ang pag-standardize at pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng mga gumaganap at tagapamahala ay makabuluhang pinatataas ang kahusayan ng paggamit nito at may pinakamahusay na epekto sa mga huling resulta ng mga departamento.

Ang pagkamit ng mataas na resulta ng trabaho at pagbabawas ng mga gastos ay tinutukoy ng wastong pagpaplano at pagsasaayos ng oras ng pagtatrabaho. Gayunpaman, ang pagpaplano ay kinabibilangan ng isang buong hanay ng mga kadahilanan. At ang bawat isa sa kanila ay napakahalaga. Samakatuwid, ang isa ay hindi dapat palampasin sa kapinsalaan ng isa pa.

Dapat alam ng employer kung paano magplano at sumubaybay ng oras at gamitin ang mga ito sa pang-araw-araw na gawain. Kasama sa mga ito ang mga normatibong panuntunan at pang-agham at pati na rin ang mga sikolohikal na pamamaraan.

Ang kakanyahan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho

Ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay ginagamit upang makamit ang pinakamabisang resulta sa trabaho. Kabilang dito ang ilang mahahalagang aspeto:

• Legal na regulasyon ng aktibidad ng paggawa. Ito ang simula ng araw ng pagtatrabaho, ang pagtatapos nito at mga pahinga para kumain ang mga empleyado;
• Ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga gawain sa produksyon;
• Pagpapasigla sa mataas na pagganap ng bawat empleyado at pagkakaisa ng pangkat upang mapabuti ang pagganap ng kumpanya;
• Pagsusuri at paglalahat ng mga resulta ng paggawa. Ito ay dapat na parehong pang-araw-araw na pagsusuri at pana-panahong mga kaganapan. Tutulungan silang linawin ang mga kasalukuyang problema at maghanap ng mga paraan upang malutas ang mga ito.

Ang pagsunod sa mga puntong ito ay magpapataas ng produktibidad ng mga empleyado.

Anong lokal na batas sa regulasyon ang nagtatatag ng mga oras ng pagtatrabaho sa isang organisasyon?

Ang rehimen ay kinokontrol ng mga pamantayan ng Labor Code ng Russian Federation, kasama ang accounting at pagpaplano nito. Ang bawat kumpanya at institusyong pambadyet ay lumilikha ng panloob na pagkilos na tinatawag na "mga panloob na regulasyon sa paggawa." Itinatag nito ang mga sumusunod na probisyon:

• Tagal ng panahon ng pagtatrabaho bawat linggo;
• Tagal ng pang-araw-araw na trabaho;
• Ang sandali ng pagsisimula ng aktibidad sa trabaho, ang pagtatapos ng trabaho at mga pahinga;
• Ang bilang ng mga shift sa isang araw, pati na rin ang iskedyul ayon sa kung saan ang mga shift na ito ay itinatag.

Kaya, ang pagpaplano at pagtutuos para sa tagal ng paggawa ay hindi dapat sumalungat sa batas. Bilang isang tuntunin, ang dokumentong ito ay nagsisilbing annex sa kolektibong kasunduan sa pagitan ng employer at ng kawani.

Paano tinutukoy ang haba ng oras ng pagtatrabaho sa isang organisasyon?

Ang mga pangunahing patakaran para sa pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay nakasaad sa mga artikulo ng Labor Code ng Russian Federation. Alinsunod sa batas, ang tagal ng isang panahon ng pagtatrabaho sa isang linggo ay hindi maaaring lumampas sa 40 oras, samakatuwid, ang isang empleyado ay maaaring magtrabaho ng 8 oras bawat araw. Sa ilang mga kaso, ang tagal ng paggawa ng mga tauhan ay lumampas sa mga tinukoy na halaga. Sa lahat ng kaso ng naturang labis, kakailanganing magbayad ng karagdagang bayad ang manager para sa oras na ito.

Sino sa organisasyon ang nag-iingat ng mga time sheet?

Ang dokumentong ito ay nagsisilbi para sa pangunahing accounting. Sinasalamin nito ang aktwal na panahon na nagtrabaho ng bawat empleyado sa araw-araw. Kasama sa report card ang impormasyon tungkol sa pagiging nasa sick leave, sa mga business trip, at iba pa. Ang pagpapanatili ng timesheet na ito ay responsibilidad ng isang empleyado ng departamento ng mga tauhan o departamento ng accounting. Ang ilang mga institusyong pangbadyet o kumpanya ay walang ganoong mga departamento, ngunit kinakailangan na magtago ng mga rekord. Samakatuwid, ang manager ay may karapatan na italaga ang responsibilidad para sa pag-iingat ng mga rekord sa sinumang ibang empleyado. Kadalasan, ang mga rekord ay itinatago ng isang klerk o tagapamahala ng opisina. Ang kasanayang ito ay karaniwan sa mga institusyong pangbadyet ng estado.

Sapilitan ba para sa isang organisasyon na magtago ng time sheet?

Ang pagsubaybay sa oras ng pagtatrabaho ay ang pangunahing pinagmumulan ng pag-iipon ng impormasyon tungkol sa panahong nagtrabaho. Kung wala ito, imposibleng wastong kalkulahin ang mga sahod, magbayad ng mga bonus, magbayad ng sick leave, o mabayaran ang mga gastos na natamo kaugnay ng pagiging nasa isang business trip. Halimbawa, ang mga pagbabayad ng bonus ay hindi kasama ang isang panahon ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho, dahil ang empleyado ay hindi gumaganap ng kanyang mga tungkulin sa trabaho. Ngunit imposibleng matukoy kung gaano karaming araw ang empleyado ay nasa sick leave at kung gaano karami ang aktwal na nagtrabaho nang walang report card. Samakatuwid, kinakailangang panatilihin ang mga timesheet sa lahat ng institusyon at negosyo sa badyet kung saan mayroong sapat na kawani. Sa kasong ito, ang panahon ng imbakan para sa mga sheet ng oras sa organisasyon ay itinatag ng pinuno ng negosyo. Bilang isang tuntunin, ang mga time sheet ay pinananatili sa loob ng 50 taon.

Pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng manager

Ang tagapamahala ay obligadong magsagawa ng pangkalahatang kontrol at organisasyon ng trabaho ng buong pangkat. Samakatuwid, ang pagganap ng lahat ng mga empleyado ay higit sa lahat ay nakasalalay sa pagiging epektibo ng kanyang mga aksyon. Inirerekomenda na ang tagapamahala ay magtakda ng panandalian at pangmatagalang layunin para sa mga tauhan. Dapat itong gawin sa mga pagpupulong sa umaga. Pagkatapos ng araw ng trabaho, kailangan mong magdaos ng isang pulong sa gabi upang talakayin ang mga kasalukuyang problema at makatanggap ng mga ulat ng empleyado sa gawaing nagawa. Ang organisasyong ito ng trabaho ay napaka-epektibo. Ito ay tipikal para sa mga institusyong pangbadyet, ngunit may kaugnayan din para sa mga komersyal na kumpanya.

Ang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay hindi lamang isang hanay ng mga magagarang salita, ngunit isang sistema ng kaalaman na maaaring magdulot ng mga benepisyo kapwa sa indibidwal na antas at sa buong negosyo.

Matututo ka:

• Ano ang ibinibigay ng makatwirang pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho sa isang negosyo?
• Anong mga paraan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ang umiiral.
• Ano ang mga patakaran para sa epektibong pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho?

Hindi lihim na ang pagiging epektibo ng isang organisasyon ay hindi gaanong naiimpluwensyahan ng pagbabalik sa araw-araw na gawain ng mga tauhan ng pamamahala. Ang kakulangan ng mga modernong pamamaraan at pamamaraan ng trabaho, ang pagtanggi na mapabuti ang indibidwal na istilo ng pagtatrabaho ng manager at ang kanyang mga subordinates ay humantong sa ang katunayan na ang mga paghihirap sa pag-aayos ng gawain ng naturang koponan ay nagiging isang axiom.

Ang mga sangkap na tumutukoy kung gaano kahanda ang isang pinuno upang maging matagumpay ay medyo simple. Ito ang kanyang mga kasanayan, kakayahan, propesyonal na kaalaman at, siyempre, mga personal na katangian. Gayunpaman, hindi dapat balewalain ng isa ang pagsusuri ng sanhi-at-epekto na mga salik na nagdudulot ng mga problema at kahirapan, gayundin ang pagnanais na malampasan ang mga ito at mapabuti ang kalidad ng trabaho ng isang tao. Ito ay kung saan ang makatwirang paggamit ng manager ng oras ng pagtatrabaho ay dumating sa pagsagip, sa madaling salita, ang pagpaplano nito. Pagkatapos ng lahat, ito ay dinisenyo upang alisin ang mga depekto sa pang-araw-araw na proseso ng trabaho.

Ang pagiging epektibo ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay batay sa mga layunin ng aktibidad depende sa kanilang tagal: panandalian at pangmatagalan. Ang ganitong batayan ng pamamahala ay hindi nangangailangan ng karagdagang pagsisikap, dahil ang lahat ng mga itinalagang aksyon at aktibidad ay nakatanggap ng kanilang mga takdang panahon sa proseso ng organisasyon.

Ang mga layunin na itinakda ng manager ay may dalawang tungkulin: upang matukoy ang mga aksyon na kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad at upang pasiglahin ang kanilang pagpapatupad. Kapag ang isang pinuno ay nagtakda ng isang malinaw na gawain para sa kanyang sarili, ang kanyang mga aksyon ay nagiging mulat sa pagpapatupad nito. Ang pagtatakda ng layunin ay isang uri ng puwersang nagtutulak na sinisingil ang aktor ng enerhiya hanggang sa mismong pagkamit ng resulta.

Upang ang pagpaplano ng balanse ng oras ng pagtatrabaho ay maging epektibo hangga't maaari, ang tagapamahala ay kailangang gumamit ng mga taktika ng "mga panahon ng pagpaplano" (maaari silang magkaibang mga tagal ng panahon: isang taon, isang buwan, isang linggo, isang araw). Ang kakaiba ay nakasalalay sa sariling katangian ng bawat naturang saklaw, na nagpapahiwatig ng paglikha ng mga hiwalay na plano na magpapakita ng kaukulang yugto ng panahon.

Kaya, ang pangunahing positibong diin ng wastong pagpaplano ng libreng oras ay ang pagkakaroon ng oras mismo. Magagawa ng manager na epektibo at mahusay na makamit ang inilarawan na mga layunin sa trabaho, habang gumugugol ng kaunting oras hangga't maaari. Sa pag-oorganisa ng indibidwal na gawain, ang papel ng pagpaplano ay halos hindi matataya: pagkatapos ng lahat, nakakatulong ito upang maghanda para sa pagkamit ng mga nakatakdang layunin at istraktura ang oras na inilaan para sa trabaho.

Paano magtalaga ng mga gawain upang makatipid ng 25% ng iyong oras ng pagtatrabaho: checklist

Upang makayanan ang isang malaking daloy ng impormasyon at bumuo ng isang negosyo, mahalagang pamahalaan ang oras nang makatwiran at hindi mag-aksaya ng enerhiya sa mga karaniwang bagay. Upang gawin ito, kailangan mong italaga nang tama ang mga gawain sa mga subordinates at subaybayan ang kanilang pagpapatupad.

Gamit ang checklist na inihanda ng mga editor ng magazine ng Commercial Director, suriin kung pinangangasiwaan mo nang tama ang iyong oras ng pagtatrabaho o nagkakamali sa pag-delegate ng mga gawain at pananatiling huli sa trabaho.

Mga pamamaraan sa pagpaplano ng oras ng trabaho

Prinsipyo ng Pareto

Si Wilfred Pareto (1848–1923) ay bumalangkas ng prinsipyo na, sa loob ng isang partikular na grupo, ang layunin na kahalagahan ng ilang maliit na bahagi ay higit na mas malaki kaysa sa relatibong bigat nito sa loob ng pangkat na iyon. Ginamit ni Pareto ang 80/20 na formula sa kanyang modelo, na nagsimulang gamitin sa lahat ng dako.

• Mula sa 20% ng mga kalakal na nabili maaari kang makakuha ng 80% ng kita.
• Ang 80% ng natitirang mga produkto ay bubuo lamang ng 20% ​​ng kita.
• 20% ng mga pagkakamali ang sanhi ng 80% ng mga pagkalugi.
• 80% ng iba pang mga pagkakamali ang sanhi ng 20% ​​ng mga pagkalugi.

Ang mga tagahanga ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay hindi rin nilalampasan ang prinsipyong ito. Kung ipapakita namin ito sa gawain ng isang tagapamahala, ang resulta ay ang mga sumusunod: upang makamit ang 80% ng mga resulta, kailangan mong gumastos lamang ng 20% ​​ng iyong oras ng pagtatrabaho. Ang natitirang oras na ginugol ay nagdadala lamang ng 20% ​​ng kabuuang resulta.

Sa wika ng proseso ng paggawa, ito ay nangangahulugan na ang madali at kasiya-siyang trabaho, na nangangailangan ng isang minimum na pagsisikap ngunit isang disenteng dami ng oras ng pagtatrabaho, ay hindi dapat maging priyoridad. Kinakailangang simulan ang mga aktibidad na may pinakamataas na pagsasaalang-alang sa kahalagahan ng bawat gawain. Ang mahahalagang isyu ay dapat mauna kapag nagpaplano ng trabaho.

Upang ganap na maipatupad ang prinsipyo ng Pareto sa mga usapin ng nakapangangatwiran na pagpaplano at accounting ng oras ng pagtatrabaho, kinakailangan na pag-aralan ang lahat ng mga gawain sa mga tuntunin ng porsyento ng kanilang kontribusyon sa pangkalahatang resulta, at ipamahagi din ang mga ito sa mga kategorya ng ABC.

Pagpaplano ng ABC

Ang pagsusuri sa ABC ay batay sa karanasan na nagpapakita na ang mga proporsyon ng mga kaso na mas mataas at mas mababang kahalagahan ay kadalasang humigit-kumulang pantay. Ang mga titik A, B at C ay ginagamit upang ipamahagi ang kahalagahan ng mga gawain tungkol sa pagpapatupad ng mga layunin sa tatlong klase. Ang prinsipyong ito ay nakuha ng magarbong ng maraming mga tagapamahala.

Maaari mo ring gamitin ang pagsusuring ito sa pagpaplano ng paggamit ng iyong oras ng pagtatrabaho. Ang pangunahing bagay ay tandaan na kailangan mong ipamahagi ang oras ng pagtatrabaho na may kaugnayan sa kahalagahan ng mga gawain, at hindi ang kanilang lakas ng paggawa at timbang sa pangkalahatang plano ng aktibidad.

Ang pagsusuri sa ABC ay batay sa karanasan batay sa tatlong haligi.

• Ang mga gawain ng Kategorya A (ang pinakamahalaga) ay tumatanggap ng 15% ng kabuuang mga gawain ng manager. Sa kabila ng kanilang mababang timbang sa pagpaplano, nag-aambag sila ng 65% sa pagkamit ng mga layunin.
• Ang mga gawain ng kategorya B (mahalaga) ay bumubuo ng humigit-kumulang 20% ​​ng kabuuang tagapagpahiwatig ng gawain, at ang kanilang kahalagahan ay na-rate din sa 20%.
• Mga gawain sa Kategorya C (bilang hindi gaanong mahalaga): ang mga ito ay inilalaan tungkol sa 65% ng kabuuang bilang, ngunit ang kanilang kahalagahan ay bale-wala - 15% lamang ng kamag-anak na timbang.

Alinsunod dito, kapag nagpaplano ng oras ng pagtatrabaho, ang pagsusuri ng ABC ay nakatuon ang pansin nito sa paunang pagkumpleto ng mga gawain mula sa kategorya A, dahil dinadala nila ang malaking bahagi ng pagiging epektibo ng panghuling aktibidad sa trabaho. Sunod sunod ang mga tanong mula sa pangkat B, kung kaninong kontribusyon sa huling resulta hindi rin dapat pinapabayaan. At sa wakas, maaari kang magpasya kung ano ang gagawin sa mga natitirang gawain ng kategorya C: isama ang mga ito sa pagpaplano ng iyong oras ng pagtatrabaho o italaga ang mga ito.

Ang Prinsipyo ng Eisenhower sa Pagpaplano ng Oras

Ang Eisenhower Matrix (mga priyoridad) ay nakakuha ng malawakang pagkilala bilang isang tool para sa pagpaplano ng personal at oras ng trabaho.

Binubuo ito ng apat na mga patlang (quadrant), kung saan ang bawat isa sa kanila ay tumutugma sa isang tiyak na kategorya ng mga gawain. Ang mga kategorya ay batay sa dalawang prinsipyo: kahalagahan at pagkaapurahan. Ang kanilang relasyon ay pinakamahusay na inilalarawan sa figure sa ibaba.

Ang mga kuwadrante ay pinupunan lamang kung ang mga kaso na ipinasok sa kanila ay tumutugma sa isang tiyak na larangan. Upang lubos na maunawaan kung paano gumagana ang matrix na ito, kailangan mong tukuyin ang mga gawain na tumutugma sa bawat kuwadrante. Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang matrix ay magiging epektibo lamang para sa mga gawain sa buong araw o iba pang maikling panahon.

1. Quadrant 1: Mahalaga at Apurahan

Ang puso ng Eisenhower matrix ay tiyak ang unang kuwadrante, dahil naglalaman ito ng pangunahing lihim - ito ay naiwang walang laman. Ito ay magsasaad na ang tao ay may kakayahan sa epektibong pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho upang makamit ang mga layunin.

Ang pagkakaroon ng mga kaso na nagpapaligsahan para sa unang kuwadrante ay nagpapahiwatig ng patuloy na pagmamadali ng trabaho sa buhay at gawain ng naturang tao. Dahil dito, ang isang tao ay hindi sanay sa pamamahagi ng kanyang mga gawain at mga responsibilidad, ngunit sa halip ay ipagpaliban ang lahat ng kanyang makakaya hanggang sa huling sandali. At, kapag malapit na ang mga deadline, siya ay nagtatrabaho.

Siyempre, pinakamahusay na maiwasan ang mga posibleng sitwasyon sa pamamagitan ng pag-iisip tungkol sa lahat nang maaga. Pagkatapos ng lahat, mayroong isang kilalang prinsipyo ayon sa kung saan palaging mas mahirap alisin ang mga kahihinatnan kaysa sa mahulaan ang lahat ng posibleng mga kaguluhan. Kung ang mga ganitong gawain ay maaaring gawin ng ibang tao, dapat silang ilipat.

1. Quadrant 2: Mahalaga at hindi apurahan

Sa pagpaplano ng kanyang oras ng trabaho, tinukoy ni Eisenhower ang mga gawain mula sa pangalawang kuwadrante bilang pinakamahalagang gawain. Kung ang isang tagapalabas ay tuluy-tuloy na nakumpleto ang isang gawain na inilagay sa isang naibigay na kuwadrante sa isang napapanahong paraan, kung gayon siya ay kayang gumastos ng mas maraming oras dito kung kinakailangan. Hindi siya magmumulto sa walang kabuluhan, pagmamadali at iba't ibang negatibong kahihinatnan. Ito ay halos kapareho ng pagbisita sa isang doktor: kung paanong ang isang preventive examination ng isang ophthalmologist ay maiiwasan ang mas malalang problema sa paningin, ang tamang oras para magtrabaho sa isang ulat ay maiiwasan ang mga kagyat na pagbabago sa gabi.

Ang pagpaplano at pagtatala ng oras ng pagtatrabaho sa loob ng ikalawang kuwadrante ay ginagawa sa paraang makamit ang mga personal na layunin ng empleyado.

At kahit na ang tabak ng Damocles sa anyo ng pagkamadalian ng trabaho ay hindi nakabitin sa mga manggagawa, na nagpapahintulot sa kanila na tumuon sa kalidad ng trabaho, hindi natin dapat kalimutan na mayroon pa ring mga deadline, at kailangan nilang subaybayan, dahil ang pagkabigo sa kumpletuhin ang isang gawain sa pangalawang kuwadrante ay awtomatikong inililipat ito sa una. At ang kinalabasan na ito ay puno ng mga kahihinatnan para sa pagpaplano ng personal na oras.

1. Quadrant 3: Apurahan at Hindi Mahalaga

Ang uri ng mga kaso na naaayon sa ikatlong kuwadrante ay hindi nagpapahintulot sa iyo na tumutok sa mas mahahalagang bagay dahil sa pagkamadalian nito. At ang mga ganitong bagay ay madaling malito sa mga bagay mula sa unang kuwadrante. Gayunpaman, ito ay nagkakahalaga ng pagguhit ng isang linya sa pagitan ng kagyat at mahalaga, dahil ang mga konseptong ito ay hindi magkasingkahulugan. Mayroong isang simpleng paraan upang gawin ang pagpapasiya na ito: kailangan mong tanungin ang iyong sarili kung ito o ang gawaing iyon ay maglalapit sa iyo sa pagkamit ng isang ibinigay na layunin. Karaniwan, ang mga kaso mula sa ikatlong kuwadrante ay tumatanggap ng negatibong sagot.

Kadalasan, ang mga pang-araw-araw na isyu ay kasama sa quadrant na ito: mga dry cleaning na damit sa pagtatapos ng season, pagtulong sa mga kapitbahay sa isang kagyat na bagay, hindi mahalagang pagpupulong at negosasyon. Mayroong isa pang halimbawa - pag-aayos ng computer, ngunit narito dapat kang maging maingat: kung ang kagamitan na ito ay kinakailangan para sa trabaho, kung gayon ang pag-aayos nito ay magiging isang gawain na pinakamahalaga (iyon ay, ang unang kuwadrante), at kung ito ay ginagamit lamang para sa entertainment, kung gayon ang lugar para sa problemang ito ay nasa ikatlong kuwadrante.

Ang mga bagay sa kuwadrante na ito ay hindi lamang umaangkop sa pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho, ngunit kahit na nakakagambala sa mga pangunahing layunin at nag-aalis ng mahalagang oras. Pinakamabuting huwag pansinin ang mga ito, kung maaari. Paano mo matutukoy ang kahalagahan ng isang gawain para sa iyong sarili? Napakasimple. Ang tanong na dapat mong itanong sa iyong sarili ay: "Ano ang mangyayari kung hindi ko ito gagawin?"

1. Quadrant 4: Hindi mahalaga at hindi apurahan

Kasama sa kategoryang ito ang mga bagay sa ating pang-araw-araw na buhay na walang kinalaman sa trabaho: mga social network, forum, pag-surf sa Internet, mga laro sa kompyuter, panonood ng mga serye sa TV. Oo, ang mga aktibidad na ito ay tiyak na kasiya-siya, ngunit hindi ito kinakailangan.

Sa pangkalahatan, ang aktibidad na ito ay makabuluhang binabawasan ang pagiging produktibo ng araw ng trabaho na tinatawag ng Eisenhower na mga aktibidad sa kategoryang ito na "mga personal na nag-aaksaya ng oras."

Kunin, halimbawa, ang isang serye na tumatagal ng 200 oras - sa muling pagkalkula, makakakuha ka ng isang buong linggo ng nasayang na oras, na maaaring ginamit nang may mas malaking benepisyo.

Samakatuwid, kinakailangang kilalanin ang iyong mga personal na kumakain at magsikap para sa mahigpit na kontrol sa kanila sa pamamagitan ng pagpaplano hindi lamang sa pagtatrabaho, kundi pati na rin sa personal na oras.

Mayroon ding mga nakagawiang gawain sa kuwadrante na ito, na para sa marami ay hindi kaaya-aya: halimbawa, paghuhugas ng pinggan, paglilinis, pagluluto. Dito rin, sulit na maghanap ng kompromiso sa mga taong kasama mo sa iisang bahay, upang makapagplano ng pantay na pagkarga.

Malusog na kawalang-interes: mga tagubilin para sa mga hindi naniniwala sa pamamahala ng oras

Ang mga tagubilin, na inihanda ng mga editor ng magazine na "Commercial Director", ay magsasabi sa iyo kung paano makahanap ng pagkakaisa sa buhay kahit na sa walang pag-asa na mga sitwasyon, ipaliwanag kung aling mga saloobin na ipinataw ng lipunan at media ang kailangan mong mapupuksa, at sabihin kung ano ang gagawin kung wala kang sapat na oras para sa isang araw para magawa ang trabaho.

Talaan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho

Magbigay tayo ng isang simpleng halimbawa sa anyo ng talahanayan.

Martes		Subtask	Magkomento
	Suriin ang iyong listahan ng gagawin
	Mag-commute papuntang trabaho
	Mga tawag sa telepono		Kunin ang mga numero ng dalawang contact mula sa iyong email sa trabaho
	Pagsusulat ng artikulo	Pagsusuri ng Materyal
	Pagsusulat ng artikulo	Pagsasalin ng mga karagdagang materyales mula sa banyagang wika at pag-type ng pangunahing teksto	Huwag kalimutang magbigay ng mga footnote sa mga mapagkukunan at iwasto ang mga gitling sa mga gitling
	Pumunta sa editor
	Pagpupulong
Miyerkules

Ang halimbawang ito ay malinaw na nagpapakita ng prinsipyo ng pagbuo ng mga plano sa trabaho. Kung kinakailangan, ang mga talahanayan ay maaaring maging mas malalim, na may mas maraming espasyo para sa mga tala. Hindi mahalaga kung anong programa ang gagamitin upang ipatupad, sabihin, indibidwal pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng isang manager/espesyalista. mesa - Ang tool ay unibersal, maaari itong iguhit kahit sa simpleng papel. Ang talagang mahalaga ay maiangkop ito sa iyong sarili, sa iyong mga gawain at layunin, at matukoy kung anong mga agwat ng oras ang gagamitin: sa araw, linggo, buwan.

Paano pinlano ang pondo sa oras ng pagtatrabaho

Ang paunang yugto ng pagpaplano ay binubuo ng pagsusuri sa mga paunang parameter ng system - ang pagkakaroon ng aktibidad upang mapabuti ang working time fund (WF) at ang mga direksyon nito. Sinusundan ito ng sagot sa mga tanong: sino ang responsable para sa aktibidad na ito (mga espesyalista, serbisyo) at pagpaplano nito? Hanggang saan isinasaalang-alang ang mga oras ng pagtatrabaho? Sinusubaybayan ba ang oras ng trabaho? Ibinunyag ba ang mga reserba ng Federal Reserve Bank? Ginagawa ba ang mga hakbang upang mabawasan ang pagkawala ng oras ng pagtatrabaho sa yugto ng pagpaplano? Anong mga pamamaraan ang ginagamit para dito?

Ang susunod na yugto ay ang pagsusuri sa paggamit ng PDF. Sa loob ng balangkas nito, pinag-aaralan ang dynamics ng output ng mga manggagawa (time-bound - hourly, daily, annual) at ang mga salik na nakakaimpluwensya dito ay natutukoy; pag-aralan ang estado ng FRF at tukuyin ang mga hindi nagamit na pagkakataon upang mabawasan ang ilang uri ng pagliban; pag-aaral ng data ng obserbasyon sa pagpapatakbo ng working time fund, atbp. Higit pang impormasyon tungkol sa mga pamamaraan para sa pagsusuri sa paggamit ng working time fund ay matatagpuan sa pang-edukasyon at metodolohikal na literatura.

Ang base ng impormasyon para sa pagsusuri ng FRF ay binubuo ng data mula sa istatistika at timesheets ng oras ng pagtatrabaho; buod ng pangunahing accounting (sheet tungkol sa downtime, overtime, pag-aalis ng mga depekto); self-litrato at litrato ng oras ng trabaho; data mula sa mga survey at questionnaire.

Sinusuri ng pagsusuri ang paggamit ng buong FRF at mga bahagi nito - pang-araw-araw at intra-shift na mga pondo sa loob ng iba't ibang antas ng negosyo (mga istrukturang dibisyon, ang negosyo sa kabuuan, mga propesyon at grupo). Ginagawang posible ng diskarteng ito na matukoy ang mga bottleneck na dapat munang matugunan. Ang resulta ng pagsusuri ay isang pagtatasa ng mga reserba para sa pagpapabuti ng paggamit ng FRF at, nang naaayon, pagtaas ng kahusayan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho.

Ang mga resultang nakuha ay ginagamit upang planuhin ang kapaki-pakinabang na pondo sa oras ng pagtatrabaho. Kasama sa kaganapang ito ang paghahanda ng isang nakaplanong badyet sa balanse, paghahambing ng mga bahagi nito sa mga pamantayan ng negosyo, pati na rin ang pagtitipid sa oras ng pagtatrabaho sa mga hindi produktibong gastos. Ang mga paraan para sa pamamahagi ng balanse ng oras ng pagtatrabaho ay nakatanggap ng sapat na saklaw sa mga materyales at manwal na pang-edukasyon.

Ang pagpaplano at pagsusuri ng oras ng pagtatrabaho ay nakakuha ng mga tiyak na tampok sa isang ekonomiya ng merkado. Halimbawa, ang compulsory administrative leave ay kapaki-pakinabang para sa isang negosyo sa mga tuntunin ng mga gastos nito. Ang mga part-time na manggagawa ay nawala ang kanilang katayuan sa reserba.

Sa pagpaplano ng Federal Reserve, ang isang naiibang diskarte ay nagiging makabuluhan para sa mga permanenteng full-time na empleyado at pansamantalang manggagawa; sa mga part-time na mode.

Upang pinaka-epektibong ayusin at planuhin ang oras ng pagtatrabaho, ang negosyo ay nagsasagawa ng mga espesyal na hakbang: socio-economic, organisasyonal, teknikal at therapeutic at preventive. Ang mga ito ay makikita sa iba't ibang organisasyonal at teknikal na mga plano, pagpaplano para sa pagpapabuti ng mga kondisyon sa pagtatrabaho, atbp. Ang paglahok ng mga panlabas na kalahok ay dapat talakayin sa mga lokal na awtoridad at pagkatapos ay isama lamang sa pagpaplano ng aktibidad. Ang anumang kaganapan ay dapat na batay sa mapagkukunan.

Paano planuhin nang tama ang iyong oras ng pagtatrabaho

Panuntunan 1. Bumangon nang sabay

Ang paunang yugtong ito ng anumang pagpaplano ay napakadisiplinado at nagtataguyod ng paglakas ng lakas.

Panuntunan 2. Positibong kalooban sa simula ng araw

Magtrabaho sa iyong kalooban tuwing umaga, dahil ito ay lubos na nakakaimpluwensya sa solusyon ng mga gawain upang makamit ang iyong mga layunin. Upang gawin ito, maaari mong tanungin ang iyong sarili ng tatlong katanungan:

• Paano ako mapalapit sa tagumpay ng “ngayon”?
• Ano ang dapat kong gawin para maging mas masaya ang araw na ito hangga't maaari?
• Ano ang dapat mong gawin sa araw na ito upang mapanatili ang iyong kalusugan?

Ang pagsagot sa mga tanong na ito at paglikha ng positibong pagganyak ay kadalasang tumatagal ng wala pang dalawang minuto. Ibigay ang mga ito sa iyong sarili bago simulan ang iyong mga regular na aktibidad sa umaga.

Panuntunan 3. Simulan ang araw nang tama

Ang susi sa isang maayos na umaga ay isang magandang pagtulog sa gabi at isang masarap na almusal. Ngunit marami ang nagsasakripisyo sa kanila, gamit ang dahilan ng kakulangan ng oras. Gayunpaman, ang parehong mga misyon ay nangangailangan lamang ng priyoridad sa panahon ng pagpaplano ng yugto ng pang-araw-araw na gawain - mahalagang, kailangan mo lamang na ilaan ang iyong oras upang matulog ka nang maaga.

Panuntunan 4: Isaalang-alang ang mga kadahilanan tulad ng pagkapagod kapag nagpaplano ng iyong araw ng trabaho

Maraming tao ang nararamdaman na ang kanilang pagiging produktibo sa trabaho ay nagbabago sa buong araw tulad ng isang sine wave. Hindi ito nakasalalay sa pang-araw-araw na biorhythms - kung ikaw ay isang "lark" o isang "night owl". Ito ay nagkakahalaga ng pag-alam sa iyong mga personal na panahon ng pagtaas ng aktibidad at paglalagay ng pinakamahalagang bagay sa iyong pagpaplano ng aktibidad para sa pang-araw-araw na agwat na ito. Mas mainam na italaga ang oras ng hapon sa pang-araw-araw na gawain na hindi partikular na mahalaga.

Panuntunan 5. Magpahinga sa oras

Ang isa sa mga pangunahing patakaran para sa pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ay isang maikling pahinga, dahil pinapayagan nito ang katawan na maibalik ang lakas at mabawi ang atensyon para sa trabaho. Siguraduhing mag-short break mula sa trabaho; Tandaan na maging regular.

Panuntunan 6. Tapusin ang iyong nasimulan

Subukang huwag tumalon sa iyong trabaho at dalhin ang gawaing sinimulan mo sa lohikal na konklusyon nito. Huwag magambala sa maliliit na bagay, dahil nagnanakaw sila ng oras ng pagtatrabaho. Tandaan na sa tuwing babalik ka sa isang bagay na nasimulan mo na, kakailanganin mong ulitin ang mga lumang aksyon, at makakaapekto ito sa balanse ng pagpaplano ng iyong personal na aktibidad.

Panuntunan 7. Maghanap ng mga kapaki-pakinabang na gamit para sa iyong libreng oras

Sikaping punan ang lahat ng hindi nabilang na mga puwang sa iyong iskedyul (naghihintay sa linya, hindi nakakaalam na mga pagpupulong) ng mga kapaki-pakinabang na aktibidad. Tukuyin ang kakanyahan nito sa iyong sarili sa pamamagitan ng pagtatanong sa iyong sarili ng tanong na: "Paano ko pupunuin ang mga minutong ito upang makuha ang pinakamataas na benepisyo?"

Panuntunan 8. Manatili sa prinsipyong 70/30

Kailangan mo lamang na itala ang 70% ng iyong oras ng pagtatrabaho sa iyong talaarawan. Kung hindi, kahit na iiskedyul mo ang iyong araw ng trabaho nang 100%, hindi ka makakatanggap ng mga garantiya na makukumpleto ang lahat ng mga gawain, at higit pa: maraming mga aksyon ang hindi magkakasabay sa iskedyul. Ang layunin ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ayon sa prinsipyong ito ay upang mapanatili ang sistema ng nerbiyos mula sa labis na karga, upang maiwasan ang pakiramdam ng pagiging isang makina at nakakulong sa isang matibay na balangkas.

Panuntunan 9. Sa gabi, gumawa ng plano para bukas

Planuhin ang iyong mga gawain para bukas sa pagtatapos ng araw na ito at gawin ito sa anyo ng isang nakasulat na listahan - sa paraang ito ay hindi ka makaligtaan ng anuman. Mas mainam na itatag ang kahalagahan ng mga gawain nang maaga at ipamahagi ang mga ito sa mga hanay. Gagawin nitong posible na ituon ang pansin sa mga kinakailangang gawain, at ang mga hindi gaanong makabuluhan ay maaaring ilipat sa kaganapan ng force majeure.

Panuntunan 10. Maghanap ng oras para sa pahinga sa bawat oras

Isang hindi nababagong panuntunan para sa lahat. Kung mas madalas kang makakahanap ng oras para makapagpahinga, mas magiging produktibo ka sa trabaho mamaya. Sa panahong ito, maaari mong linisin ang iyong lugar ng trabaho o tahanan, maghugas ng pinggan, magbasa ng magasin o libro, mamasyal sa sariwang hangin, at tumulong sa iba. Kung hindi mo ito magagawa nang kusa, isailalim ang mga aksyong ito sa pagpaplano.

Panuntunan 11. Maging makatotohanan tungkol sa iyong mga kakayahan.

Huwag puspusan ang iyong sarili sa isang malaking halaga ng trabaho, iniisip na maaari mong hawakan ang anumang bundok. Gumawa ng isang matino na diskarte sa pagtatasa ng iyong sariling mga lakas at gawin ang mas mahusay na kung ano ang garantisadong makayanan mo sa isang araw/linggo/buwan ay magiging mas epektibo.

Panuntunan 12. Pagkatapos gumamit ng isang bagay, ibalik ito sa lugar nito

Ang diskarte na ito sa mga item sa mesa at sa opisina ay nakakatulong na makatipid ng oras sa hinaharap. Gawin itong panuntunan, pagkatapos gumamit ng isang item, na ibalik ito sa kung saan mo ito kinuha. Magtakda ng mga partikular na lugar para sa iba't ibang uri ng mga bagay - isang folder para sa mga papel, isang pencil case, isang desk drawer o isang kahon ng resibo.

Panuntunan 13. Manguna sa isang aktibo at malusog na pamumuhay

Mukhang, bakit kailangan ng isang manggagawa sa opisina ang sports, yoga, fitness, tamang nutrisyon, at gymnastics? Pagkatapos, ang malusog na katawan at mabuting kalusugan ay pinakamahusay na nagtatakda ng mood para sa positibong enerhiya at kahandaan para sa lubos na produktibong aktibidad sa trabaho, lalo na pagkatapos ng mataas na kalidad na pagpaplano nito.

Panuntunan 14. Gawin kung ano ang nagdudulot sa iyo ng kasiyahan

Ang pinakamahusay na paraan upang ayusin ang sarili sa pagpaplano at pagpapatupad ng mga propesyonal na aktibidad ay ang pakiramdam ng kasiyahan at pagmamahal para sa iyong trabaho. Ang bentahe nito ay ang pagganyak ay hindi kailangang bunutin gamit ang mga pincers ito ay kusa at sa maraming dami.

Pagpaplano at pag-aayos ng oras ng pagtatrabaho ng manager

Tip 1. Suriin ang iyong mga plano para sa araw

Upang gawin ito, maaari mong gamitin ang pagsusuri sa ABC o ang Eisenhower matrix. Kahit na sampung minuto ng paghahanda para sa araw ng trabaho ay maaaring makatipid ng hanggang dalawang oras sa isang araw. Gamitin ang mga ito nang matalino.

Tip 2. Pagbubuo ng mga bloke ng mga katulad na kaso

Ang isang patuloy na nakakagambalang tao ay nangangailangan ng mas maraming oras upang magtrabaho kaysa sa isang nakatuon at masigasig na tao. Nangyayari ito dahil sa pangangailangan para sa isa pang "pag-alis" at "paglulubog", iyon ay, isang pagbabalik sa aktibidad sa trabaho. Ang mga bloke ng mga gawain ng parehong uri ay makakatulong na makatipid ng oras ng pagtatrabaho: mas madaling ayusin ang mga ito sa yugto ng mga aktibidad sa pagpaplano.

Tip 3. Bigyan ang iyong sarili ng personal na oras sa trabaho

Kadalasan ang mga bisita, subordinate o kliyente sa telepono ay nakakagambala sa iyo mula sa iyong mga direktang tungkulin. Ang lahat ng mga ito ay lumikha ng malakas na panghihimasok kapag gumaganap ng talagang mahahalagang gawain at nakakagambala sa balanse ng oras ng pagtatrabaho. Kaugnay nito, imposibleng maging available sa lahat sa buong araw ng trabaho - sa iyong opisina at sa pamamagitan ng telepono. Sa proseso ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho, ang mga masters ng kanilang mga craft ay nag-aayos ng mga panahon para sa kanilang sarili kung kailan walang makagambala sa kanila. Maaari mo ring gamitin ang kanilang mga tool, halimbawa, itakda ang mga oras ng pagbisita, gumamit ng answering machine.

Tip 4: Maglaan ng limitadong oras para sa bawat gawain sa trabaho

Ang tagal ng isang partikular na uri ng trabaho ay direktang nakadepende sa oras na magagamit. Kahit na ang pinakamaliit na gawain ay napapailalim sa pagpaplano: matutong maglaan ng eksaktong oras sa isang gawain hangga't kinakailangan upang makumpleto ito. Halimbawa, ang mga negosasyon sa negosyo ay hindi dapat maantala; Magagawa ito gamit ang mahigpit na mga time frame at regulasyon. Sundin ang simpleng panuntunan: "Ang oras ay pera," halaga at i-save ito.

Tip 5: Gamitin ang delegasyon

Walang taong gumagalang sa oras ang dapat gawin ang lahat ng mga gawain sa kanilang sarili. Ang diskarte na ito ay inilarawan na sa mga prinsipyo at panuntunan ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho: lahat ng maaaring italaga sa ibang tao (65% ng mga gawain na kumukonsumo ng oras at pagsisikap, ngunit hindi nagdudulot ng makabuluhang mga resulta) ay dapat italaga sa kanila. Nalalapat ito hindi lamang sa tulong ng mga empleyado, kundi pati na rin sa paggamit ng tulong mula sa mga third-party na ahensya, organisasyon, at consulting firm.

Tip 6. Hatiin ang malalaking gawain sa mga bahagi

Ang mga tao ay may posibilidad na umiwas sa malalaking o malalaking gawain at antalahin ang kanilang pagkumpleto sa lahat ng posibleng paraan dahil ang resulta ay tila napakalayo sa kanila. Ang katotohanang ito ay nagpapahiwatig ng hindi magandang personal na mga kasanayan sa pagpaplano ng oras, ngunit maaari itong iwasan. Halos lahat ay gusto ng mga bagay na nagbibigay ng pinakamabilis na resulta. Napansin ito ni Albert Einstein sa halimbawa ng pagpuputol ng kahoy. Ang parehong bagay ay maaaring gawin sa mga pangmatagalang layunin at malalaking proyekto: hatiin ang mga ito sa maliliit na gawain, planuhin ang mga ito, at pagkatapos ay kumpletuhin ang mga ito sa isang tiyak na tagal ng panahon (halimbawa, dalawang oras sa isang araw). Pagkatapos, sabihin nating, isang linggo, ang mga unang resulta ay lilitaw - ang layunin ng unang bahagi ng proyekto ay makakamit (ayon sa pagpaplano), ito ay magbibigay ng lakas at pagganyak upang magpatuloy sa pagtatrabaho sa direksyon na ito.

Tip 7. Magtakda ng mga personal na deadline para sa mga priyoridad na gawain

Kapag alam mo nang maaga kung anong mga gawain ang magiging priyoridad para sa kasalukuyang buwan, maaari mong markahan ang mga ito sa kalendaryo ng trabaho at isaalang-alang ang mga ito sa iyong personal na pagpaplano ng mga gawain na katumbas ng parehong mga negosasyon/pagpupulong. Kaya, kapag kailangan na mag-iskedyul ng isa pang kaganapan o aksyon para sa petsang ito, ito ay "naka-book" na, na muling magpapaalala sa iyo ng layunin na kahalagahan ng gawain sa kamay. Ang payong ito ay may partikular na halaga sa usapin ng pagpaplano ng mga aktibidad sa trabaho.

Tip 8. Ayusin nang tama ang iyong lugar ng trabaho

Una sa lahat, ito ay may kinalaman sa order sa desktop. Tanging ang mga dokumentong iyon ang dapat na iwan dito na imposibleng gawin nang wala sa pagsasagawa ng mga gawain ng kategorya A. Ang aksyon na ito ay may sikolohikal na background: ang pagkakasunud-sunod sa talahanayan ay tumutulong sa pagkakasunud-sunod sa mga pag-iisip, at ang mga karagdagang papel ay tumatagal ng oras.

Tip 9. Subukang huwag hayaan ang iba na magbigay sa iyo ng karagdagang mga responsibilidad.

Ang mga tagapamahala ay madalas na nagiging interesado at nakikibahagi sa mga bagong aktibidad, na nagpapalawak ng kanilang mga lugar ng kakayahan. Sa pamamagitan ng paglabas ng personal na interes sa mga negosasyon na karaniwang hindi dinadaluhan ng isang empleyado, maaari siyang mapunta sa mga grupo ng nagtatrabaho o makatanggap ng mga karagdagang gawain na hindi kasama sa kanyang plano at sa huli ay magiging pabigat sa pangunahing gawain at pagpaplano nito. Pinakamainam na i-double check ang lahat ng iyong mga aksyon upang makita kung kinakailangan ang mga ito sa saklaw ng iyong posisyon, sa gayon ay mapapabuti ang iyong mga kasanayan sa pagpaplano ng oras ng trabaho.

Tip 10. Tayahin kung gaano kahalaga at kagyat ang mga bagay na bigla nilang gustong isali sa iyo ay tunay na mahalaga at apurahan.

Ang force majeure at iba pang mga kagyat na bagay ay isang pangkaraniwang pangyayari para sa anumang kumpanya o negosyo, kahit na nagsusumikap silang gumana sa loob ng balangkas ng mahigpit na pagpaplano. Upang malutas ang mga ito, ang lahat ng magagamit na mapagkukunan ay pinapakilos. Kung sumasang-ayon kang tumulong sa sitwasyong ito, tandaan na magtatagal ito sa mahahalagang gawain sa iyong iskedyul, kaya palaging timbangin kung ito ay nagkakahalaga ng pagsasakripisyo.

Tip 11. Huwag kumilos nang basta-basta - gumawa lamang ng matalinong mga desisyon

Minsan ang ilang mga desisyon ay ginawa bilang isang resulta ng isang salpok, isang hindi makontrol na salpok. Ngunit nagdudulot ito ng mga paglihis sa iskedyul at nakakasagabal sa epektibong pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho upang makamit ang layunin. Kung nakakaramdam ka ng panandaliang pagnanais na gumawa ng isang bagay (halimbawa, tumawag), pag-isipang mabuti at timbangin kung talagang sulit na isagawa ang iyong plano.

Tip 12. Itakda nang tama ang iyong mga priyoridad

Sa isang malaking daloy ng mga bagay - mga kumperensya, mga pulong, mga tawag, mga text - maaari itong maging napakahirap na mag-navigate, at kapag kinuha mo ang lahat nang sabay-sabay o kumuha ng mga bahagi mula sa iba't ibang mga dulo, matatapos ka sa napakaliit na tapos. Narito ito ay kapaki-pakinabang na tandaan tulad ng isang paraan ng pagpaplano ng oras bilang isang priority matrix, at simulan ang mga aktibidad sa pamamagitan ng pagkumpleto ng malinaw na tinukoy at malinaw na makabuluhang mga gawain, unti-unting lumilipat patungo sa mga hindi gaanong mahalaga.

Pagpaplano ng oras ng trabaho ng sekretarya ng tagapamahala

Ang pangunahing responsibilidad at layunin ng pagpaplano ng indibidwal na oras ng pagtatrabaho ng sekretarya ay upang mapawi ang boss hangga't maaari at tulungan siyang ipamahagi ang kanyang oras. Ito ay ang gawain ng pagtaas ng kahusayan ng paggamit ng lahat ng posibleng oras at minuto para sa aktibidad sa trabaho. Nangangahulugan ito na ang mga gawain at pagpaplano ng mga aktibidad ng tagapamahala at kalihim ay magkakaugnay.

Una sa lahat, ang kalihim ay tumutulong sa organisasyon, paghahanda at pangangasiwa ng mga uri ng trabaho, na nagpapalaya ng espasyo para sa pagkamalikhain para sa boss. Para sa layuning ito, kailangang malaman ng katulong ang pang-araw-araw na gawain ng superior level, ang iskedyul ng kanyang mga gawain para sa lahat ng posibleng panahon - araw/buwan/quarter. Ang epektibong pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng isang sekretarya ay nakasalalay sa iskedyul ng kanyang agarang superbisor, dahil siya ay kasangkot sa paghahanda ng lahat ng mga pagpupulong, negosasyon at iba pang mga bagay (pagtanggap ng mga bisita, pagproseso ng mga dokumento) na nasa iskedyul ng boss. Ang isang mahalagang papel sa pagpaplano ay ginagampanan ng hierarchy ng mga gawain ayon sa kanilang halaga at kahalagahan.

Bilang karagdagan, ang mga tungkulin ng kalihim ay kasama rin ang iba pang gawain na hindi nakasalalay sa pang-araw-araw na gawain ng boss (at makikita sa pagpaplano ng aktibidad sa trabaho): pagsuri sa mail at pagtugon sa mga sulat, daloy ng dokumento, control card file, atbp. Ang mga kasanayan sa pagpaplano ng oras ng katulong ay dapat na mahusay. Ang mga panimulang punto ng kanyang iskedyul ay palaging mga paulit-ulit na aksyon, halimbawa:

• ihanda ang lugar ng trabaho ng manager;
• ayusin ang iyong sariling lugar ng trabaho;
• iproseso ang lahat ng uri ng mga papasok na liham;
• tingnan ang control card;
• bigyan ang pamamahala ng isang buod ng estado ng mga gawain at linawin ang iskedyul para sa kasalukuyang araw.

Tingnan natin ang isang simpleng halimbawa ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho na may kaugnayan sa iskedyul ng manager. Magiging ganito ang magiging action program ng kalihim. Kapag kasama sa mga plano ng boss ang isang pulong sa 11:00, ang plano ng assistant para sa 10:30 ay isasama ang organisasyon nito kasama ang lahat ng mga susunod na aksyon: mga paalala, pag-photocopy ng mga materyales, paglilinis ng conference room, pagkuha ng mga minuto. Kung sa 14:00 ay nag-iskedyul ang manager ng mga negosasyon sa labas ng opisina, ang iskedyul ng sekretarya ay magsasama ng mga bagay tungkol sa pagtawag ng kotse at pagkolekta ng mga dokumento. Ang listahan ng trabaho ay nagpapahiwatig din kung kanino at sa anong oras ang boss ay kailangang konektado para sa isang pag-uusap sa telepono, kung aling dokumentasyon ang kailangang itama at kung alin ang kailangang punan mula sa simula, atbp.

Ang pinakamahusay na pagpipilian ay upang matukoy, kasama ng iyong boss, ang isang palaging agwat ng oras para sa mga pang-araw-araw na aktibidad: pag-sign ng dokumentasyon, pagtanggap ng mga bisita. Mapapabuti nito ang trabaho at makakatulong na planuhin ang oras ng pagtatrabaho ng espesyalista at ng kanyang katulong. Kapag bumubuo ng isang iskedyul ng trabaho, kailangan mo ring mag-iwan ng isang disenteng reserba kung sakaling may biglaang apurahan at mahahalagang takdang-aralin, mga tawag sa telepono at iba pang mga sitwasyong pang-emergency.

Inilalaan ng kalihim ang pagtatapos ng araw ng trabaho sa pagpapadala ng mga papalabas na sulat, at nagpaplano din ng mga kaganapan para bukas.

Kapag natapos na ang araw ng trabaho, at ang manager ay huli na sa opisina, ang katulong ay makakauwi lamang kung mayroong isang naaangkop na kasunduan sa pagitan nila at binibigyan niya ang boss ng lahat ng kinakailangang data.

Bago umalis sa lugar, inaalis ng sekretarya ang lahat ng mga dokumento, isinasara ang mga cabinet at safe, pinapatay ang mga elektronikong kagamitan (hindi ito naaangkop sa telepono, modem, fax), at inaayos ang lugar ng trabaho.

Pagpaplano ng oras ng trabaho ng manager

Ang kakanyahan ng pagpaplano ay paghahanda para sa pagpapatupad ng mga layunin at regulasyon ng mga oras ng pagtatrabaho. Ang mga prinsipyo ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng isang manager ay hindi partikular na naiiba sa mga pangkalahatang prinsipyo ng pag-regulate ng aktibidad ng paggawa. Ang makatwirang paggamit ng iyong mga mapagkukunan ng oras ay nagsasangkot ng pag-unawa sa iyong mga tungkulin, layunin, layunin at badyet sa oras.

Sa proseso ng pag-aayos ng oras ng pagtatrabaho ng isang espesyalista, ginagamit ang malawak na kilalang mga diskarte sa pagpaplano. Dapat sundin ng manager ang mga patakarang ito:

• 60% ng pang-araw-araw na plano sa trabaho ay inilalaan sa nakaplanong trabaho;
• 20% ng oras - para sa mga hindi inaasahang aksyon;
• Ang huling 20% ​​ay pinakamahusay na natitira para sa mga kusang lalabas na gawain.

Ginagamit ang mga "flat" na istrukturang pang-organisasyon sa maliliit na negosyo upang malutas ang mga kumplikadong problema sa ilalim ng mga kondisyon ng makabuluhang kawalan ng katiyakan. Ang mga nasabing yunit ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga sumusunod na disadvantages: labis na workload ng mga tagapamahala, kahirapan sa pagkontrol sa mga aksyon ng isang malaking bilang ng mga tao, pati na rin ang mga paghihirap na nauugnay sa pag-coordinate ng gawain ng mga yunit.

Ang oras na ginugol (lalo na kung hindi ito nabanggit sa yugto ng pagpaplano) ay dapat na itala na may ipinag-uutos na indikasyon kung ano at paano ito ginamit. Tinitiyak nito na, na nakatanggap ng kumpletong larawan ng mga gastos sa kanyang oras ng pagtatrabaho, mas mabisang maisaayos ng manager ang kanyang pagpaplano sa hinaharap; Upang makabuo ng isang dekalidad na plano, ang mga gawain ay hahatiin sa maikli, katamtaman at pangmatagalan.

Ang pagiging regular, sistematiko at pagkakapare-pareho ay dapat na nakaposisyon bilang mga pangunahing prinsipyo ng pagpaplano. Kinakailangang sundin ang isa sa mga mahahalagang prinsipyo ng pagpaplano ng aktibidad - ang realidad ng mga layunin: gawin ang maraming responsibilidad hangga't maaari mong hawakan.

Ang makatwirang paggamit ng oras ng pagtatrabaho ng isang manager ay batay sa kanyang pangmatagalang plano. Ito ay isang multi-year system, na isinasaalang-alang kung aling taunang at quarterly na mga plano ang nilikha. Ang huli ay maaaring iugnay sa taunang at nahahati sa buwanan. Ang mga pang-araw-araw at lingguhang plano ay ganap na sumusunod sa mga ito at sa parehong oras ay pinakatumpak na nagpapakita ng paggamit ng oras ng pagtatrabaho ng manager. Ang pagpaplano ng mga aktibidad sa trabaho sa antas ng isang araw ay isang mahalagang hakbang sa pangkalahatang pagpaplano ng mga aktibidad sa trabaho ng isang tagapamahala ito ay napapailalim sa patuloy na pagsubaybay at pagsasaayos depende sa sitwasyon.