Какие документы предоставлять по требованиям в налоговую. Срок предоставления документов по требованию налоговой

Одним из инструментов налогового контроля является истребование инспекторами документов (информации, пояснений) у налогоплательщика или его контрагентов. Когда и что именно вправе запросить налоговики? Как быстро и в каком виде нужно представить данные?

Налоговые инспекторы вправе истребовать у вас:

Документы, связанные с вашей деятельностью (п. 1 ст. 93 НК РФ);

Документы и информацию о деятельности вашего контрагента, в отношении которого проводится проверка (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);

Информацию и документы о конкретной сделке, в которой вы участвовали или о которой располагаете сведениями (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);

Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).

В общем случае штраф за непредставление истребованных инспекцией документов составляет 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако если речь идет о документах о деятельности контрагента или касающихся конкретной сделки, штраф составляет 10 тыс. руб. независимо от количества непредставленных документов (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ).

Когда могут истребовать документы

В большинстве случаев направление соответствующего требования правомерно только в случае проведения налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, которые и сами связаны с проверкой (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ). Вне рамок какой-либо проверки инспекторы вправе истребовать только документы или информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Формат выездной проверки позволяет налоговикам знакомиться с оригиналами документов налогоплательщика, которые им необходимы для контроля за исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). И, как правило, в первую очередь инспекторы используют именно это право. А если полученной информации недостаточно, уже направляют требование о представлении всех или некоторых документов в виде заверенных копий. При этом никаких дополнительных оснований кроме факта проведения выездной проверки инспекторам не требуется, а перечень испрашиваемых документов ограничен только периодом и предметом проводимой проверки.

Обратите внимание! Инспекция не вправе истребовать документы, копии которых вы ранее представляли в ИФНС для камеральной или выездной проверки, если, конечно, ИФНС не утратила их в результате форс-мажора (наводнения, пожара и т.п.)) (п. 5 ст. 93 НК РФ, Письмо ФНС России от 04.12.2015 N ЕД-16-2/304 (п. 2)).

При камеральной проверке налоговики, помимо документов, вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, но для любого истребования, в том числе документов, нужны дополнительные основания (п. п. 3, 7 ст. 88 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.10.2015 N 03-02-07/1/58461). Формы требований о представлении пояснений и документов утверждены Приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@ - Приложения N N 1 и 15 (см. таблицу 1).

Таблица 1

Основание	Что вправе потребовать ИФНС
В декларации обнаружены ошибки	Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ)
Сведения в декларации противоречат сведениям из документов, представленных налогоплательщиком
Сведения в декларации не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в ИФНС	Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ). Документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации (п. 4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 15.03.2012 N 14951/11)
В декларации отражен убыток	Пояснения, обосновывающие размер убытка (п. 3 ст. 88 НК РФ)
Сумма налога в "уточненке" меньше, чем в первоначальной декларации	Пояснения, обосновывающие уменьшение суммы налога (п. 3 ст. 88 НК РФ)
"Уточненка", уменьшающая сумму налога к уплате или увеличивающая убыток, представлена по истечении двух лет с последнего дня срока подачи декларации. Например, "уточненка" по НДС за I квартал 2014 г. с суммой налога к уменьшению представлена 22.04.2016 или позже	Первичные документы, регистры налогового учета и иные документы, на основании которых уменьшена сумма налога к уплате или увеличен убыток (п. 8.3 ст. 88 НК РФ)
К декларации не приложены обязательные сопутствующие документы	Документы, которые прилагаются к декларации (п. 7 ст. 88 НК РФ). Например, документы, подтверждающие нулевую ставку НДС, указанные в ст. 165 НК РФ
В декларации заявлены налоговые льготы	Пояснения об операциях (имуществе), по которым применены льготы. Документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ)
Представлена декларация по НДС с суммой налога к возмещению	Документы, подтверждающие правомерность вычетов по НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 16.09.2015 N СД-4-15/16337)
В декларации по НДС сведения об операциях: Или противоречат другим сведениям в этой декларации; Или не соответствуют сведениям об этих операциях в декларации по НДС, поданной в ИФНС другими лицами; Или противоречат сведениям из журнала учета счетов-фактур. При этом такие противоречия и несоответствия свидетельствуют о занижении НДС к уплате или завышении налога к возмещению	Пояснения и любые документы (в т.ч. счета-фактуры и первичные документы), относящиеся к операциям, в сведениях о которых выявлены противоречия или несоответствия (п. 8.1 ст. 88 НК РФ, Письма ФНС России от 06.11.2015 N ЕД-4-15/19395, от 16.09.2015 N СД-4-15/16337)
Представлена декларация по НДПИ, водному или земельному налогам	Документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты этих налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

Представления документов или информации о контрагенте или конкретной сделке инспекция, проводящая у него проверку, вправе запросить у вас только через инспекцию, в которой вы состоите на учете. То есть она должна направить в вашу ИФНС поручение на истребование, а уже ваша инспекция выставит вам само требование, приложив копию поручения (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Срок и способ исполнения требования

Таблица 2

Что требуют	Срок представления
Документы (информацию) о контрагенте, в отношении которого проводится камеральная или выездная проверка	5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ)
Документы (информацию) о конкретной сделке
Документы при проведении в отношении вас камеральной или выездной проверки	10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ)
Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию и документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации, при проведении камеральной проверки	5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ)

Если вам недостаточно времени, отведенного на исполнение требования, вы можете попросить отсрочку. Для этого не позднее следующего дня со дня получения требования направьте в ИФНС уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

Причины, по которым не можете представить запрошенные данные в срок;

Срок, в который вы обязуетесь представить документы.

Решение по поводу отсрочки ИФНС должна вынести в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Принимают такое решение инспекторы полностью на свое усмотрение. Поэтому начать готовить запрошенные документы стоит сразу после получения требования.

Направить собранные документы в ИФНС можно тремя способами:

Лично или через представителя;

По почте заказным письмом;

В электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через Личный кабинет налогоплательщика.

Электронные и бумажные документы

Документы могут иметь одну из двух форм - бумажную или электронную.

Документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это могут быть:

Бумажные копии;

Электронные образы.

Бумажные копии - это ксерокопии с надписью "Копия верна", заверенные подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Печать в данном случае необязательна, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@). При этом листы документов нужно пронумеровать и прошить по правилам, которые должна утвердить ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона от 01.05.2016 N 130-ФЗ). Пока же в этих целях можно руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС.

В частности, если в вашей подборке есть многостраничные документы, у вас два варианта:

Отдельно заверить каждую страницу документа;

Прошить и пронумеровать документ и заверить всю подшивку, но ее объем не должен превышать 150 листов (Письма Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Электронные образы - это скан-копии. Скан-копии, которые отвечают формату, установленному ФНС, можно направлять в ИФНС по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона N 130-ФЗ). Такие форматы ФНС еще должна утвердить, но уже сейчас допустимо представлять в ИФНС в виде скан-копий некоторые документы (Письма ФНС России от 25.01.2016 N ЕД-4-15/887@, от 09.12.2015 N ЕД-4-2/21577). Всего их 11:

	Вид документа
	Счет-фактура
	Товарно-транспортная накладная
	Акт приемки-передачи работ (услуг)
	Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
	Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
	Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
	Товарная накладная (ТОРГ-12)
	Дополнение к договору
	Договор (соглашение, контракт)
	Корректировочный счет-фактура
	Отчет НИОКР

Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл - иметь расширение tif, pdf, jpg или png. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного документа, но и:

Имя файла;

Дату и номер сканированного документа;

Сумму денежной оценки операции и сумму налога;

Реквизиты документа-основания;

Роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).

Электронные документы тоже иногда могут нуждаться в копии. Дело в том, что направить в ИФНС по ТКС можно только те электронные документы, которые составлены по установленным форматам. А установлены они далеко не для всех документов. Среди избранных (Письмо ФНС России от 09.02.2016 N ЕД-4-2/1984@):

Счет-фактура, в том числе корректировочный, УПД, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;

Товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг);

Документ о передаче товаров при торговых операциях и документ о передаче результатов работ.

Если электронные документы, которые вам нужно направить в инспекцию, составлены не по утвержденному ФНС формату, тогда их нужно распечатать и отправить в ИФНС в бумажном виде. Такие "копии" заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов с добавлением отметки о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871).

В любом случае представляемые в ИФНС документы нужно сопроводить описью:

В двух экземплярах в свободной форме, если представляете документы лично;

В двух экземплярах по форме 107, если представляете документы по почте;

По Формату, утвержденному Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@, если направляете документы по ТКС.

В случае возникновения претензий со стороны налоговой инспекции нередко приходится составлять письменный ответ (по образцу) на ее требования с предоставлением соответствующих пояснений. Как правильно составить такой ответ в разных случаях, готовые примеры и пошаговые инструкции – в этой статье.

Когда нужно предоставить пояснения

Прежде всего, важно понимать, что предоставление пояснений – это не всегда обязанность работодателя. Если налоговая выявила несоответствия или ошибки, то организация должна предоставить разъяснения только в том случае, если они были найдены в ходе камеральной проверки. Наиболее часто встречаются такие нарушения:

• некорректная информация в налоговых декларациях;
• противоречия в данных, которые предоставлены в одном или нескольких отчетных документах;
• нарушения в операциях, которые связаны с получением налоговых льгот (каникул, сниженных ставок);
• противоречия между информацией, которую предоставил налогоплательщик, и данными, имеющимися в налоговой.

Таким образом, ответ на требование налоговой целью предоставления соответствующих пояснений (по образцу) обязателен, если была проведена камеральная проверка, которая и выявила нарушения. А во всех остальных случаях предоставление письменных объяснений – это право компании. Однако, как показывает опыт, лучше позаботиться и направить в инспекцию письмо, поскольку это нередко помогает в донесении своей позиции до проверяющих.

Практика показывает, что в большинстве случаев пояснения необходимо предоставить в связи с расхождениями по НДС и налогом на прибыль .

Порядок составления

В общем виде процедура происходит следующим образом:

1. После проведенной камеральной проверки налоговая присылает требование в виде бумажного письма или электронного. В тексте указываются данные, которые по мнению инспекции составлены некорректно, а также расхождения в сведениях, содержащихся в разных документах.
2. Затем налогоплательщик обязан в кратчайшие сроки дать свои пояснения – до 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем получения уведомления.
3. Можно направить как по почте (заказным письмом), с курьером, так и в электронном виде. При этом в случае с электронным письмом важно удостоверить его с помощью электронной цифровой подписи. Если она не создана, остается только один вариант – отправить его в обычном бумажном виде. Также важно знать, что нередко вместе с самим ним необходимо и предоставление документов с пояснениями. Тогда в тексте письма обязательно указываются приложения: прописывается название документа, количество и вид (оригинал или копия).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не лишает налогоплательщика права предоставить свои пояснения в устном виде. Однако для того, чтобы перестраховаться (на случай возможных судебных разбирательств) лучше оформить всё письменно, копию которого обязательно сохранить у себя (электронную версию также лучше распечатать и продублировать).

Как составить: требования к образцу

Утвержденной формы не существует, поэтому каждая компания вправе выбрать собственный вариант. Лучше всего напечатать его на фирменном банке. А оформить документ можно по общим правилам:

1. В «шапке» в правом верхнем углу прописывается сокращенное название налоговой инспекции (например, «в Межрайонную ИФНС №19 по Челябинской области»).
2. Под сведениями об адресате прописываются все данные об отправителе: письмо отправляется от конкретного должностного лица (как правило, от директора фирмы или руководителя филиала), поэтому указываются его ФИО, должность и сокращенное название организации (например, ООО «Хлебодар»), а также адрес и контактные данные.
3. Под «шапкой» с левой стороны можно проставить отметку о том, под каким номером и датой было зарегистрировано письмо в журнале исходящей корреспонденции организации.
4. Далее по центру следует название письма, которое отражает его суть, например, «Ответ на требование налоговой инспекции» (а в скобках поясняется, по какому именно поводу).
5. В самом тексте письма сначала очень коротко прописываются обстоятельства – т.е. упоминание о том, что от налоговой пришло письмо с требованием объяснения, в ответ на что фирма отправляет свое письмо.
6. Далее следует собственно разъяснение с детальным, но максимально лаконичным описанием своей позиции. Как правило, достаточно 1-2 печатных листов.
7. Если к письму прикладываются какие-либо документы, они тоже прописываются в разделе «Приложения».
8. Наконец, отправитель указывает должность, еще раз прописывает название компании, ставит подпись и ее расшифровку.
9. Нижняя строка, левый угол – дата составления документа. Ее необходимо указать обязательно, чтобы иметь дополнительное доказательство, что он предоставлен вовремя.

Готовый пример представлен ниже.

Виды: готовые примеры по распространенным ситуациям

На практике существует несколько распространенных случаев, когда налоговики предъявляют требование по предоставлению ответа (по образцу компании) с пояснениями своей позиции по той или иной теме. Готовые варианты решений рассматриваются далее.

Если основное средство было продано с убытком

Право требования объяснений со стороны компании по этому поводу появилось у инспекции относительно недавно – с 2014 года, что вполне законно. Однако на практике часто наблюдаются и такие случаи, когда представители проверяющих органов по сути злоупотребляют своим правом и запрашивают пояснения относительно подобных случаев:

• средство продано, но убытки были получены только в связи с реальным износом (амортизацией), из-за чего пришлось продать актив по более низкой цене;
• актив был продан по более высокой, чем остаточная стоимость, цене – подобные случаи зачастую возникают по чисто рыночным причинам в связи с нестабильной экономической ситуацией.

В этих случаях компания не обязана предоставлять никаких объяснений. Тем не менее, в ответном письме можно заявить, что в отчетных документах была заявлена прибыль, и никаких фактических ошибок или заведомо ложных сведений организация не предоставляла.

Применение льгот при оплате налога на имущества

Поскольку в 2015 году на все движимые имущественные объекты (кроме тех, которые относятся к 1 и 2 амортизационной группе) налоги не оплачиваются (при условии, что компания купила их после 1 января 2013 года), то по сути закон утвердил льготу. Такое льготируемое имущество уже обозначено в Налоговом кодексе (статья 381).

Однако многие представители инспекции (возможно, по незнанию) начали требовать документы, которые подтверждают возможность получения этой льготы, а также полный список всех движимых объектов, которые льготируются.

Здесь важно иметь в виду 2 момента:

1. В письме должен обязательно значиться конкретный список активов, о которых идет речь. В противном случае можно направить только копии договоров и других документов, которые подтверждают факт покупки и дату ее совершения. В договорах также отражается тип компании-продавца: зависимая или независимая, что имеет свое значение.
2. Если активы были куплены у зависимой фирмы (а также в тех случаях, когда объекты достались в результате реорганизации компании), то налоги на такое имущество оплачиваются.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Инспекция может запросить конкретный список активов, т.е. льготируемого имущества, и в интересах фирмы будет предоставить такие данные. Тогда ситуацию удается прояснить особенно быстро.

А вот как выглядит образец ответа на подобные требования, когда речь идет о предоставлении пояснений по льготируемому имуществу.

Разумеется, что все имущественные объекты их 1 и 2 амортизационных групп в этот список не включаются. Льгот на них не предусмотрено, к тому же представители налоговой службы не вправе потребовать пояснений конкретно по этим вещам.

Если налог на имущество сильно снижается или сильно возрастает

Представители налоговой инспекции нередко начинают интересоваться случаями, когда в одном финансовом году фактически оплаченный имущественный налог снижался, а в следующем оставался примерно на том же уровне (т.е. не рос). Особенно часто внимание проверяющих привлекают ситуации, когда разницы между этими величинами слишком большие (по их мнению), поскольку это может говорить о незаконной финансовой схеме, направленной на неуплату.

К тому же 3-4 года назад были прецеденты, когда взаимозависимые организации намеренно просто передавали в собственность друг друга некоторые из движимых имущественных объектов, чтобы значительно снизить сумму платежа. Поскольку в 2015 году налог уплачивается и с такой базы, а у компании фактически налог не вырос, значит, по логике, она сознательно уклоняется от оплаты.

Ответ предоставляется по фактической ситуации. Наиболее часто влияют объективные факторы:

• ликвидация некоторых имущественных объектов в связи с оптимизацией и/или неблагоприятной экономической ситуацией;
• продажа собственности;
• выбытие основных средств.

После этого компания просто приобретает имущество у фирмы, по отношению к которой она не является взаимозависимой. Именно эта причина и играет главную роль. В доказательство своей позиции присылаются договоры купли-продажи и финансовые документы, подтверждающие подобную законную схему.

Связь амортизации и налога на имущество

В подобных случаях подозрения возникают потому, что происходит амортизация собственности, однако налог на имущество не оплачивается. Инспекторы снова могут предполагать некие незаконные действия. Однако на практике причина чаще всего легко объяснима и доказуема. Дело в том, что довольно большая доля в активах фирмы – имущество, которое относится к 1 и 2 амортизационной группе, а с него налог не оплачивается. Пример ответа для этого случая представлен ниже.

Если расходы слишком большие

Часто налоговики предъявляют требование предоставления пояснений в связи с тем, что расходы, по их мнению, растут слишком быстро и составляют довольно большой процент в бюджете компании. Практика показывает, что подозрение вызывают те случаи, когда прибыль составляет только пятую часть и менее. Объяснить рост расходов очень просто, особенно на фоне реально воздействующих экономических причин:

• нестабильность на валютном рынке (курсовые разницы);
• необходимость повышения зарплаты в связи с реально снизившимися доходами населения в течение последних 3 лет подряд;
• рост издержек в связи с инфляцией.

Что будет если не ответить на запрос

Ответ на запрос налоговой – это обязанность компании, поскольку если совсем проигнорировать сообщение, у инспекции появляется право оштрафовать организацию на:

• 5000 рублей, если он не был предоставлен впервые;
• 20000 рублей – во второй раз (расчет ведется по календарным годам).

Таким образом, предоставить пояснение в большинстве случаев не представляет особой сложности. И игнорировать письмо – не в интересах компании: дело не только в возможном штрафе, но и в том, что поясняя свою позицию, фирма зачастую избавляет себя от необходимости проведения дальнейших разбирательств, в том числе судебных.

Видеокомментарий

Налоговому органу предоставлена возможность передачи документов по его усмотрению следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

• вручение непосредственно под расписку лицу, которому они адресованы, или его представителю;
• направление по почте заказным письмом. Считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 6 ст. 6.1 НК РФ);
• передача в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота. Датой получения считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168);
• передача через личный кабинет налогоплательщика (действует с 01.01.2015, Федеральный закон от 04.11.2014 № 347-ФЗ). Датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика (абз. 4 п. 4 ст. 31 НК РФ).

Право выбора способа направления требования для налогового органа ограничено только в отношении лиц, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме - им требование должно передаваться именно в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Нюансы направления требования по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее - Порядок).

Требование о представлении документов, направленное в электронном виде по ТКС, считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) налогоплательщика. Напоминаем, что датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка).

Важно отметить, что в случае, если налоговый орган, не получит квитанцию о приеме, он должен направить требование о представлении документов на бумажном носителе (п. 19 Порядка). Но это правило не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме (например, плательщики НДС) . Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня их отправки налоговым органом (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если не представить квитанцию в срок, налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня истечения шестидневного срока вправе приостановить операции по счетам в банке и переводам его электронных денежных средств (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 21.04.2015 № 03-02-08/22548).

Если Вы обязаны представлять в налоговый орган декларации (расчеты) в электронной форме, не забывайте, что при получении по ТКС требования от инспекции необходимо в течение 6 рабочих дней со дня его отправки передать ей квитанцию о приеме документа.

Также следует обратить внимание на случаи, когда требование не считается принятым налогоплательщиком (п. 14 Порядка):

• Ошибочное направление налогоплательщику.
• При несоответствии утвержденному формату. Формат определен Приказом ФНС России от 28.12.2010 № ММВ-7-6/773@.
• При отсутствии (несоответствии) электронной цифровой подписи ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа (налогоплательщика).

В указанных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в приеме требования, подписать его ЭЦП и направить в налоговый орган. А налоговый орган должен устранить указанные в уведомлении ошибки и повторить процедуру направления требования о представлении документов (п. 16 Порядка).

Если требование о представлении документов (информации), направленное налогоплательщику в электронном виде фактически им не открыто и не прочитано, квитанция о приеме не сформирована и не направлена налоговому органу, то такое требование также не может считаться полученным. В этом случае инспекция должна направить в адрес налогоплательщика требование в бумажном виде (Письмо ФНС России от 16.02.2016 № ЕД-4-2/2436@, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2016 по делу № А40-787/15).
Не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме!!!

Способы предоставления документов

Истребуемые документы (информация) могут быть представлены в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

• лично или через представителя,
• направлены по почте заказным письмом;
• по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

• на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
• в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа - это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

С 02.06.2016 года налоговым органам дополнительно предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы (п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 г. № 130-ФЗ).
На данный момент такие требования еще не утверждены.

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Если документы были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Если документы составлены в электронной форме по неустановленным ФНС форматам, такие документы распечатываются и представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

• счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним (приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
• документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
• документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

• счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
• корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Внимание! До 1 июля 2017 года налогоплательщики вправе создавать электронные счета-фактуры как в соответствии с ранее существующим форматом, так и в соответствии с новым.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

• договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
• спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
• акта приемки-сдачи работ (услуг);
• счета-фактуры, в том числе корректировочного;
• товарно-транспортной накладной;
• товарной накладной (ТОРГ-12);
• грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
• отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Со 2 июня 2016 года узаконена возможность представления в электронном виде скан-образов документов, составленных на бумажном носителе.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Сканированные копии документов направляются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В заключение

В настоящее время наблюдается ужесточение налогового контроля. Данный факт подтверждает и официальная отчетность налоговых органов. Так, несмотря на то, что по информации ФНС России в 2015 году число выездных налоговых проверок снизилось на 14% (с 35,8 тысяч до 30,6 тысяч), эффективность одной выездной проверки за год выросла на 8% и составила почти 9 млн. руб., а уровень взыскания доначисленных сумм возрос до 60%.

Хочется обратить особое внимание на то, что именно с истребования документов (информации) начинается налоговый контроль за деятельностью налогоплательщика и очень важно с самого начала выстроить верную тактику поведения. Поэтому, как показывает практика, чем раньше организация обращается к профессионалам для сопровождения налоговой проверки, тем успешнее получается отстоять законные права и интересы компании.

В заключение хотелось бы отметить, что нюансов по истребованию документов (информации) в рамках налогового контроля очень много, данной статье охвачена только небольшая их часть. В следующих наших статьях рассмотрим не менее важные моменты, связанные с требованиями налогового органа (повторное представление документов, ответственность и возможность ее смягчения и пр.).

С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ. За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

В рамках камеральной налоговой проверки НДС-деклараций инспекция может направить плательщикам требование пояснить какую-либо информацию, отраженную в декларации.

С 1 января 2016 года налогоплательщиков, которые представляют декларации в электронном виде, обязали обеспечить прием требований налоговиков (п.5.1 ст.23 НК РФ). Если этого не сделать, не исключена приостановка операций по счетам в банке (п.3, п.1.1 ст.76 НК РФ). С 1 января 2017 года ответы на требования должны направляться в электронном виде.

Какие требования сейчас актуальны

Cуществует три вида требований о представлении пояснений по НДС, формат которых формализован ФНС (то есть разработан и нормативно закреплен электронный формат документа):

• по контрольным соотношениям;
• по расхождениям с контрагентами;
• о не включенных в книгу продаж сведениях ().

Требования о пояснениях после сдачи НДС-деклараций могут поступить и по другим основаниям, но их формат налоговой службой пока не формализован.

После получения требования у плательщика есть шесть рабочих дней на отправку квитанции о приеме требования, затем еще пять рабочих дней для ответа на требование (не учитываются выходные и государственные праздники).

Рассмотрим детальнее, что следует предпринять, если получено требование.

Пояснения по контрольным соотношениям

Если налоговый орган рассчитает контрольные соотношения в декларации и обнаружит неточности.

Как быстро придет. В течение 1-2 дней после отправки. Теоретически, требование может поступить в течение всех трех месяцев проверки, но на практике налоговые органы справляются с задачей за день-два после отправки деклараций.

В каком формате придет. В виде pdf-файла.

Какую информацию содержит. В требование о пояснениях по контрольным отношениям войдут такие сведения:

1. Номер контрольного соотношения (например, 1.27).
2. Формулировка нарушения (например «завышение суммы НДС, подлежащей вычету»).
3. Ссылка на норму законодательства (НК РФ ст. 171, 172).
4. Контрольное соотношение (ст.190 р.3 + сумма стр. 030 и 040 р.4 + ст.080 и 090 р.5 + ст.060 р.6 + ст. 090 р.6 + ст. 150 р.6 = ст.190 р. 8 + [ст.190 прил.1 к р.8 — ст.005 прил.1 к р.8] если левая часть равенства > правой).
5. Данные, отраженные в декларации (1781114.00<=3562595.75).

В ответе на требование налогоплательщик должен указать номер контрольного соотношения, к которому дается пояснение и привести само пояснение в произвольной форме.

Пояснения по расхождениям с контрагентами

В каком случае придет требование. Данные по счетам-фактурам покупателей и продавцов автоматически сверяются в информационной системе налоговой инспекции. Для этого в нее заложены специальные алгоритмы. Если в ходе сверки контрагент не найдется или обнаружатся расхождения в данных (например, в НДС), то ФНС направит компании требование представить пояснения по расхождениям.

Как быстро придет. Как правило, в течение 2 недель после отправки декларации.

В каком формате придет. В формате pdf + xml .

Какую информацию содержит. В требование о предоставлении пояснений по расхождениям включаются список счетов-фактур, по которым найдены расхождения, требующие пояснений, а также коды ошибок. Коды найденных ошибок могут быть такими:

• 1 — запись об операции отсутствует у контрагента;
• 2 — несоответствие данных об операциях между книгой покупок и книгой продаж. В частности, между данными раздела 8 (сведения из книги покупок) или приложения 1 к разделу 8 (сведения из дополнительных листов книги покупок) и разделом 9 (сведения из книги продаж) или приложением 1 к разделу 9 (сведения из дополнительных листов книги продаж) декларации налогоплательщика;
• 3 — несоответствие данных об операциях между разделом 10 (сведения из журнала учета выставленных счетов-фактур) и разделом 11 (сведения из журнала учета полученных счетов- фактур) декларации налогоплательщика;
• 4 (a, b) — не исключена ошибка в графах a, b (указывается номер граф, в которых допущены ошибки)

Требование пояснений по расхождениям имеет несколько важных особенностей. Так, в него могут попасть ошибочные счета-фактуры сразу из нескольких разделов декларации по НДС. В рамках камеральной проверки одной декларации может прийти несколько требований данного вида. Наконец, требование о пояснениях в отношении того или иного счета-фактуры одновременно направляется и покупателю, и продавцу.

Что указать в электронном ответе. Чтобы не возникло проблем в дальнейшем, разумно дать пояснение по каждому счету-фактуре, указанному в требовании. А чтобы разобраться, какое именно пояснение дать, необходимо поднять оригиналы счетов-фактур, упомянутые в требовании. И сверить данные — от итогов сверки зависят дальнейшие действия:

• данные оказались верными. Подтвердите правильность данных, не помешает приложить скан счета-фактуры или оригинал в электронном формате (хml). Не забудьте включить в опись прилагаемые документы;
• выявлена ошибка в реквизитах счета-фактуры (дата, номер, ИНН, КПП или других). Внесите правку в ответе на требование (кроме суммы НДС);
• ошибка в сумме налога. Придется подать уточненную декларацию, при этом уложившись в отведенный пятидневный срок после отправки квитанции.

Пояснение по сведениям, не включенным в книгу продаж

Официально утвержденного порядка реагирования на требования такого рода не существует. Здесь мы приводим экспертные рекомендации.

В каком случае придет требование. Требование пояснить сведения, не включенные в книгу продаж, направят налогоплательщику в том случае, когда покупатель отразит в декларации сделки с продавцом, а продавец своей книге продаж этого не сделает.

Как быстро придет. Теоретически такие требования могут поступать в течение все тех же трех месяцев проверки, но более вероятно, что требование поступит в двухнедельный срок со дня отправки декларации.

В каком формате придет. В формате pdf-файла.

Какую информацию содержит. В такое требование включают наименование, ИНН и КПП покупателя, который отразил данные сделки, а также номера и даты счетов-фактур.

Что указать в электронном ответе. Данные должны попасть в разные таблицы ответа не требование в зависимости от условий, приведенных ниже.

1. Сделка подтверждается, то есть счет-фактура в декларации есть, но с данными, отличными от данных покупателя. Тогда счет-фактура попадает в таблицу, поясняющую расхождения. В таблице достаточно указать номер, дату и ИНН контрагента, дополнительные сведения указывать не обязательно.
2. Сделка не подтверждается, то есть данный счет-фактуру продавец покупателю не выставлял. Счет-фактура включается в таблицу, содержащую данные по неподтвержденным сделкам. В таблице нужно отразить такие сведения:
   • номер счета-фактуры
   • дату счета-фактуры
   • ИНН покупателя.
3. Счет-фактура, упоминаемая в требовании, у плательщика есть, но он забыл отразить его в книге продаж. В этом случае советуем включить счет-фактуру в дополнительный лист книги продаж и отправить уточненную декларацию. На это дается пять рабочих дней после отправки квитанции о приеме требования.

Требование о пояснениях по другим основаниям

В каком случае придет требование. Основания могут быть любыми. Пояснять данные декларации в таком случае нужно в произвольной форме, но в электронном виде.

В каком формате придет. В виде pdf-файла.

Что указать в электронном ответе. Итак, с 1 января 2017 года электронный формат пояснений становится обязательным. Однако соответствующий документ пока что окончательно не утвержден (см ниже). Вероятность утверждения документа очень высока. Таким образом, в ответе может быть по сути любое пояснение, одно или несколько сразу. Иначе говоря, это могут быть пояснения по расхождениям, по контрольным соотношениям, по сделкам, не вошедшим в книгу продаж, а также все прочие пояснения в произвольной форме.

Если же ничего не изменится, то формат ответа в электронной форме подразумевает на сегодня только пояснение по расхождениям.

Готовимся к новому формату пояснений

На общественное обсуждение вынесен проект приказа ФНС о новом формате представления пояснений к декларации по НДС в электронной форме (http://regulation.gov.ru/projects#npa=53377). Документ успешно прошел стадию так называемой оценки регулирующего воздействия. Новый формат предусматривает:

1. Возможность включения в ответ пояснений по контрольным соотношениям.
2. Возможность включения в ответ пояснений по сделкам, не включенным в книгу продаж.
3. Возможность включения в ответ любых других пояснений в произвольной форме.

Елизавета Булавина , эксперт системы Контур. Экстерн компании СКБ Контур

Налоговый орган, проводя проверку, направляет налогоплательщику требование о представлении документов. Форма требования утверждена Приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@.
В требовании инспекцией обязательно указывается, какие документы требуется представить и на основании какой статьи Налогового кодекса РФ, в какой срок их надо представить, а также сведения о том, в каком виде следует представлять документы и что грозит налогоплательщику по закону, если он их не представит. Должны быть точно указаны наименования и реквизиты документов, которые требуется представить. Об этом сказано в письме Минфина России от 26.07.2007 N 03-02-07/1-348. Так же в требовании должны быть указаны основания истребования документов.
Несмотря на это в требовании часто не указываются точно реквизиты документов, которые инспекция хочет получить. Инспекторы ограничиваются указанием круга документов для представления на проверку (документы по какому либо контрагенту, или за определенный период). Рекомендуется предоставить документы, которые подходят под указанный инспекцией критерий. Это поможет уберечь компанию в дальнейшем от ненужных споров с налоговой.

Налоговая инспекция может затребовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки. Эти документы компания вправе не предоставлять.

Требование о предоставлении документов передается компании в следующем порядке:

1. Направить в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
2. Вручить лично под расписку. Требование считается полученным в момент его передачи, указанный в расписке;
3. Направить по почте.Требование считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты направления заказного письма;

• Документы передаются в инспекцию в бумажном виде (заверенные копии передаются инспектору лично, сдаются в канцелярию или направляются по почте заказным письмом) или в электронной форме путем направления по телекоммуникационным каналам связи.
• Копии документов заверяются печатью организации и подписью руководителя организации.
• Сдаются документы с приложением описи передаваемых документов. Один экземпляр описи возвращается налогоплательщику с отметкой о принятии.
• В ходе проверки налоговый инспектор вправе ознакомиться с оригиналами документов, о чем производится запрос в организацию по установленной форме (Письмо ФНС РФ от 08.10.2010 N АС-37-2/12931@.

ВАЖНО. Требование о предоставлении документов направляется по юридическому адресу организации. Компаниям которые не находятся по юридическому адресу следует позаботиться о получении входящей корреспонденции. Если требование не будет получено и не исполнено в срок, то это может стать причиной для до начисления налогов и выставления штрафов.

Сроки

• Как правило, срок предоставления документов указывается в требовании инспекции. Но налоговым кодексом установлены точные сроки для передачи документы. Для предоставления документов отводится срок 10 рабочих дней со дня получения требования. В случае если требуется предоставить документы по контрагенту вашей компании, то устанавливается срок в размере 5 рабочих дней.
• Если компания не успевает изготовить копии документов запрашиваемых инспекцией, то она вправе запросить отсрочку. Для этого необходимо направить в инспекцию заявление с указанием причин невозможности предоставления в срок и с указанием новых сроков когда будут предоставлены документы.
• На предоставление заявления о продлении срока предоставления, компании отводится один день, следующий за днем получения требования. Налоговой инспекцией в течении 2-х рабочих дней выносится решение о продлении сроков либо об отказе в продлении.

Ответственность
В случае не предоставления документов указанных в требовании налоговой инспекции налогоплательщику грозит штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Размер штрафа увеличится и будет составлять 400 рублей за каждый не представленный документ если в течении 12 месяцев компания привлекалась к ответственности за аналогичное правонарушение.

На должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей.

Смягчающие обстоятельства позволят несколько снизить сумму штрафа. К таким обстоятельствам можно отнести:

• - большой объем запрашиваемых инспекцией документов;
• - незначительный пропуск установленного срока;
• - отсутствие по уважительной причине компетентного должностного лица (главного бухгалтера).

Данные смягчающие обстоятельства возможно предъявлять при оспаривании решения инспекции в суде. При урегулировании спора в до судебном порядке инспекция не станет снижать сумму штрафа при наличии данных обстоятельств.

Если из требования инспекции невозможно точно установить какие именно документы необходимо представить, а так же в случае истребования документов не имеющих отношения к вопросам проверки, налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности на основании ст. 126 НК РФ за неисполнение требования (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).