Главная Эндокринология Каким образом создается контрактная служба. О контрактной службе и ее руководителе

Каким образом создается контрактная служба. О контрактной службе и ее руководителе

В 2015 году СГОЗ нашего учреждения превысил 100 млн руб. Возникла обязанность создать контрактную службу. Региональное министерство в соответствии с финансированием установило требование к количеству сотрудников в подразделении - не более трех человек. Раньше я справлялась с закупками самостоятельно, а тут пришлось искать, кого включить в контрактную службу. При этом дополнительных штатных единиц в учреждении предусмотрено не было. Время поджимало, закупки проводить без контрактной службы мы не могли. Чтобы выполнить формальное требование, мы включили бухгалтера, экономиста и программиста в состав службы. Руководителем контрактной службы назначили меня. И тут начались проблемы.
Бухгалтер отказалась работать в контрактной службе, сослалась на загрузку и невыполнение нами стандартного порядка - мы не предупредили сотрудников заранее, не внесли изменения в трудовые договоры и должностные инструкции. Следовательно, я, как руководитель, была не вправе требовать от сотрудников заниматься закупками и отвечать перед контролерами. В итоге, чтобы соблюсти все требования, нам пришлось задержать закупки на два месяца - срок, за который необходимо предупредить работников об изменениях. После неудачного опыта мы прошли все этапы официального согласования с сотрудниками, подготовили шаблоны и схему создания контрактной службы. Поделюсь своим опытом.
Первое: за два месяца до начала работы контрактной службы предупредите сотрудников, которые уже заняты в организации, об изменении трудовой функции. Второе: внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции , издайте приказ о переводе в другое структурное подразделение, где закрепили персональные обязанности сотрудников контрактной службы. Третье: чтобы распределить обязанности, издайте приказ и разработайте , за основу возьмите . Типовое положение дополните необходимыми обязанностями и правами. Например, пропишите:

Главный вывод из ситуации, который я для себя вынесла, - работа руководителя не только в распределении задач, но и в правильном планировании. Мало решить, кто выполняет ту или иную функцию, важно правильно и заранее оформить решение. Чтобы вам было проще, поделюсь шаблонами, которые помогли и мне:
— приказ о создании контрактной службы ;
— извещение для сотрудника об изменении трудовых функций ;
— приказ об изменении должностной инструкции ;
— дополнительное соглашение к трудовому договору ;
— Положение о контрактной службе ;
— приказ о распределении обязанностей между работниками контрактной службы .
Поможет также рекомендация Системы Госзаказ: Как создать контрактную службу .
Мало передать функцию, важно подготовить сотрудников для новых задач. Для этого направьте работников на повышение квалификации.

Можно ли в каждом филиале создать свою контрактную службу

В 2016 году руководитель нашего медучреждения решил открыть филиал. К тому моменту у организации уже была контрактная служба как отдельное подразделение. Однако для нового филиала главный врач предлагал создать отдельную контрактную службу, которая бы занималась только закупками филиала. Предполагалось, что так будет проще отслеживать закупки. Поскольку в уже созданной контрактной службе юриста не было, руководитель подразделения обратился ко мне за консультацией.
Я, как юрист, пояснила, что создать несколько контрактных служб для одного заказчика нельзя. Филиал - не юридическое лицо. Филиалы действуют на основании положений, которые утверждает юрлицо, создавшее филиал. То есть филиал не является самостоятельным заказчиком по смыслу Закона № 44-ФЗ . Кроме того, Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.
Расскажу, как мы наладили работу одной контрактной службы для всех филиалов. В каждом филиале есть сотрудники, которые входят в состав контрактной службы и отвечают за закупки для филиала. В частности, работники филиала формируют потребности на следующий год в момент, когда контрактная служба готовит проект плана закупок - у нас это август текущего года, готовят техзадания, входят в приемочную комиссию, выполняют другие задачи. При этом отдельной службы для каждого филиала нет. Одна контрактная служба самостоятельно ведет план закупок и план-график, проводит закупки для собственных нужд и для нужд филиалов.
Сейчас у нас уже три филиала и одна контрактная служба. Меня взяли в контрактную службу как юриста. Я помогла наладить работу филиалов и сейчас занимаюсь претензионной работой.

Сколько человек включить в контрактную службу

С самого начала действия Закона № 44-ФЗ мы решили, что создаем контрактную службу. При этом знали, что в контрактную службу должно входить не менее двух человек, а максимальное количество людей заказчик определяет самостоятельно с учетом потребностей и финансовых возможностей. Поскольку конкурентные закупки проводили уже тогда, но только по Закону № 94-ФЗ, в контрактную службу взяли двух специалистов, которые на тот момент занимались закупками. В ходе работы Закон № 44-ФЗ претерпевал изменения, требования к сотрудникам контрактной службы также менялись, и мы поняли, что двух человек мало.
Сейчас наша контрактная служба состоит из четырех человек и руководителя. Поделюсь опытом, почему приняли решение расшириться именно до пяти сотрудников.
Когда определяли численность, исходили из общего финансового объема закупок и количества контрактов за последний год. При этом учли, что внебюджетные деньги также будем тратить по Закону № 44-ФЗ. Из опыта работы понимали, что один человек проводит 15 конкурентных закупок в месяц. Посчитали, что при наших объемах нужно три человека только на конкурентные закупки. На контракты с единственным поставщиком выделили отдельно сотрудника. Решили, что руководитель контрактной службы должен готовить план и план-график закупок, проверять все технические задания от сотрудников, контролировать работу подразделения, разрабатывать регламенты, заниматься организационной работой.
От себя дам совет: когда сомневаетесь, сколько человек взять, например, троих или четверых, остановитесь на меньшей цифре. В ходе работы станет ясно, справляются ли сотрудники с функционалом. Возможно, придется искать еще людей или предложить дополнительный функционал тем, кто уже работает. В любом случае работодателю проще найти еще одного человека, чем уволить того, что уже взял. К тому же дополнительный функционал - это дополнительная оплата для работника. Также полезными будут материалы от Системы Госзаказ:

Нужна ли каждому сотруднику ЭЦП

Когда создали контрактную службу, столкнулись с проблемой: делать ли каждому сотруднику ЭЦП или все документы подписать цифровой подписью руководителя. В итоге для себя решили сделать ЭЦП каждому работнику контрактной службы. Своей ЭЦП работник подписывает документы, которые создает в ЕИС, как правило, это извещения и отчеты. При этом контракты подписываем ЭЦП руководителя и только когда директор на рабочем месте. Расскажу, чем руководствовались.
Штрафы в закупках высокие, а каждый работник отвечает за свои конкретные задачи. Чтобы не возникло споров, кто из сотрудников нарушил закон, решили, что ЭЦП послужит доказательством, кто конкретно составил неверный документ или нарушил сроки. Кроме того, сотрудник, который ставит свою подпись под документом в ЕИС, мотивирован работать ответственно. Поэтому советую каждому работнику сделать ЭЦП.
При подписании контракта другое правило. Предложите руководителю два варианта: подписать контракт на электронной площадке своей усиленной электронной подписью либо отдельным приказом или доверенностью наделить руководителя контрактной службы полномочием подписывать контракты от имени заказчика. Если подпись ставит руководитель заказчика, в преамбуле документа укажите, что контракт подписывает заказчик в лице руководителя, действующего на основании положения или устава. При этом контракт подписывают ЭЦП руководителя. Допустим, по решению заказчика руководителя контрактной службы наделили правом подписывать контракт на электронных площадках от имени юрлица. Тогда в преамбуле контракта укажите, что документ подписывает заказчик в лице руководителя контрактной службы. Укажите реквизиты доверенности. Только при соблюдении этих условий контракт можно подписать усиленной электронной подписью руководителя контрактной службы.
Получить электронную подпись с первого раза поможет пошаговая инструкция .

Может ли юрист входить в контрактную службу и при этом заниматься работой, которая не связана с 44-ФЗ

Да, руководитель приказом вправе возложить функции работника контрактной службы на отдельных сотрудников, например на юриста. В контрактную службу нашей организации входило три работника. При этом ни у одного из сотрудников не было юридического образования. Когда дело доходило до претензионной работы, возникали трудности - работник контрактной службы не мог составить иск или жалобу. Штатные юристы от процедур в рамках Закона № 44-ФЗ отказывались, поскольку нагрузка в рамках основной работы высокая, а в должностной инструкции работы по 44-ФЗ не прописано.
Чтобы решить проблему, руководитель возложил всю претензионную работу на юридический отдел. Начальника юротдела включили в контрактную службы. Формально все специалисты юридического отдела не входят в состав контрактной службы, поэтому за претензионную работу в рамках Закона № 44-ФЗ отвечает только руководитель. Теперь у контрактной службы нашей организации проблем с юридической помощью в рамках Закона № 44-ФЗ нет.
Допустим, решили последовать нашему примеру - включить юриста в состав контрактной службы и при этом изменить или расширить трудовые функции работника. Тогда с согласия работника внесите изменения в должностную инструкцию .

Кто отвечает за техзадание

Когда контрактная служба начала функционировать, столкнулись с проблемой — сотрудникам подразделения не под силу делать все технические задания, на это недостаточно ни времени, ни квалификации. Тогда решили, что у нас в организации за разработку техзадания будет отвечать инициатор закупки . Расскажу, как реализовали идею.
Мы создали контрактную службу без формирования отдельного подразделения. В службу входят сотрудники из разных отделов, например, начальник отдела закупок, начальник отдела снабжения, начальник информационного отдела. Сотрудник отдела разрабатывает техзадание по своему направлению деятельности. Например, работник отдела снабжения разрабатывает техзадание на поставку канцтоваров, айтишники - на поставку компьютеров и т. д. Я, как руководитель отдела закупок, проверяю, отвечает ли описание объекта закупки в техзадании требованиям Закона № 44-ФЗ.
У нас заведено так, и это работает: человек, который формирует техническое задание, входит в приемочную комиссию.

У каждого из сотрудников контрактной службы своя специализация. Как обеспечить взаимозаменяемость

В нашей организации каждый специалист контрактной службы занят конкретной задачей, например: один планирует, другой размещает извещения в ЕИС и принимает заявки, третий занимается контрактами с едпоставщиком. Когда один из сотрудников заболевал или уходил в отпуск, направление простаивало - никто не знал, как делать работу другого. Такая же проблема была и с членами единой комиссии. Случалось, что во время заседания больше половины комиссии уходило в отпуска. Мы решили проблему в три этапа.
Обучаем сотрудников контрактной службы всем процессам и придерживаемся принципа взаимозаменяемости. Так сотрудники еще и развиваются, что предполагает карьерный рост.
Обучаем работников на курсах повышения квалификации и в процессе работы. Узнаем, когда специалист уходит в отпуск, и заранее, например за месяц, посвящаем других в ключевые задачи, которые им придется выполнять во время отпуска сотрудника. Поскольку все процедуры проходят в рамках плана-графика, выявить предстоящий объем не составляет труда. За замещение должности доплачиваем - это дополнительный стимул.
Чтобы организовать процесс обучения, придерживайтесь схемы:

Ознакомьтесь с профстандартами в закупках, определитесь, по какой программе обучите сотрудников - Как применять профстандарты: переподготовка и аттестация сотрудников .
Посмотрите советы по обучению от Высшей школы Госзакупок: Как повысить квалификацию или пройти переподготовку в Высшей школе Госзакупок .
Решите, каким способом закупите образовательные услуги, проведите процедуру: Как закупить образовательные услуги .

Следим за графиком отпусков членов комиссии , создаем комиссию в новом составе на период отпусков. На время отпуска основного сотрудника членом комиссии назначаем специалиста контрактной службы, опять же, доплатив за функционал .
Кто может быть членом комиссии по закупкам, смотрите в рекомендации .
Разработали регламент , где расписали порядок , в котором взаимодействуют работники контрактной службы между собой.

Как быть, если не выделили деньги на обучение контрактной службы

В 2016 году мы проверили образование работников контрактной службы и обнаружили, что большинство людей обучено по Закону № 94-ФЗ. Встала задача - переобучить персонал. Нам не выделяют бюджетных средств на обучение контрактной службы. Поэтому мы обучили работников за счет приносящей доход деятельности. Один из работников контрактной службы пришел к нам в 2017 году уже с дипломом о профпереподготовке. Теперь все специалисты, которые занимаются закупками в нашей организации, отвечают профстандартам и требованиям закона.
Дам совет организациям, у которых внебюджета недостаточно. Есть способ снизить расходы - отучиться 16 часов, а не 108. Срок в 16 часов установило Минобрнауки России (п. 12 Порядка, утвержденного приказом от 1 июля 2013 г. № 499 ).
Чтобы получить дополнительное профобразование, работник проходит программу повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы допобразования в закупках. В методических рекомендациях указано, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, - 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов. В то же время методические рекомендации применять не обязательно - документ носит рекомендательный характер. Образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401 , от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885 .
Чтобы было проще решить, на какие курсы пойти, и провести закупку, воспользуйтесь рекомендациями Системы Госзаказ:

Как избежать текучки кадров из-за маленьких зарплат

Контрактная служба нашей организации столкнулась с проблемой - зарплаты маленькие, а штрафы большие. В результате - текучка кадров.
Мы решили удерживать специалистов доплатами. Стимулируем за то, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности. Премию платим в соответствии с действующими локальными актами о премировании. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепили в положении о контрактной службе . Еще доплачиваем за материальную ответственность и присутствие в комиссии. Теперь сотрудники от нас не уходят и заинтересованы в дополнительной нагрузке.
Из своего опыта посоветую пять способов поощрить специалиста контрактной службы. Выбирайте, какой из способов подходит именно вам.
Способ 1. Доплачивайте за совмещение должностей
Допустим, работник совмещает свою основную должность, например юрист, экономист, бухгалтер, и должность сотрудника контрактной службы. Трудовое законодательство позволяет доплачивать работнику (письмо Минэкономразвития России от 30 декабря 2015 г. № Д28и-3860 ).
Чтобы оплатить дополнительную работу, оформите совмещение должностей или внутреннее совместительство.

Способ	Условия	Оплата
Совмещение должностей	Приказ руководителя, письменное согласие работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в течение рабочего дня	Размер доплаты устанавливают в твердой денежной сумме либо в процентах от тарифной ставки или оклада
Внутреннее совместительство	Отдельный трудовой договор с работником, все документы, которые предусмотрены при приеме на работу. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в свободное от основной работы время	Оплату устанавливают в трудовом договоре. При увольнении сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск

Удобнее выбрать совмещение должностей, тогда не придется заключать трудовой договор. Кроме того, размер доплаты не ограничен ни минимальным, ни максимальным уровнем. Чтобы оформить совмещение, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе пропишите:

работу, которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
размер доплаты за совмещение должностей.

Например, включите в допсоглашение такую формулировку:

На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте приказ в произвольной форме.
Требования к оформлению совмещения предусмотрены в статье 60.2 Трудового кодекса РФ.
Способ 2. Выпишите премию
Основание для премии - качественное исполнение работником должностных обязанностей. Премию выпишите в соответствии с действующими локальными актами о премировании в пределах бюджетных денег на оплату труда. Платить работнику за счет экономии на закупке нельзя. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепите в положении о контрактной службе, например, так:

Способ 3. Заплатите стимулирующую надбавку
Работодатель вправе установить стимулирующую надбавку за интенсивность и высокие результаты работы. Утвердите в организации систему критериев и показателей эффективности контрактной службы, например:

своевременная и оперативная работа по подготовке необходимой документации для проведения закупок и торгов;
подготовка оперативной, в том числе внеплановой, отчетности и информации;
соблюдение сроков подготовки и передачи проектов контрактов;
соблюдение сроков обработки протоколов разногласий.

Способ 4. Оплатите дополнительную работу
Если дополнительные функции работника контрактной службы не закреплены в должностной инструкции, то речь идет о дополнительной работе. Оформите увеличение объема работы как расширение зоны обслуживания. Расширение зоны обслуживания - выполнение наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ ).
За дополнительную работу установите дополнительную оплату. Размер доплаты определите по соглашению сторон. Для этого составьте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 , 151 Трудового кодекса РФ).
Способ 5. Оплатите сверхурочную работу
Допустим, сотрудник контрактной службы задерживается на работе, когда надо оперативно провести конкурентную закупку. Оплатите дополнительное время как сверхурочную работу - издайте приказ и получите согласие сотрудника контрактной службы. Согласие оформите в виде заявления.

Порядок прописан в статьях 99 , 149 Трудового кодекса РФ.
Первые два часа переработки оплатите не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном . При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре вы вправе определить конкретный размер доплаты (ст. 152 Трудового кодекса РФ ).

Кто платит штраф за сотрудника, который уволился

Во время плановой проверки нашей организации контролеры выявили нарушения, которые совершил уволившийся перед проверкой сотрудник. Административное производство ведут в отношении работника, который совершил правонарушение, ведь увольнение - не основание освободить от штрафа. Однако в нашем случае штраф заплатил руководитель, так как в должностной инструкции бывшего сотрудника работодатель ответственность не установил. После такого опыта мы внесли в должностные инструкции работников контрактной службы изменения - прописали ответственность. Теперь за нарушение платит сам сотрудник, а не руководитель. При этом не нужно волноваться, когда сотрудник увольняется. Если ответственность прописали в должностной инструкции - накажут в любом случае виновного.
Чтобы не столкнуться с проблемой нашей организации, посоветую уже сейчас проделать четыре шага из инструкции:
1. Пересмотрите должностные инструкции работников контрактной службы.
2. Если в должностной инструкции нет пункта об ответственности, внесите его, например, так:
3. Предупредите сотрудника о том, что вносите изменения в должностную инструкцию - составьте уведомление .
4. Правки в должностную инструкцию внесите приказом .

Внимание: срок исковой давности - один год с момента, когда работник нарушил закон (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ ).

Данная должность появляется, когда общая годовая величина закупок заказчика не выше 100 млн руб., а также нет контрактной службы.

Один заказчик может иметь в штате несколько контрактных управляющих, которые будут заниматься закупками в разных сферах. К примеру, один управляющий может осуществлять закупку строительных и ремонтных работ, другой - продуктовой корзины, третий - различной техники и т. д.

Обязанности

Положения ч.4 ст.38 44-ФЗ описывают, что должен делать контрактный управляющий, обязанности которого состоят в следующем:

Разрабатывать подготавливать изменения для внесения в данный план, размещать план в единой информационной системе, заносить изменения в план.
Разрабатывать план-график, готовить изменения для него, вносить план-график в ЕИС, вносить изменения в план-график.
Подготавливать и размещать в ЕИС извещения об исполнении закупок, документов о закупках, готовить и направлять приглашения о принятии участия в выборе поставщиков закрытым способом.
Осуществлять закупки и заключать контракты.
Участвовать в рассмотрении дел, касающихся обжалования результатов выбора поставщиков и готовить материал для выполнения претензионно-исковой работы.
Организовывать консультации с поставщиками, если того требует случай, принимать участие в таких консультациях для выявления конкурентной среды, выявления лучших технологий, решения вопросов, касающихся обеспечения госнужд. Данная работа должна проводиться на стадии планирования закупок.
Исполнять другие обязанности, которые предусмотрены 44-ФЗ.

Требования

Федеральный закон не содержит конкретных требований к тому, чтобы сотрудник, претендующий на должность «контрактный управляющий», повышал свою квалификацию. Но тем не менее, согласно ст.39 44-ФЗ, в комиссию заказчика могут входит лишь те лица, которые прошли профессиональную подготовку или обладают определенными навыками.

Федеральный закон определяет требования к тем сотрудникам, которые хотят стать контрактными управляющими. Во-первых, сотрудник должен иметь высшее образование, а во-вторых, документ, подтверждающий наличие дополнительного образования в закупочной сфере.

Есть и такое понятие, как профстандарты по 44-ФЗ. Законом принято решение не использовать больше в обиходе понятие «повышение квалификации». Есть профподготовка и переподготовка. Почему не повышение квалификации? Первое понятие направлено на обновление уже имеющихся навыков и повышение профессионализма в рамках существующего образования. Второе понятие направлено на получение новой квалификации, то есть сотрудник будет переобучаться.

Законом были установлены сроки до 1.01.2017 г., чтобы все сотрудники, находящиеся на должности контрактного управляющего, прошли переобучение и соответствовали заявленным требованиям.

Контрактный управляющий по 44-ФЗ - это работник, имеющий следующие документы:

для тех сотрудников, кто получил обучение на семинарах с временем прохождения 72-100 часов;
свидетельство о повышении квалификации: для тех, кто обучался свыше 100 часов;
диплом о профессиональной переподготовке: для тех, кто обучался свыше 1000 часов.

Профстандарты

Опираясь на ч.1 ст.9 44-ФЗ, работодатели должны обеспечивать их деятельность и деятельность контрактного управляющего на профессиональной основе. Поэтому заказчик обязан давать должность «контрактный управляющий» только тем сотрудникам, которые имеют необходимые навыки и знания, относящиеся к закупочной сфере.

Кроме этого, такой специалист имеет право во время работы повышать уровень профессиональной подготовки, знания о закупочной деятельности, навыки, соответствующие занимаемой должности, а также уровень квалификации в сфере госзакупок.

Сотрудник, который решил пройти переподготовку, должен пройти обучение на контрактного управляющего. Обучение может проходить как очно, так и заочно. Сейчас большой популярностью пользуются дистанционные курсы. Данная форма обучения предполагает безотрывное обучение от самой работы. Данные курсы состоят из теоретической и практической частей.

Выбирая дистанционное обучение, работодатель все же должен быть готов предоставить сотруднику немного свободного времени для прохождения практических заданий. Для тех сотрудников, которые повышают квалификацию, дается минимум 16 часов для обучения. А для тех, кто проходит переподготовку, дается минимально 250 часов.

Контрактный управляющий может быть новым сотрудником, сотрудником, который переведен на данную должность приказом, или сотрудником, который совмещает данную должность с основной.

Должностная инструкция

В законодательстве нет каких-либо пометок, что именно должна содержать должностная контрактного управляющего и что она вообще должна быть. Поэтому руководитель может самостоятельно выбрать документ, который будет регламентировать работу контрактного управляющего, где прописываются обязанности и права данного сотрудника.

Можно указать должностные обязательства в трудовом договоре или в приложении к нему, но в таком случае составлены они должны быть согласно профстандартам контрактного управляющего.

Иногда данный вариант не совсем удобен для реализации, поэтому руководство организации может составить документ не конкретно для сотрудника, а на должность в целом. Конкретного образца, как должна выглядеть должностная инструкция контрактного управляющего, нет. Поэтому каждая организация, где есть подобная должность, может создать свою унифицированную форму.

Есть один нюанс, который должен быть учтен и об этом должны уведомить сотрудника, предполагающего занять оговариваемую должность. Инструкция контрактного управляющего по 44-ФЗ должна содержать сведения о том, что данный сотрудник несет ответственность перед законом и может быть оштрафован или же понести административное наказание за невыполнение своих обязанностей или же за злоупотребление своими полномочиями.

Ответственность

Учитывая положение ч.5 ст.38 44-ФЗ, ответственность контрактного управляющего находится в пределах тех обязанностей, которые он исполняет. В инструкции должны быть четко описаны обязанности работника, находящегося на данной должности и ответственность, которую он несет за неисполнение указанных обязанностей.

Сотрудник несет ответственность согласно ТК РФ за неисполнение или пренебрежение своими должностными обязанностями, предусмотренные инструкцией, а также за причинение материального вреда работодателю.

К тому же, контрактный управляющий может понести уголовное, гражданское или административное наказание за правонарушение, которое совершается в процессе его трудовой деятельности.

Законодательно установлено, что контрактные управляющие могут нести индивидуальную ответственность за соблюдение требований, которые установлены законом о контрактной системе в области закупок. Лица, нарушающие предписания закона и нормативных актов, могут понести наказание, вплоть до уголовного.

Штрафные санкции

Как уже говорилось выше, контрактный управляющий по 44-ФЗ, должностная инструкция которого предполагает наличие ответственности, должен внимательно относиться к своей работе. К штрафным санкциям за неисполнение или злоупотребление своими обязанностями относятся:

Административное наказание. Размеры штрафов определены КоАП РФ.
Дисциплинарное взыскание.
Уголовное наказание.

Назначение

При назначении контрактного управляющего заказчик должен придерживаться следующего алгоритма:

вводится новая должность в текущее штатное расписание организации;
составляется должностная инструкция контрактного управляющего;
издается приказ о назначении контрактного управляющего в данной организации.

Автоматизация процесса

В настоящее время создается очень много программ, которые направлены на помощь в принятии управленческих решений. Автоматизация в сфере госзакупок становится все более популярной.

Специальные программы выполняют мониторинг, составляют планы-графики, уведомляют поставщиков и выполняют еще много полезных действий. Но еще не скоро машины вытеснят человеческий труд. Даже несмотря на то, что программа выполняет большинство работы, сотрудник должен перепроверить всю информацию. Но, тем не менее, автоматизация существенно сокращает время работы и трудозатраты.

Создание контрактной службы

Согласно не раз упомянутому 44-ФЗ, определяющим моментом при создании контрактной службы является совокупный годовой объем госзакупок в соответствии с планом-графиком.

Заказчик должен создать контрактную службу, если показатель будет превышать 100 млн. руб.

Законодательство дает заказчикам выбор - изменять структурную систему своей организации, создавая новый отдел, или же распределять обязанности между работающими сотрудниками путем совместительства. И это при показателе ниже 100 млн. рублей. Если не создается, назначается контрактный управляющий по 44-ФЗ, должностная инструкция которого включает все обязанности, прописанные в законе.

Способы создания

Если работодатель остановился на создании контрактной службы, то у него есть несколько способов сделать это:

Заказчик формирует отдельное структурное подразделение, начальником которого является руководитель контрактной службы. Такой способ актуален для очень крупных предприятий, где отдел включает большое количество сотрудников, работающих в штате на постоянной основе.
Заказчик готовит приказ, где указывается постоянный состав сотрудников. В результате этого образуется отдельная служба (не путать со структурным подразделением). Главенство принимает на себя заместитель руководителя организации. Основной плюс такого способа - быстрое расформирование отдела в случае необходимости. Обычно такая служба состоит из нескольких человек.

Комиссия по госзакупкам

Согласно ст.39 44-ФЗ, заказчик обязан принять решение об образовании комиссии до начала закупок для выявления поставщиков. Он назначает состав комиссии, порядок работы и председателя. Исключением является ситуация, когда поставщик один.

Состав комиссии включает в себя не менее пяти человек, если это:

проведение конкурсов;
проведение аукционов;
запросы котировок, предложений (единая комиссия).

Состав комиссии должен быть не менее трех человек, если это:

проведение котировок;
комиссия для рассмотрения заявок и конечных предложений.

Если при создании комиссии обнаружится, что в ее составе находится человек, который лично заинтересован в выборе конкретного поставщика, заказчик должен незамедлительно его заменить на другое физлицо, не заинтересованное в итоговом результате закупок.

Комиссия может выполнять свои обязанности и принимать решение, если на заседании находится хотя бы половина от ее состава.

Участники комиссии должны быть заблаговременно уведомлены о дате, времени и месте проведения заседания. Заочное принятие решений, а также передача права голоса, запрещены.

Здравствуйте, Инна!

Согласно ст.38 44-ФЗ 1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых в соответствии с планом-графиком превышает сто миллионов рублей , создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным ). 2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика в соответствии с планом-графиком не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее -контрактный управляющий ).

6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок .

Согласно ч. 28 ст.112 44-ФЗ До 31 марта 2014 года заказчики вправе создавать контрактные службы в соответствии со статьей 38 настоящего Федерального закона.

Таким образом,

1.)Могут ли главный врач больницы и руководитель контрактной службы работать в одной больнице?

В связи с тем, что контрактная служба создается при организации (учреждении) и это не самостоятельный орган, то главврач и руководитель контрактной службы должны работать в одной больнице.

2.)Может ли руководитель контрактной службы делегировать все свои полномочия заместителю руководителя контракной службы?

Может, издав соответствующий приказ.

3.)Можно ли на должность руководителя контрактной службы назначить лицо, которое имеет удостоверение о повышении квалификации пятилетней давности, но практически не занималось данной работой, кроме участия в комиссии.

В связи с тем, что законом четко не оговорен данный момент, однозначно ответить на данный вопрос невозможно. Поскольку процедуры, регалминитированные 94-ФЗ и 44-ФЗ значительно разняться, я предполагаю, что нет. Попробуйте задать этот вопрос для надежности в органе, уполномоченном осуществлять контроль за исполнением 44-ФЗ.

4.)Можно ли создать отдел закупок (отдел контрактной службы), наименование которого отсутствует в нормативных документах (квалификационные справочники, типовые положения) Минтруда?

Типовое положение о контрактной службе можно посмотреть по ссылке выше.

Также считаю необходимым напомнить, что контрактная служба создается в учреждении при совокупном объеме закупок за год превышающем 100 миллионов рублей. Если объем закупок не превышает данный показатель, то в учреждении может работать только контрактный управляющий.

Структуру контрактной службы определяет рамочное (типовое) положение, но каждый заказчик ее устанавливает самостоятельно. Разберем, какие функции возложить на контрактную службу и как назначить полномочия для контрактного управляющего.

Структура контрактной службы

Как совершенно новая система государственных закупок, контрактная система вменила заказчикам новую обязанность по созданию контрактной службы или назначению контрактного управляющего.

В случае если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает 100 млн руб. , то заказчик самостоятельно принимает решения о способе реализации данной обязанности. То есть назначение контрактного управляющего - это право, а не обязанность.

Серьезная проблема любого заказчика — организация внутреннего контроля закупочной деятельности. А он просто необходим, чтобы упредить случайные или намеренные нарушения при закупках, которые потом могут обнаружить внешние контролеры. Какие правовые механизмы есть для этого? Автор считает, самый оптимальный из них — расширение полномочий контрактной службы и контрактного управляющего.

Контрактный управляющий по 44-ФЗ

В случае если заказчик выбрал назначение контрактного управляющего, то на такого работника возлагаются обязанности как в соответствии с занимаемой им должностью, так и в соответствии с его назначением контрактным управляющим.

В учреждении может быть назначено несколько контрактных управляющих. При этом, если их несколько, вам необходимо прописать то, какие обязанности выполняет каждый из них.

Для надлежащего оформления необходимо издать локальный акт о назначении.

Один, например, отвечает за закупку продуктов. Другой - за планы-графики. Третий - за внесение сведений в реестр контрактов.

Но на практике встречается очень редко, чтобы было несколько контрактных управляющих.

Как сделать карьеру в закупках: что профстандарт требует от контрактных управляющих

Чтобы в контрактной службе наказание за ошибки несли действительно те, кто допустил их, создайте таблицу должностных задач. И утвердите ее как приложение к регламенту контрактной службы. Как сделать и заполнить ее —

Российская практика показывает, что большинство заказчиков, доход которых не превышает установленного лимита, принимает решение о создании контрактной службы (а не назначении контрактного управляющего), что обусловлено отсутствием в нашей стране должной мотивации и материального поощрения контрактного управляющего как должностного лица, несущего практически единолично всю ответственность за закупки конкретного заказчика. Назначение же контрактного управляющего приводит к текучке кадров на этой позиции.

Этика общения специалиста в сфере закупок: требования и нормы профстандарта

«Каков ваш опыт работы» и «прошли ли вы переобучение» — важные, но не единственные вопросы заказчика, к которому вы придете устраиваться на работу. Узнайте, о чем еще вас спросят при собеседовании на позицию контрактного управляющего

Ведь в случае создания контрактной службы предполагается равномерное распределение обязанностей между ее членами, а при назначении контрактного управляющего, такое должностное лицо единолично осуществляет все функции и полномочия.

На время отсутствия контрактного управляющего заказчиком издается приказ о назначении лица временно исполняющего его обязанности.

Чтобы определить поставщика, подрядчика или исполнителя, прежде всего необходимо запланировать электронные процедуры. Получить электронную подпись. Выбрать площадку, которая наилучшим образом подойдет вашей организации, и зарегистрироваться. Далее сформировать документацию и извещение, провести процедуры и определить поставщика и заключить контракт с учетом особенностей каждого из способов закупки.
Смотрите решения для каждого электронного способа: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений.

Структура и численность контрактной службы определяется и утверждается заказчиком, но не может составлять менее двух человек.

Может ли заместитель начальника отдела правового обеспечения быть руководителем контрактной службы?

Контрактная служба может организовываться путем создания отдельного структурного подразделения или путем утверждения заказчиком постоянного состава своих работников, выполняющих функции контрактной службы (без образования отдельного структурного подразделения). Поэтому не всегда нужно менять штатное расписание.

Поскольку контрактная служба ведет закупки с момента их планирования и до момента исполнения контрактов и составления отчетности, предполагается, что в состав контрактной службы должны входить представители юридического и финансового структурных подразделений заказчика и, безусловно, в полном составе представители структурного подразделения, ответственного за организацию госзакупок.

Контрактная служба может представлять собой некую надстройку.

Это в том случае, если она идет без образования структурного подразделения. Например, она может быть создана приказом руководителя, которым на отдельных сотрудников бухгалтерии. АХО, отдел закупок (если такой существует) возложены функции КС. При этом если включение отдельных сотрудников в состав КС связаны с изменением или расширением трудовых функций, а следовательно с изменением трудового договора, то такое включение может осуществляться только с согласия базовых сотрудников и при условии внесения изменений в их должностные инструкции.

Контрактную службу возглавляет руководитель этой службы. В случае если она создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель, назначаемый на должность также приказом руководителя заказчика либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу, созданную без образования отдельного подразделения, возглавляет руководитель заказчика или один из заместителей руководителя заказчика, что подтверждается письмом Минэкономразвития России от 04.06.2015 № Д28и-1514.

Проверки выявляют нарушения этого. К примеру, в учреждении назначен руководителем КС главбух или начальник АХО, которые не являются замами руководителя.

Начальник юридического или финансового отделов не может быть руководителем контрактной службы, созданной без образования отдельного структурного подразделения, в случае если такой сотрудник не обладает статусом зам. руководителя организации.

Очень редко на практике встречается, когда руководителем КС назначается руководитель учреждения.

По своей сути контрактная служба выделяет в особый ранг всех работников заказчика, задействованных в процессе закупок, за исключением работников, осуществляющих вскрытие конвертов с заявками участников закупки, рассмотрение и оценку заявок, а также приемку исполнения контракта.

Не может подписывать контракт то должностное лицо, на которого выдана ЭЦП, которое не имеет приказа о передаче полномочий от руководителя. Если руководитель уходит в отпуск, то и.о. Может быть 2 ЭЦП на случае поломки, утраты. Последний срок… Флешка потерялась.

ВАЖНО! У заказчика должна еще быть комиссия по закупкам .

В отличие от контрактной службы, перманентность работы комиссии по осуществлению закупок зависит от решения заказчика. Согласно которому она может быть либо постоянно действующей структурой (единая комиссия по осуществлению закупок), осуществляющей функции по осуществлению закупок путем применения любого из способов определения поставщика (кроме единственного поставщика), либо создаваться отдельно для различных способов определения поставщика (конкурсные, аукционные, котировочные комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений). Закупочная комиссия может создаваться в т. ч. отдельно для каждой закупки.

Основная цель работы комиссии по осуществлению закупок - определение поставщика (подрядчика, исполнителя) - означает необходимость вскрытия конвертов с заявками, оценку, рассмотрение и сопоставление заявок участников закупки, что предопределяет возможность и логичность включения в состав закупочной комиссии как внутренних, так и внешних специалистов в сфере госзакупок.

Интересно, что реализация данного права заказчика возможна в рамках создания им комиссии по осуществлению закупок, согласно порядку работы которой ее состав является постоянным, кроме одного из ее членов - профильного специалиста, который назначается до осуществления каждой закупки в соответствии с особенностями необходимого заказчику конкретного товара, работы или услуги.

Функциональные обязанности контрактной службы определяют негласное правило, согласно которому в ее состав входят работники заказчика, а какая-либо необходимость привлечения сторонних физических лиц отсутствует.

Следовательно, контрактная служба является постоянно действующим «закупочным органом» заказчика.

Что делает комиссия	Что делает контрактная служба (контрактный управляющий)
Вскрывает конверты с заявками на участие в конкурсе	Разрабатывает план закупок (план-график), в т. ч. готовит изменения в них
Ведет протокол вскрытия конвертов с заявками на участие	Готовит и размещает в ЕИС процедурную документацию (извещение, документацию, проекты контрактов)
Подписывает протокола вскрытия конвертов	Обеспечивает закупочный процесс, включая заключение контрактов
Рассматривает и оценивает заявки на участие в конкурсе (запросе котировок, аукционе первых и вторых частей) и принимает решение о допуске	Участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов процедур и готовит материалы для претензионной работы
Подписывает протокола рассмотрения и оценки заявок и протокол подведения итогов	Организует на стадии планирования консультации с поставщиками
Оформляет протокол рассмотрения заявок	Иные полномочия, предусмотренные контрактной системой

Функции, прописанные в ст. 38 Закона № 44-ФЗ

Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:

разрабатывают план закупок, осуществляют подготовку изменений для внесения в план закупок, размещают в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения;
разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
осуществляют подготовку и размещение в ЕИС извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы; (в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Требования к сотрудникам контрактной службы

В соответствии с ч. 23 ст. 112 Закона № 44-ФЗ до 1 января 2017 г. контрактным управляющим может быть лицо, имеющее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

На сегодняшний момент существует совместное письмо Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015 «О направлении методических рекомендаций».

Рекомендуется устанавливать минимальный срок освоения программ вне зависимости от используемых технологий обучения не менее 108 ч, за исключением случаев, установленных п. 2.4 Методических рекомендаций (п. 2.3 Методических рекомендаций).

Таким образом, для большинства сотрудников повышение квалификации должно составлять не менее 108 ч. Исключение составляют руководители организаций-заказчиков - для них не менее 40 ч.

О том, как выбрать подходящие курсы по закупкам и где пройти обучение с выдачей удостоверения государственного образца,

Какие требования предъявляют к контрактным управляющим работодатели

Пример описания вакансии

Контрактный управляющий (уровень квалификации 6)

Департамент культуры города Москвы "Измайловский Парк культуры и отдыха" Москва

Зарплата: до 45 000 руб., опыт работы от 3 до 6 лет, высшее образование

Должностные обязанности:

разрабатывает план закупок, осуществляет подготовку изменений для внесения в план закупок, размещает в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения;
разрабатывает план-график, осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график, размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
осуществляет подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
обеспечивает осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляет подготовку материалов для выполнения претензионной работы;
организует в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и мун

Требования:

Знание Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ " О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
Опыт работы не менее трех лет в сфере закупок