Может ли работодатель предоставить отпуск авансом. Что представляет собой отпуск авансом

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней должен предоставляться каждому работнику (ст. 115 ТК РФ). То есть за год работник «зарабатывает» себе 4 недели отпуска.

Вместе с тем в первый год работы право на отпуск появляется у сотрудника спустя 6 месяцев после трудоустройства, а по согласованию между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). Иными словами, уже через полгода работник вправе написать заявление на отпуск на все 28 календарных дней. Хотя к тому моменту «заработает» только 14 дней отпуска. И получается, что если работодатель удовлетворит просьбу работника, другие 14 дней отпуска будут предоставлены ему авансом.

Кстати, некоторым работникам отпуск по их требованию должен быть предоставлен , например, работникам в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Само собой разумеется, что и для них это будет отпуск авансом.

Кроме того, отпуск авансом за следующий год может быть предоставлен работникам, которые давно трудятся в организации. Ведь сотрудник может израсходовать положенный ему отпуск за рабочий год и снова попроситься на отдых. И работодатель вполне может пойти ему навстречу.

Риски предоставления отпуска авансом

Главная опасность, которой подвергает себя работодатель, когда предоставляет работнику отпуск авансом, — это риск того, что работник свой рабочий год, за который уже использовал отпуск, так и не отработает. Ведь написать заявление на увольнение по собственному желанию он может в любой момент, в том числе в период нахождения в отпуске или сразу после выхода из отпуска на работу (п. 3 ст. 77 , ст. 80 ТК РФ). И как тогда поступить?

В такой ситуации работодателю предоставлено право удержать из заработной платы работника образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ , п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169).

Вместе с тем по общему правилу размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Конечно, в некоторых случаях этих денег для погашения всей задолженности может и не хватить. Тогда работодатель может попытаться договориться с работником, чтобы тот вернул долг в добровольном порядке. Если работник согласен, он может внести деньги в кассу организации или перевести их на счет.

А вот пытаться взыскать задолженность с работника через суд - плохая затея. Оснований для этого у работодателя нет. Поскольку в перечне случаев, когда с работника могут быть взысканы излишне выплаченные суммы, ситуация с неотработанными днями отпусками не упомянута (ст. 137 ТК РФ , ч. 3 ст. 1109 ГК РФ , Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

Что же остается, простить долг работнику? Но это невыгодно для целей налогообложения прибыли. Поэтому более простой вариант - подождать год с даты увольнения работника и после этого списать долг как безнадежный в составе внереализационных расходов (ст. 391 , 392 ТК РФ , пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В каких случаях никакие удержания делать нельзя

Существует целый список случаев, при которых с сотрудника, отгулявшего отпуск авансом, нельзя удержать задолженность за неотработанные дни отпуска. К ним относятся случаи увольнения работника по следующим основаниям:

• отказ работника от перевода на другую работу, на которую его необходимо перевести по медицинским показаниям, или при отсутствии у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст. 77 , ст. 73 ТК РФ);
• ликвидация организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации. В связи со сменой собственника могут быть уволены только руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер (п. 4 ст. 81 ТК РФ , п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2);
• призыв работника на военную службу либо направление его на гражданскую службу, альтернативную военной (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту работу, по решению госинспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью неспособным трудиться на основании соответствующего медицинского заключения (п. 5 ст. 83 ТК РФ , Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 N 441н);
• смерть работника, признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ , ст. 42 , 45 ГК РФ);
• чрезвычайные обстоятельства, из-за которых продолжение трудовых отношений невозможно (военные действия, катастрофа, крупная авария, эпидемия и т.д.). Данное обстоятельство должно быть признано Правительством РФ или органом госвласти субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска

Порядок расчета рассмотрим на примере.

Пример. Менеджеру по продажам Ерохиной Т.В., которая работает в ООО «Калейдоскоп» с 1 сентября 2015 года, был предоставлен отпуск продолжительностью 27 календарных дней с 4 по 30 апреля 2016 года. Среднедневной заработок для оплаты отпуска составил 1540 руб. А уже 17 июня она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний день ее работы пришелся на пятницу 1 июля 2016 года, поскольку уведомить работодателя об увольнении работник должен не менее чем за 2 недели (ст. 14 , 80 ТК РФ).

Оклад работницы - 35 000 руб. Какую сумму за неотработанные дни отпуска работодатель должен удержать с Ерохиной Т.В.?

Первое, что необходимо сделать, это определить количество тех самых неотработанных дней отпуска. При стандартной продолжительности отпуска 28 календарных дней каждый отработанный в организации месяц дает работнику 2,33 дня отпуска (28 кал. дней / 12 мес.). Учитывая, что сотрудница проработала в организации 10 месяцев, то число неотработанных ею дней отпуска составило 3,7 дн. (27 дн. - (2,33 дн. х 10 мес.)).

Тогда сумма отпускных за неотработанные дни составила 5698 руб. (1540 руб. х 3,7 дн.).

Удержания из зарплаты работницы производятся от суммы, оставшейся после уплаты налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Сумма НДФЛ с зарплаты сотрудницы за июнь составит 4550 руб. (35000 руб. х 13%).

Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты работницы, выплачиваемой на руки, - 6090 руб. ((35 000 руб. - 4550 руб.) х 20%). Это больше задолженности за неотработанные дни отпуска, поэтому всю сумму работодатель сможет удержать из июньского дохода работницы.

О том, что с работника перед увольнением необходимо удержать какие-то суммы, должен быть составлен приказ. В рассматриваемом случае пункт об удержании долга может быть добавлен в приказ об увольнении, чтобы не плодить лишние бумаги.

Как известно, зарплата работникам должна выплачиваться каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). И высока вероятность того, что одна из выплат выпадет на те 2 недели, которые сотрудник должен отработать после того, как написал заявление на увольнение. Соответственно, и с этой выплаты, и с последней выплаты в пользу работника, когда работодатель с ним полностью рассчитывается непосредственно перед увольнением, частично может быть удержана сумма задолженности. Но для этого приказ об удержании должен быть оформлен до наступления дат этих выплат.

Закон допускает возможность взять отпуск авансом – до того, как сотрудник накопит достаточное количество дней. Однако с после отправки сотрудника в отпуск авансом возникает много вопросов. Разберемся с самыми частыми в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• при каких условиях предоставляется отпуск авансом;
• как рассчитать размер удержания после отпуска авансом;
• как рассчитать неиспользованные дни отдыха при отпуске авансом.

Любой сотрудник имеет право взять отпуск авансом – то есть даже тогда, когда он еще не «заработал» достаточное количество дней отдыха. Однако в таком случае при увольнении может возникнуть долг за неотработанный отпуск, а работодатель может удержать при увольнении лишь 20% зарплаты. Рассмотрим, как правильно предоставить отпуск авансом, как посчитать неотработанные дни, а также что делать, если невозможно удержать неотработанные отпускные выплаты.

Когда допускается предоставление отпуска авансом

Сотрудник любой российской компании вправе уйти в отпуск после полугода работы в организации, но если работодатель не возражает, сделать это можно и раньше.

Марина КОРОТИНА, главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени
Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно трудовому законодательству, за второй и последующий годы работы отпуск предоставляется строго по графику. Эксперты не рекомендуют указывать в трудовом договоре условие о предоставлении отпуска пропорционально отработанному времени – это ущемит права работника. Единственным исключением из правила, по которому право на отпуск возникает спустя полгода непрерывной работы, является предоставление дополнительного отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда.

• несовершеннолетние граждане;
• женщины и одинокие мужчины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет;
• один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

По общим правилам в случае увольнения сотрудника работодатель имеет право удержать выплаты за неотработанный отпуск из зарплаты. Но существует ряд оснований прекращения трудового договора, при которых запрещается удерживать неотработанные отпускные:

Расчет неотработанных дней отпуска, предоставленного авансом

Для расчета количества месяцев работы из подсчета нужно исключить излишки, составляющие менее половины месяца, например 13 дней. Дни, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Число заработанных дней отпуска может быть дробным – в данном случае округлять разрешается только в пользу работника. После проведенных вычислений необходимо определить количество неотработанных сотрудником дней отпуска.

Пример: Петров увольняется из компании 30.04.2016. За рабочий год (25.10.2015 – 24.10.2016) сотрудник использовал 28 календарных дней ежегодного отпуска в марте 2016 года. Отработал Петров в компании 6 месяцев и 6 дней. По правилам подсчета 6 дней отбрасываются, и в итоге получается 6 месяцев трудового стажа, дающего право на очередной отпуск в текущем году. Петров заработал право на 13,98 календарного дня отпуска (28/12 × 6), что округляется до 14 дней. Получается, что Петров использовал, но не отработал 14 календарных дней ежегодного отпуска (28 – 14).

Расчет размера удержания после предоставления отпуска авансом

Сумма неотработанных отпускных рассчитывается по формуле:

При расчете суммы удержаний работодатель должен помнить, что она не должна превышать 20% при каждой выплате заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Для удержания необходимой суммы работодатель должен издать приказ в произвольной форме с указанием данных работника, количества отработанного им рабочего времени и числа календарных дней отпуска, предоставленного авансом. С документом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Важно, что, удерживая суммы за неотработанные дни отпуска при предоставлении его авансом, работодатель не должен получать согласие работника. В случае если размер задолженности существенно превышает сумму, которую работодатель может удержать, можно предложить сотруднику погасить остаток суммы в добровольном порядке. В этом случае это будет считаться не удержанием, а самостоятельным распоряжением своими доходами.

В момент выплаты отпускных при предоставлении отпуска авансом работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если же из зарплаты работника вычитают неотработанные отпускные, получается, что из дохода удерживается НДФЛ в большем размере. Поскольку «незаработанные» отпускные после предоставления отпуска авансом сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ – на эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику. Ранее мы писали: » (№ 2, 2016).

Возврат неотработанных отпускных через суд

Если размер долга перед организацией составляет более 20% зарплаты сотрудника, и при этом сотрудник отказывается добровольно погасить необходимую сумму, вернуть ее через суд у работодателя не получится. Взыскать необходимые средства можно только в случаях, предусмотренных законом. Также неотработанные отпускные в случае предоставления отпуска авансом нельзя считать неосновательным обогащением, если присутствовала недобросовестность со стороны работника или счетная ошибка.

Вложенные файлы

• Памятка сотруднику на случай отпуска (бланк).doc
• Положение об отпусках (бланк).doc
• Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Памятка сотруднику на случай отпуска (образец).doc
• Положение об отпусках (образец).doc
• Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 10 апреля 2017 г.

Когда можно предоставить отпуск

Общее правило. Предоставление трудового отпуска авансом – это возможность, предусмотренная законодательством и активно реализуемая на практике.

Как правило, трудовой отпуск предоставляется за работу в течение каждого рабочего года (ежегодно) <1> .

Перенести часть отпуска на следующий рабочий год можно только в исключительных случаях с согласия работника. Например, когда предоставление работнику в текущем рабочем году полного трудового отпуска может неблагоприятно отразиться на деятельности нанимателя <3> . Однако не менее 14 календарных дней отпуска наниматель должен предоставить до окончания текущего рабочего года <4> .

Следовательно, трудовой отпуск в основном предоставляется за текущий рабочий год. При этом отпуск, предоставленный до окончания полного рабочего года работника, считается авансированным.

Трудовой отпуск начиная с даты, с которой полный рабочий год является отработанным, считается предоставленным за отработанное время.

Рассмотрим, как общее правило о предоставлении трудовых отпусков действует применительно к отпускам за первый и последующие рабочие годы.

Особенности предоставления. Отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении шести месяцев работы у нанимателя <6> . Однако из этого правила есть исключения.

До истечения полугода работы у нанимателя отпуск можно предоставлять женам (мужьям) военнослужащих по их желанию, поскольку законодательство дает им возможность отдыхать вместе с супругом (-ой) <8> .

В коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре наниматель вправе предусмотреть и иные случаи, когда отпуск за первый рабочий год по желанию работника будет предоставляться в первые шесть месяцев работы <9> .

Не запрещается предоставлять трудовой отпуск до истечения полугода работы и другим работникам, но только пропорционально отработанному времени. Правда, тут есть один нюанс. Продолжительность части трудового отпуска должна быть минимум 14 календарных дней , даже если по результатам пропорционального расчета полагается меньше <10> .

Отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков <11> .

Существует мнение, что трудовые отпуска можно предоставлять и за рабочий год, который еще не начался. Хоть законодательство прямого запрета и не содержит, на наш взгляд, такая позиция неправомерна. Она противоречит порядку предоставления отпусков: трудовой отпуск предоставляется за работу <12> , трудовые отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года <13> .

Удержать или не удержать задолженность…

Возможность удержания. При увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, наниматель имеет право произвести удержание за неотработанные дни отпуска (без заявления или согласия работника). Но в этом праве он ограничен. В законодательстве перечислены основания увольнения, при прекращении трудового договора по которым наниматель не может удержать отпускные за авансом предоставленный отпуск <14> .

Отдельно следует назвать случаи, когда работник увольняется по основанию, позволяющему произвести удержание, но наниматель не вправе это сделать. Такое возможно, если при увольнении <15> :

– работнику не начисляются выплаты;

– наниматель не удержал задолженность при расчете с работником, хотя имел на это право, или удержал только ее часть.

Во всех остальных случаях наниматель вправе произвести удержание из зарплаты увольняющегося работника, издав распорядительный документ (приказ, распоряжение) <18> .

Количество дней, за которые следует произвести удержание, исчисляется в том же порядке, что и продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени <20> .

Удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска производится из расчета среднедневного заработка, исчисленного при уходе работника в отпуск, а не на момент его увольнения <21> . Это связано с тем, что работник таким образом «возмещает» часть ранее выплаченных ему отпускных за предоставленный авансом отпуск.

Размер удержания. Размер удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику к выплате <22> . Эта норма носит общий характер. Прямого указания, применяется ли она в нашем случае, нет. Некоторые специалисты считают, что не применяется. Аргументируют они свою позицию тем, что здесь речь идет не об очередной выплате зарплаты, а об окончательном расчете . Значит, наниматель вправе произвести удержание в полном размере задолженности работника по отпускным, даже если она превышает 20% зарплаты, выплачиваемой работнику при увольнении. Однако судебной практики, подтверждающей данную точку зрения, найти не удалось.

По нашему мнению, 20%-е ограничение применяется и в рассматриваемом случае. Полагаем, оно введено для защиты интересов работника и гарантирует выплату минимума средств для удовлетворения основных жизненных потребностей. Поэтому рекомендуем нанимателям удерживать не более 20% причитающихся к выплате сумм. Превышение данного ограничения проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства.

Поможет ли суд

По трудовому законодательству наниматель может взыскать с работника только зарплату, излишне выплаченную в результате счетной ошибки. В иных случаях, в том числе при неправильном применении закона, ее взыскание не допускается <23> .

Гражданское законодательство признает излишне полученную работником зарплату неосновательным обогащением <24> . Вместе с тем возврата такой зарплаты и приравненных к ней платежей не предусматривает, правда, с дополнительной оговоркой об отсутствии счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя указанных сумм <25> . В рассматриваемой ситуации вряд ли можно уличить работника в недобросовестности. Наниматель не связан его мнением относительно того, производить удержание или нет. И если он не удержал задолженность или удержал ее частично, вины работника в этом точно нет.

Так что, по нашему мнению, если наниматель не удержал отпускные за неотработанные дни отпуска из заработной платы при увольнении работника, то дальнейшее взыскание, в том числе через суд, невозможно по той простой причине, что соответствующих оснований для этого в законодательстве нет.

Правила и порядок предоставления отпусков четко регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Но встречаются ситуации, когда нормы законодательства не совсем четко разъясняют, положен или нет работнику отдых. Ежегодный очередной отпуск может использовать сотрудник уже начиная со второго года своей трудовой деятельности в определенной организации. В некоторых случаях он может использовать и отпуск авансом.

Что говорит ТК?

Самый главный нормативно-правовой акт России – Конституция РФ, а точнее пункт 5 статьи 37, гласит о том, что каждый человек, который трудится на основании договора, имеет полное право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Дублирует это право и статья 122 Трудового кодекса Российской Федерации, которая возлагает на работодателей соответствующие обязанности. Но, вместе с тем, ТК России устанавливает некоторые ограничения, которые касаются сотрудников, не отработавших в организации или компании одного года.

В каких случаях дни отдыха можно взять заранее?

Нормы законодательства разрешают использовать отпуск за текущий год только тем, кто непрерывно проработал в данном учреждении шесть месяцев. Однако, если будет достигнуто соглашение сторон, то работнику может быть предоставлен отпуск и до истечения данного срока. Следует обратить внимание, что пойти в отпуск в первый год своей трудовой деятельности могут следующие категории лиц:

• женщина перед тем, как уйти в отпуск по беременности и родам или сразу по выходу из него;
• работники, которым не исполнилось восемнадцать лет;
• сотрудники, которые усыновили ребенка, не достигшего трехмесячного возраста;
• лица, работающие по совместительству с учетом того, чтобы отпуск на двух должностях совпадал;
• сотрудники, имеющие двух и более детей, чей возраст меньше 14 лет;
• работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• супруг или супруга военнослужащего, чтобы отпуск совпадал с отпуском мужа/жены.

Также предоставление авансового отпуска может осуществляться и для других категорий работников, что отражается в коллективном договоре конкретной организации.
Если же работник трудится на одном месте более одного года, то работодатель обязан предоставить ему очередной отпуск за следующий год в любое время, согласовав предварительно график всех трудящихся в организации.

Сотрудники бюджетной сферы не могут быть лишены права на отпуск авансом, так же как и трудящиеся в любой организации. Им предоставляется возможность «отгулять» отпуск заранее, с учетом ограничений, перечисленных в трудовом кодексе. Трудовое законодательство постоянно претерпевает изменения, которые, в первую очередь, затрагивают работников бюджетных учреждений.

Необходимо напомнить, что руководители организаций в бюджетной сфере обязаны предоставить своим подчиненным ежегодный и оплачиваемый отпуск размером не менее 28 календарных дней. За этот период начисляется трудовой стаж.

Какой отпуск нельзя взять авансом?

Трудовой кодекс России предполагает, что оплачиваемый работодателем отпуск нужно сперва заработать. Когда перед бухгалтером или кадровиком встает вопрос о том, можно ли давать сотруднику возможность отдохнуть авансом, необходимо учесть ряд очень важных моментов.

Существует несколько видов отпусков, которые не предоставляются заранее.

Итак, авансовое предоставление возможно только для стандартного ежегодного отпуска . Все остальные виды отпусков должны предоставляться строго по назначению и в предусмотренное нормами законодательства время. Нельзя взять заранее отпуск по уходу за детьми, отпуск для сдачи сессии при заочном обучении.

Вид отпуска. Можно ли взять авансом:

1. Ежегодный оплачиваемый — да
2. Учебный отпуск — нет
3. Отпуск по беременности и родам — нет

Как оформить отпуск авансом в 2017 году

Процедура подготовки документов для авансового отпуска практически ничем не отличается от оформления стандартного отпуска. Основным отличием здесь является текст заявления, которое пишется сотрудником. Если при уходе в обычный отпуск работник ссылается в заявлении на заранее составленный и утвержденный руководством график, то при написании заявления на отпуск авансом, необходимо указывать причину, по которой возникла такая необходимость.

Далее работодатель изучает заявление и выясняет, действительно ли отпуск так необходим сотруднику. После того, как будет получено согласие начальника, представители отдела кадров готовят приказ о предоставлении сотруднику отпуска, а также о его оплате. Работник проходит процедуру ознакомления с приказом и получает положенные ему отпускные.

Нужно учитывать тот факт, что сотрудник, который отработал в организации менее полугода, не имеет права требовать отпуск авансом (за исключением отдельных категорий граждан, о которых говорилось выше). Но в случае необходимости он может достичь договоренности по этому вопросу со своим руководителем.

Очень часто начальство идет на уступки и разрешает новоиспеченным работникам взять отпуск за неотработанное время. Хотя решение данной проблемы является сугубо индивидуальным, так как не все руководители идет на такой шаг и не рискуют потом задаваться проблемой возврата отпуска, выданного авансом.

Таким образом, если начальник дал согласие на получение отпуска заранее, сотруднику нужно правильно составить заявление. Типовой образец выглядит примерно так:

Директору ООО “——“

И.И. Иванову

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 10.01.2017 по 30.01.2017

25.12.2016
Менеджер отдела продаж
ООО ——- Петров А.А.

Руководитель предприятия должен написать на данном заявлении резолюции произвольного характера, например, «включить в приказ» или «приобщить в дело».

Если женщина, устроившаяся на новое место, не отработала полгода и уже планирует , то она имеет право на получение ежегодного отпуска авансом до отпуска по беременности. Для этого ей необходимо написать стандартное заявление на отпуск, пример которого приведен немного выше.

Приказ, в котором будет указано на предоставление сотруднику отпуска авансом, имеет типовое строение и,как правило, разрабатывается в каждой организации с учетом ее особенностей.

Общим примером приказа может служить следующий вариант:

ООО «Созвездие»

26.12.2016 № 126

В связи с поступлением заявления от П.П. Петрова от 25.12.2016

Приказываю:

1. Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск П.П. Петрову, менеджеру отдела продаж ООО «Созвездие» в период с 10.01.2017 по 30.01.2017.

2. Бухгалтерии произвести соответствующие начисления.

3. Приказ довести до заинтересованных лиц.

Директор ООО «Созвездие» И. Иванов

Что касается отметок о начислении отпуска авансом в графике отпусков, здесь ситуация в различных сферах деятельности расходится. Например, в коммерческих организациях в графике проставляется фактическое количество израсходованных дней в том или ином месяце. Если сотрудник «отгулял» не весь отпуск заранее, то на следующий год в графике отмечается конкретное количество дней, которые ему положены. А вот в бюджетной сфере у кадровиков могут возникнуть сложности.

Очень часто руководство требует писать в графике отпусков «28 дней» и в текущем, и в следующем году, не беря в учет, что в случае увольнения сотрудника до следующего отпуска, расходы понесет учреждение. Именно поэтому руководители многих предприятий крайне неохотно идут навстречу сотрудникам, требующим отпуск авансом, так как могут впоследствии столкнуться с рядом финансовых проблем.

Например: Васильев устроился на работу в компанию в марте 2016 и был включен в график отпусков на декабрь 2016 года. Но его не устроил тот факт, что он будет вынужден отдыхать в зимнее время года. По договоренности с руководством Васильев использовал отпуск авансом в количестве 20 дней в августе 2016 года. На следующий год у него осталось 8 неиспользованных дней и он опять не захотел идти в отпуск в декабре. И тут уже начальник отказал ему в переносе отпуска на более раннее и теплое время в связи с отсутствием веских оснований для такого переноса. В сентябре 2016 года Васильев уволился из организации по собственному желанию.

Что было бы, если бы он перед этим отгулял отпуск авансом? Предприятие оплатило бы ему время, которое он не отработал. Как удержать излишне выплаченные отпускные – этот вопрос волновал бы кадровиков и бухгалтера организации в данном случае.

Сотрудники кадровых подразделений часто переживают из-за того, понесут ли они ответственность в случае увольнения работника до того, как он отработал свой авансовый отпуск. В этом случае беспокоиться не о чем, так как решение о предоставлении отпуска работникам принимает руководитель организации, поэтому он и несет материальную ответственность при любых внеплановых ситуациях. Удержание при увольнении сотрудника ни коим образом не коснется кадровика.

Финансовые вопросы

Пример: руководитель ООО «Бонус» Андреев подписал себе отпуск авансом. Данный отпуск ничем не предусмотрен и не регламентирован, в график не включен. Бухгалтер задается правомерным вопросом: за счет каких средств отразить расходы на выплату отпускных по финансовым и налоговым учетам?

В данной ситуации выданные авансом отпускные следует отражать по дебету зарплатных счетов, не учитывая резерв на выплату отпускных.

Начисление отпускных авансом осуществляется точно также, как и при начислении стандартных отпускных.

Удержание денег с сотрудника, который отгулял отпуск за неотработанные дни, производится далеко не всегда и не всеми работодателями. Избежать такого удержания можно, подписав с сотрудником соглашение о прощении ему долга. Таким образом, руководитель отказывается от права требовать от уволенного сотрудника возврата отпускных.

Если же работодатель не намерен прощать долг бывшему сотруднику, то бухгалтерии придется немного потрудиться. Исчисление задолженности будет осуществляться в несколько этапов:

1. Определение количества неотработанных дней отпуска.
2. Выяснение сведений о среднем заработке за день.
3. Расчет авансовой суммы отпускных.

Получить долг от увольняющегося сотрудника можно потребовав от него сделать это в добровольном порядке или обратившись в судебные органы.

Судебная практика

Если изучить обзоры судебной практики Российской Федерации, то наши суды практически всегда отказывают работодателю в иске о возврате отпускных, выданных сотруднику за неотработанное время. Такие выплаты не являются материальным ущербом, излишне насчитанной зарплатой из-за счетной ошибки.

Алгоритм взыскания таких задолженностей не регламентирован трудовым законодательством. Нередко это приводит к тому, что недобросовестные сотрудники предприятий могут заранее спланировать получение отпускных авансом с последующим увольнением. Поэтому работодатель должен хорошо подумать о том, нужно ли давать работнику отпуск авансом.

Действующее законодательство гарантирует всем трудящимся ежегодный длительный отпуск. Помимо того, что он оплачивается работодателем, при его использовании за работниками сохраняются рабочие места, размеры оклады и иные рабочие условия. Порядок предоставления, оформления, оплаты отпусков регламентирован Трудовым кодексом РФ.

Для новых сотрудников действуют некоторые отличия и ограничения в предоставлении основных отпусков. Причем они касаются как обычных работников, так и отдельных категорий персонала.

Обязанность за соблюдение порядка предоставления отпусков возложена на работодателей. Поэтому его важно знать и строго придерживаться. За нарушение предусмотрена административная ответственность и иные виды наказаний.

Нормы Трудового кодекса

Права граждан на отдых на новой работе защищает трудовое законодательство. Статьей 122 установлено, что первый оплачиваемый отпускной период положен работнику спустя 6 месяцев непрерывного сотрудничества с работодателем. Он может подать заявление на отпуск на 7 рабочем месяце. В соответствии со ст. 115 общая продолжительность отдыха – 28 дней.

С одобрения работодателя первый отпуск может быть предоставлен и ранее полугода работы.

• граждане, не достигшие возраста 18 лет;
• сотрудницы, находящиеся в ожидании появления ребенка;
• работники, усыновившие детей возрастом младше 3 месяцев;
• иной персонал, имеющий привилегии, предоставленные федеральными законами (ветераны, супруги военнослужащих, совместители и пр.).

Внимание! Обозначенным категориям сотрудников отпуск дается по личным заявлениям с указанием и официальным подтверждением наличия прав на преждевременный отдых. Работодатель не имеет права на отказ даже в случае острой производственной необходимости в них.

Некоторые работодатели склоняются к тому, что через полгода работы отпуск следует брать частично. Однако, такая позиция является заблуждением.

Проработав у нового работодателя 6 месяцев, специалист получает полное право на все виды отдыха, предусмотренные :

• основной ежегодный;
• дополнительный;
• удлиненный и др.

Российское законодательство разрешает давать отпуска авансом в первом рабочем году. При увольнении сотрудника раньше отработанного времени, по которому отдых уже предоставлен, допускается удержание выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ). Расчет производится по правилу статьи 138 ТК, устанавливающей максимальное удержание заработка в размере 20%.

Важно знать! Исключительный случай расчета продолжительности первого отпускного периода – дополнительный отпуск, который предоставляется при работе с вредными или опасными условиями. Его необходимо оформлять пропорционально фактически отработанному времени (ст. 121 ТК РФ).

Для определения очередности отпускных периодов работодатели ведут специальные графики. Порядок составления очередного графика отпусков на предстоящий год установлен ст. 123 ТК РФ. Документ оформляется, согласуется и утверждается за две недели до конца текущего календарного года.

Как быть с новыми сотрудниками, если график отпусков уже составлен? Никаких ограничений ни для работника, ни для работодателя в такой ситуации нет. Задним числом график отпусков не корректируется. По письменному заявлению нового сотрудника ему предоставляется первый отпуск в положенное по закону время, если сторонами трудовых отношений не определено иных договоренностей.

Внимание! Трудовой кодекс не запрещает корректировку основного графика отпусков в течение года. Для этого отдел кадров готовит дополнительный график, согласуемый с сотрудниками, профсоюзом организации и утверждаемый руководителем в обычном порядке.

Оформление отпускного периода на первом году занятости не отличается от других лет.

Порядок следующий:

1. Написание сотрудником заявления.
2. Утверждение заявления руководителем и издание приказа (форма Т-6).
3. Расчет отпускных с внесением сведений в и .

Расчет отпускных осуществляется по среднему заработку за предшествующий год. В случае с новым сотрудником, не отработавшим 12 месяцев, для вычисления принимается заработная плата за фактически отработанное время с начала его работы до месяца, в котором подано заявление. Таким же образом рассчитывается средний заработок и определяется расчетный период.

Когда положен первый отпуск после устройства на работу

На новом месте работы отпуск полагается с первого года (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Каждый подчиненный вне зависимости от продолжительности сотрудничества с работодателем имеет право на получение отпускных дней ежегодно. Следовательно, у работников есть все законные основания на требование отпуска в новой организации в первый год своей работы.

Право на отпуск имеют все сотрудники, работающие по трудовым договорам. Условия отдыха работников, трудящихся по , определяются сторонами самостоятельно. К таким соглашениям относятся договоры подряда, оказания возмездных услуг и некоторые иные.

Отпуск представляет собой непрерывный период отдыха работника продолжительностью в несколько дней с сохранением за отпускником рабочего места на предприятии, оклада и прочих условий труда.

По общему правилу первый отпуск после устройства на работу полагается через 6 месяцев труда у нового работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). О конкретном моменте его предоставления законодательство не говорит. Следовательно, заявить о праве на отпуск можно сразу спустя полгода работы или позже, в удобное время до истечения календарного года.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск не использовался, то работодатель должен возместить его материально. Несмотря на то, что порядок предоставления отдыха работникам регламентируется законом, не лишним будет его отражение в трудовом соглашении. Все работодатели обязаны давать сотрудникам отпуск спустя полгода работы. Отказать в этом они не могут.

Можно ли уйти раньше срока

Трудовой кодекс определяет, что работодатель вправе дать отпуск раньше, установленного срока (ч. 2 ст. 122). Такое решение он принимает самостоятельно. Законных оснований для выхода обычного сотрудника, не отработавшего полгода, нет. Исключением являются категории персонала, названные в ч. 3 ст. 122.

Новый работник имеет право на досрочный отпуск, к примеру, если он:

• не достиг совершеннолетия;
• усыновил грудного ребенка (не старше 3-х месяцев);
• является беременной женщиной (перед отпуском, связанным с этим событием или сразу за ним).

Имеются и иные исключительные случаи, определенные федеральным законодательством.

Очередность отдыха

Периодичность отпускных периодов на предприятии устанавливается графиком отпусков. Документ оформляется ежегодно за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ). Для работников, не отработавших полгода, отпуска планируются на следующий год или вносятся изменения в текущий график.

По общему правилу каждый работник имеет полное право на получение основного отпуска каждый год. Использовать его он может спустя полгода работы. В связи с этим отпускной период, полагающийся по закону, может разбиваться на части, одна из которых не должна быть менее 14 дней.

Длительность

Продолжительность первого отпуска на новой работе зависит от момента, когда работник пожелал его взять. Трудовым кодексом в таком случае предоставляется право на оплачиваемый отдых в полном объеме при условии отработки 6 месяцев. Причем данный срок работы должен быть непрерывным.

Важно понимать, что уходить в отпуск по прошествии полугода не обязательно. Отпуск нового сотрудника на ежегодный отдых – это право работодателя, а не обязанность. Он может отказать в предоставлении отпуска, если имеется производственная необходимость в специалисте.

Свое право на основной оплачиваемый отпуск работник должен реализовать в течение года. Проконтролировать это обязан работодатель. По закону, если отчетный период заканчивается, он должен отправить в отпуск сотрудника, еще не уходившего на отдых. За неиспользованные отпуска ответственность несут работодатели.

Работник, в свою очередь, может отказаться от отпуска и попросить его замену денежной компенсацией. Данный вопрос решается по согласованию сторон трудовых отношений. Подчиненный имеет возможность использовать такое право только раз в два года. Отказываться от основного отпуска два, три года и более лет подряд запрещено.

По общему правилу общая длительность ежегодного отпускного периода – 28 календарных дней.

• работающие при опасных или тяжелых условиях;
• сотрудники детских садов, учреждений основного, средне-специального и высшего образования;
• несовершеннолетние работники;
• трудящиеся ненормированными днями.

Возможны и другие случаи предоставления дополнительных дней, предусмотренные федеральными законами или локальными актами.

Работодатель дает свое согласие на уход работника в отпуск, если у него имеется замена другим специалистом или он может обойтись временно без него. Если специалист отработал 6 месяцев, он может получить отпускные дни авансом, т.е. большим объемом, нежели он фактически заработал. Раньше о такой возможности речи быть не может.

Естественно, работодатели стараются избегать подобных привилегий, поскольку риск того, что сотрудник не вернется, получив оплату наперед, очень высок.

Для защиты работодателя законом предусмотрена возможность взыскания с подчиненного задолженности за использованные, оплаченные, но не отработанные отпускные дни. Но ограничение размера взыскания в 20% заработка не гарантирует полной компенсации понесенного ущерба.

Порядок оформления и оплаты в 2019 году

Официальным локальным документом организации, регулирующим порядок выхода работников в отпуска, является график отпусков. Он способствует соблюдению эффективной работы предприятия и недопущению пропусков законного отдыха. Ведь обязанность по контролю за использованием отпускных дней персоналом возложена на работодателей.

Оформление графика производится ежегодно за две недели до окончания года (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, в 2019 году последний день его подписания – 17 декабря. На предприятии, имеющем профсоюзный орган, обязателен учет его мнения при составлении документа. При необходимости перенесения отпускных дней требуется согласование изменений с сотрудниками, которых они касаются.

Внимание! Работодатель обязан давать каждому сотруднику отпуск в летнее время как минимум один раз в четыре года.

Если на момент составления графика отпусков в организации имеются сотрудники, не проработавшие полгода, необходимо спланировать время, когда им можно будет предоставить обязательный отдых после трудоустройства на следующий календарный год.

Если работник имеет право на использование первого отпуска раньше полугодовой отработки и изъявил желание им воспользоваться, необходимо включить его отдых в общий график.

Поскольку первый отпуск после устройства на работу можно брать в полном объеме, то расчет осуществляется на основе количества дней необходимых отпускнику. Оплата производится после уведомления сотрудника и до наступления первого дня отпуска. На предприятии издается приказ, содержащий сведения о количестве предоставляемых отпускных дней, их дат. Отпускник должен ознакомиться с ним под роспись.

Если нет возможности ознакомления сотрудника с приказом лично, ему отправляется специальное уведомление.

Сумма отпускных выплат рассчитывается бухгалтерией на основе среднего заработка за последний год работы. В расчете допускается использование предшествующих трех рабочих месяцев. В заработок включается не только основная зарплата, но и все премиальные выплаты, вознаграждения, надбавки.

Весь заработок отпускника разделяется на необходимое количество месяцев (12 или 3) и делится на 29,6 – среднемесячное количество календарных дней, установленное законом. Общая сумма определяется умножением числа предоставляемых отпускных дней на среднесуточный заработок.

Аналогичным образом рассчитывается денежная компенсация за неиспользованный ежегодный отдых в случае отказа работника или его увольнения. Для получения компенсации необходимо оформление заявления.

Трудовой кодекс обязывает работодателей перечислять отпускные выплаты за три дня до фактического начала отпускного периода (ст. 136). Если последний день выпадает на выходную дату, перечисление необходимо произвести заранее. Переносить выплату на последующий рабочий день запрещается. За нарушение данных правил работодатель несет административную ответственность.

В случае нарушения работодателем сроков выплаты отпускных, подчиненный вправе отказаться от отпуска и взять его любое иное время по своему усмотрению.

Помимо выплаты отпускных, предприятие должно осуществить пенсионные и налоговые отчисления по ним. Для их перечисления бухгалтерия оформляет платежные поручения. По закону все суммы должны быть переведены в государственные органы в день выплаты отпускных.