Главная Аудитория 6 Как предоставляются документы в налоговую по требованию. Представляем документы по требованию ифнс

Как предоставляются документы в налоговую по требованию. Представляем документы по требованию ифнс

В случае возникновения претензий со стороны налоговой инспекции нередко приходится составлять письменный ответ (по образцу) на ее требования с предоставлением соответствующих пояснений. Как правильно составить такой ответ в разных случаях, готовые примеры и пошаговые инструкции – в этой статье.

Когда нужно предоставить пояснения

Прежде всего, важно понимать, что предоставление пояснений – это не всегда обязанность работодателя. Если налоговая выявила несоответствия или ошибки, то организация должна предоставить разъяснения только в том случае, если они были найдены в ходе камеральной проверки. Наиболее часто встречаются такие нарушения:

некорректная информация в налоговых декларациях;
противоречия в данных, которые предоставлены в одном или нескольких отчетных документах;
нарушения в операциях, которые связаны с получением налоговых льгот (каникул, сниженных ставок);
противоречия между информацией, которую предоставил налогоплательщик, и данными, имеющимися в налоговой.

Таким образом, ответ на требование налоговой целью предоставления соответствующих пояснений (по образцу) обязателен, если была проведена камеральная проверка, которая и выявила нарушения. А во всех остальных случаях предоставление письменных объяснений – это право компании. Однако, как показывает опыт, лучше позаботиться и направить в инспекцию письмо, поскольку это нередко помогает в донесении своей позиции до проверяющих.

Практика показывает, что в большинстве случаев пояснения необходимо предоставить в связи с расхождениями по НДС и налогом на прибыль .

Порядок составления

В общем виде процедура происходит следующим образом:

После проведенной камеральной проверки налоговая присылает требование в виде бумажного письма или электронного. В тексте указываются данные, которые по мнению инспекции составлены некорректно, а также расхождения в сведениях, содержащихся в разных документах.
Затем налогоплательщик обязан в кратчайшие сроки дать свои пояснения – до 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем получения уведомления.
Можно направить как по почте (заказным письмом), с курьером, так и в электронном виде. При этом в случае с электронным письмом важно удостоверить его с помощью электронной цифровой подписи. Если она не создана, остается только один вариант – отправить его в обычном бумажном виде. Также важно знать, что нередко вместе с самим ним необходимо и предоставление документов с пояснениями. Тогда в тексте письма обязательно указываются приложения: прописывается название документа, количество и вид (оригинал или копия).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не лишает налогоплательщика права предоставить свои пояснения в устном виде. Однако для того, чтобы перестраховаться (на случай возможных судебных разбирательств) лучше оформить всё письменно, копию которого обязательно сохранить у себя (электронную версию также лучше распечатать и продублировать).

Как составить: требования к образцу

Утвержденной формы не существует, поэтому каждая компания вправе выбрать собственный вариант. Лучше всего напечатать его на фирменном банке. А оформить документ можно по общим правилам:

В «шапке» в правом верхнем углу прописывается сокращенное название налоговой инспекции (например, «в Межрайонную ИФНС №19 по Челябинской области»).
Под сведениями об адресате прописываются все данные об отправителе: письмо отправляется от конкретного должностного лица (как правило, от директора фирмы или руководителя филиала), поэтому указываются его ФИО, должность и сокращенное название организации (например, ООО «Хлебодар»), а также адрес и контактные данные.
Под «шапкой» с левой стороны можно проставить отметку о том, под каким номером и датой было зарегистрировано письмо в журнале исходящей корреспонденции организации.
Далее по центру следует название письма, которое отражает его суть, например, «Ответ на требование налоговой инспекции» (а в скобках поясняется, по какому именно поводу).
В самом тексте письма сначала очень коротко прописываются обстоятельства – т.е. упоминание о том, что от налоговой пришло письмо с требованием объяснения, в ответ на что фирма отправляет свое письмо.
Далее следует собственно разъяснение с детальным, но максимально лаконичным описанием своей позиции. Как правило, достаточно 1-2 печатных листов.
Если к письму прикладываются какие-либо документы, они тоже прописываются в разделе «Приложения».
Наконец, отправитель указывает должность, еще раз прописывает название компании, ставит подпись и ее расшифровку.
Нижняя строка, левый угол – дата составления документа. Ее необходимо указать обязательно, чтобы иметь дополнительное доказательство, что он предоставлен вовремя.

Готовый пример представлен ниже.

Виды: готовые примеры по распространенным ситуациям

На практике существует несколько распространенных случаев, когда налоговики предъявляют требование по предоставлению ответа (по образцу компании) с пояснениями своей позиции по той или иной теме. Готовые варианты решений рассматриваются далее.

Если основное средство было продано с убытком

Право требования объяснений со стороны компании по этому поводу появилось у инспекции относительно недавно – с 2014 года, что вполне законно. Однако на практике часто наблюдаются и такие случаи, когда представители проверяющих органов по сути злоупотребляют своим правом и запрашивают пояснения относительно подобных случаев:

средство продано, но убытки были получены только в связи с реальным износом (амортизацией), из-за чего пришлось продать актив по более низкой цене;
актив был продан по более высокой, чем остаточная стоимость, цене – подобные случаи зачастую возникают по чисто рыночным причинам в связи с нестабильной экономической ситуацией.

В этих случаях компания не обязана предоставлять никаких объяснений. Тем не менее, в ответном письме можно заявить, что в отчетных документах была заявлена прибыль, и никаких фактических ошибок или заведомо ложных сведений организация не предоставляла.

Применение льгот при оплате налога на имущества

Поскольку в 2015 году на все движимые имущественные объекты (кроме тех, которые относятся к 1 и 2 амортизационной группе) налоги не оплачиваются (при условии, что компания купила их после 1 января 2013 года), то по сути закон утвердил льготу. Такое льготируемое имущество уже обозначено в Налоговом кодексе (статья 381).

Однако многие представители инспекции (возможно, по незнанию) начали требовать документы, которые подтверждают возможность получения этой льготы, а также полный список всех движимых объектов, которые льготируются.

Здесь важно иметь в виду 2 момента:

В письме должен обязательно значиться конкретный список активов, о которых идет речь. В противном случае можно направить только копии договоров и других документов, которые подтверждают факт покупки и дату ее совершения. В договорах также отражается тип компании-продавца: зависимая или независимая, что имеет свое значение.
Если активы были куплены у зависимой фирмы (а также в тех случаях, когда объекты достались в результате реорганизации компании), то налоги на такое имущество оплачиваются.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Инспекция может запросить конкретный список активов, т.е. льготируемого имущества, и в интересах фирмы будет предоставить такие данные. Тогда ситуацию удается прояснить особенно быстро.

А вот как выглядит образец ответа на подобные требования, когда речь идет о предоставлении пояснений по льготируемому имуществу.

Разумеется, что все имущественные объекты их 1 и 2 амортизационных групп в этот список не включаются. Льгот на них не предусмотрено, к тому же представители налоговой службы не вправе потребовать пояснений конкретно по этим вещам.

Если налог на имущество сильно снижается или сильно возрастает

Представители налоговой инспекции нередко начинают интересоваться случаями, когда в одном финансовом году фактически оплаченный имущественный налог снижался, а в следующем оставался примерно на том же уровне (т.е. не рос). Особенно часто внимание проверяющих привлекают ситуации, когда разницы между этими величинами слишком большие (по их мнению), поскольку это может говорить о незаконной финансовой схеме, направленной на неуплату.

К тому же 3-4 года назад были прецеденты, когда взаимозависимые организации намеренно просто передавали в собственность друг друга некоторые из движимых имущественных объектов, чтобы значительно снизить сумму платежа. Поскольку в 2015 году налог уплачивается и с такой базы, а у компании фактически налог не вырос, значит, по логике, она сознательно уклоняется от оплаты.

Ответ предоставляется по фактической ситуации. Наиболее часто влияют объективные факторы:

ликвидация некоторых имущественных объектов в связи с оптимизацией и/или неблагоприятной экономической ситуацией;
продажа собственности;
выбытие основных средств.

После этого компания просто приобретает имущество у фирмы, по отношению к которой она не является взаимозависимой. Именно эта причина и играет главную роль. В доказательство своей позиции присылаются договоры купли-продажи и финансовые документы, подтверждающие подобную законную схему.

Связь амортизации и налога на имущество

В подобных случаях подозрения возникают потому, что происходит амортизация собственности, однако налог на имущество не оплачивается. Инспекторы снова могут предполагать некие незаконные действия. Однако на практике причина чаще всего легко объяснима и доказуема. Дело в том, что довольно большая доля в активах фирмы – имущество, которое относится к 1 и 2 амортизационной группе, а с него налог не оплачивается. Пример ответа для этого случая представлен ниже.

Если расходы слишком большие

Часто налоговики предъявляют требование предоставления пояснений в связи с тем, что расходы, по их мнению, растут слишком быстро и составляют довольно большой процент в бюджете компании. Практика показывает, что подозрение вызывают те случаи, когда прибыль составляет только пятую часть и менее. Объяснить рост расходов очень просто, особенно на фоне реально воздействующих экономических причин:

нестабильность на валютном рынке (курсовые разницы);
необходимость повышения зарплаты в связи с реально снизившимися доходами населения в течение последних 3 лет подряд;
рост издержек в связи с инфляцией.

Что будет если не ответить на запрос

Ответ на запрос налоговой – это обязанность компании, поскольку если совсем проигнорировать сообщение, у инспекции появляется право оштрафовать организацию на:

5000 рублей, если он не был предоставлен впервые;
20000 рублей – во второй раз (расчет ведется по календарным годам).

Таким образом, предоставить пояснение в большинстве случаев не представляет особой сложности. И игнорировать письмо – не в интересах компании: дело не только в возможном штрафе, но и в том, что поясняя свою позицию, фирма зачастую избавляет себя от необходимости проведения дальнейших разбирательств, в том числе судебных.

Видеокомментарий

Представление документов по требованию налоговой инспекции происходит по определенным НК РФ правилам, и в современных условиях для этого существует несколько способов. Расскажем об этом в нашем материале.

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:

«Порядок заполнения декларации 3-НДФЛ в личном кабинете» ;
«Система Платон - личный кабинет пользователя (нюансы)» .

Представление документов в электронной форме

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации .

Благодаря такой возможности вы:

избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке .

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Например:

Копия верна.

Генеральный директор ООО «Орион» ----------- Смирнов А. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 <1>, а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

<1> Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа - фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?» .

В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте .

Итоги

Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.

С 25 августа 2015 г. действует новый порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронном виде, утвержденных приказом ФНС России от 15.04.15 г. № ММВ-7-2/149@ (далее – Порядок). Новый Порядок предусматривает обновленный перечень документов, направляемых налоговыми органами налогоплательщикам в электронном виде.

Начиная с 1 января 2015 г. у налогоплательщиков, представляющих налоговую отчетность через Интернет, появилась новая обязанность. Согласно обновленной редакции п. 5.1 ст. 23 НК РФ (п. 5.1 введен Федеральным законом от 28.06.13 г. № 134-ФЗ) такие налогоплательщики при получении по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) документов, используемых налоговыми органами для проведения мероприятий налогового контроля, обязаны передать квитанцию о приеме документов. Срок передачи – в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

Какие санкции грозят налогоплательщику при невыполнении нового требования?

Налоговые органы вправе приостанавливать операции по счетам налогоплательщика в банке, а также переводы его электронных денежных средств. Однако п.п. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ установлен перечень истребуемых электронных запросов для применения подобных действий со стороны налоговых органов. Речь идет о неисполнении обязанности по передаче квитанции в отношении следующих документов:

Требования о представлении документов;

Требования о представлении пояснений;

Уведомления о вызове в налоговый орган.

Решение о приостановлении операций по счетам в банке и переводов электронных денежных средств принимается налоговыми органами в течение 10 рабочих дней со дня истечения установленного срока для передачи электронной квитанции. Следовательно, фактически получается 16 рабочих дней с момента получения электронного запроса от налогового органа (6 рабочих дней отводится на передачу квитанции + 10 рабочих дней на принятие самого решения о блокировке счета).

Не стоит забывать, что такая обязанность может возникнуть и у налогоплательщиков, не являющихся плательщиками по соответствующему налогу, но представивших декларации по ТКС. Например, налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, по просьбе покупателя выставил счет-фактуру с выделенной суммой НДС и соответственно вынужден был представить декларацию по НДС в электронном виде.

Следует отметить, что при получении от налоговых органов запросов о прогнозной величине налоговых поступлений и просьб подобного характера налогоплательщик может без последствий игнорировать такие электронные запросы. Благоприятная поправка для налогоплательщика внесена в п.п. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ, касающаяся ограничения сроков принятия налоговым органом решения о приостановлении операций по счетам в банке и переводов электронных денежных средств.

Напомним, что может приостановить операции по счетам и переводы электронных денежных средств налогоплательщика при непредставлении декларации в течение 10 рабочих дней от установленного законодательного срока (например, по налогу на прибыль срок представления декларации – 28.10.14 г., а 13.11.14 г. истекает последний срок представления декларации без блокировки счета). А конкретный период для вынесения подобного решения в НК РФ не прописан, поэтому на практике решения о блокировке счетов налоговыми органами могли выноситься и по прошествии трех лет.

С 1 января 2015 г. установлен период для вынесения такого решения – в течение трех лет с момента окончания 10 рабочих дней, следующих за сроком представления декларации.

ФНС России в письме от 27.01.15 г. № ЕД-4-15/1071 напомнила о последствиях неисполнения налогоплательщиками обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме требования о представлении документов – приостановлении операций по его счетам в банке и переводов электронных денежных средств.

Движение по счетам в банке налогоплательщика будет возобновлено не позднее одного дня, следующего за наиболее ранней из следующих дат:

День передачи налогоплательщиком квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом;

День представления документов (пояснений), истребованных налоговым органом.

Новый порядок

С 25 августа 2015 г. введен новый Порядок направления документов налоговыми органами в электронной форме, который заменил ранее действовавший Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.11 г. № ММВ-7-2/169@.

Настоящий Порядок разработан для проведения налоговыми органами мероприятий налогового контроля и предусматривает 48 различных видов документов вместо 23 документов «старого» Порядка.

Участниками информационного обмена при направлении данных документов в электронной форме по ТКС являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).

Ранее в письме ФНС России от 22.04.15 г. № ЕД-4-15/6906@ налоговые органы отмечали, что положения НК РФ не обязывают налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В этом случае электронную квитанцию о приеме документов из налоговой инспекции может отправить законный или уполномоченный представитель налогоплательщика. Напомним, что законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов (ст. 27 НК РФ), а уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или , уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах на основании доверенности (ст. 29 НК РФ). Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых документов, а также технологических электронных документов с квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП).

Участники информационного обмена не реже одного раза в сутки должны проверять поступление документов и технологических электронных документов (п. 6 Порядка). Так, большинство операторов электронного документооборота предлагают налогоплательщикам контролировать входящую корреспонденцию с помощью электронной почты или сервиса смс-уведомлений.

В обновленном Порядке указано, как определяется дата получения электронного документа. Так, датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по ТКС считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 Порядка). При получении налоговым органом квитанции о приеме документа датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по ТКС считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме (п. 11 Порядка).

Пример

Налогоплательщик получил требование от налоговой инспекции о представлении пояснений в части убытков в налоговой отчетности по налогу на прибыль за первое полугодие 2015 г. Срок исполнения данного требования установлен 5 дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Какую дату следует считать началом срока исполнения требования?

Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 6.1 НК РФ течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем.

Таким образом, пояснения нужно представить в налоговую инспекцию в течение 5 рабочих дней со дня получения требования.

Предположим, что квитанция о приеме требования, подписанная электронной подписью налогоплательщика, датирована 12 октября 2015 г. Отчет срока начинается со следующего дня. Таким образом, налогоплательщик должен представить пояснения в период с 13 октября по 19 октября 2015 г. Выходные дни в подсчет сроков не включаются.

Процедура направления документа в электронной форме

Процедура направления документа в электронной форме по ТКС описана в разделе II Порядка.

Следует отметить, что приведенный порядок корреспондирует с положениями п. 5.1 ст. 23 НК РФ.

Первоначально документ формируется на бумажном носителе, подписывается и регистрируется в налоговом органе. Не позднее следующего рабочего дня после регистрации документ формируется в электронной форме, подписывается КЭП, позволяющей идентифицировать соответствующий налоговый орган, и направляется по ТКС в адрес налогоплательщика (представителя налогоплательщика). При этом налоговым органом фиксируется дата его отправки налогоплательщику (представителю налогоплательщика).

Налоговый орган в течение следующего рабочего дня после дня отправки документа в электронной форме по ТКС должен получить от оператора электронного документооборота подтверждение даты отправки (п. 13 Порядка).

Далее при получении от налогового органа документа в электронной форме по ТКС и отсутствии оснований для отказа в приеме указанного документа налогоплательщик (представитель налогоплательщика) формирует квитанцию о приеме, подписывает ее КЭП налогоплательщика (представителя налогоплательщика) и направляет в налоговый орган.

Квитанцию о приеме налогоплательщик (представитель налогоплательщика) обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом.

А при наличии оснований для отказа в приеме документа налогоплательщик (представитель налогоплательщика) формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает его КЭП налогоплательщика (представителя налогоплательщика) и направляет в налоговый орган (п. 14 Порядка).

Основания для отказа в приеме налогоплательщиком электронных документов

В п. 15 Порядка указано три таких основания:

Ошибочное направление документа налогоплательщику (представителю налогоплательщика);

Несоответствие утвержденному формату;

Отсутствие (несоответствие) КЭП налогового органа.

И если по первому основанию вопросов не возникает (документ выслан на имя другого налогоплательщика), то в отношении последних двух оснований непонятно, как налогоплательщик технически сможет установить несоответствие документов утвержденному формату и КЭП налогового органа.

Таким образом, в течение шести рабочих дней со дня отправки документов налоговые органы должны получить от налогоплательщика (представителя налогоплательщика) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме документов.

В завершение отметим, что перечень электронных сервисов ФНС России содержится на официальном сайте http://www.nalog.ru/rn77/about_fts/el_usl/ . В указанном разделе расположены сервисы, предусматривающие электронный документооборот, например представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, – юридического лица, подача электронных документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Только в апреле закончилась самая горячая пора у бухгалтера - годовой отчет и отчетность за 1 квартал остались позади и можно заняться текущими (а так же отложенными на «когда-нибудь потом») делами. Однако возросшая активность налоговых инспекций, забрасывающих налогоплательщиков требованиями, не всякому бухгалтеру позволит спокойно жить и работать.

В рамках проведения налоговых проверок и иных мероприятий налогового контроля, ФНС может запрашивать информацию и документы не только у налогоплательщиков, в отношении которых проводятся данные проверки и мероприятия, но и:

у их контрагентов,
у иных лиц «располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика».

Деятельность уполномоченных органов по контролю за соблюдением:

налогоплательщиками,
налоговыми агентами,
плательщиками сборов,

законодательства о налогах и сборах, регламентируется главой 14 первой части Налогового кодекса.

Согласно положениям ст.93.1 НК РФ, ИФНС вправе истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемых налогоплательщиков у контрагентов (или иных лиц) в следующих случаях:

При проведении налоговой проверки.
При рассмотрении материалов налоговой проверки на основании решения руководителя (или его заместителя) ИФНС «о назначении дополнительных мероприятий налогового контроля».
В случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у ИФНС возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки*.

*В этом случае документы и информация налоговая может затребовать у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.

Нередко в перечень документов, которые требует ИФНС, попадаются такие, которые на первый взгляд не имеют никакого отношения к налоговому контролю. И, соответственно, налогоплательщики, получившие такое Требование, в замешательстве - предоставлять требуемое или нет?

В нашей статье мы рассмотрим особенности действующего законодательства, регламентирующего проведение «встречных» проверок и касающиеся прав ИФНС в части затребования документов (информации) и обязанностей налогоплательщиков в части их предоставления.

Сроки и порядок предоставления документов

Для начала рассмотрим сроки предоставления документов по требованию, а так же последствия не предоставления (несвоевременного предоставления) документов.

Согласно п.5 ст.93.1 НК РФ, лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней *со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

*В соответствии с п.6 стр.6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях , если срок не установлен в календарных днях. Соответственно, документы или информацию необходимо представить в течении 5 рабочих дней.

При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем.

Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации).

Необходимо помнить, что не взирая на объемы документации, ИФНС вправе, но не обязана продлевать пятидневный срок и, соответственно, может отказать налогоплательщику, а впоследствии оштрафовать его за нарушение сроков, если он в них не уложится.

Истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных п.2 и 5 ст.93 НК РФ.

В соответствии с п.2 ст.93 НК РФ, документы могут быть представлены в налоговый орган:

лично,
или через представителя,
направлены по почте заказным письмом,
или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий . Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

При этом, Минфин и ФНС придерживаются позиции, что заверять необходимо копию каждого документа (т.е. сшить все документы в одну пачку и заверить их печатью и подписью на обороте - нельзя).

Такая точка зрения изложена, например, в Письме Минфина от 11.05.2012г. №03-02-07/1-122:

«Согласно п. 5 ст. 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных п. п. 2 и 5 ст. 93 Кодекса.

Представление в налоговые органы документов на бумажном носителе по общему правилу производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 Кодекса).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.

Пунктами 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа.

В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации.

При этом исходя из положений ст. 93 Кодекса заверена должна быть каждая копия документа , а не подшивка этих документов .

Непредставление документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. ст. 126 или 129.1 Кодекса.»

А вот многостраничный документ можно заверить как постранично, так и целиком - прошив и пронумеровав его.

Данная позиция отражена в п.21 Письма ФНС России от 13.09.2012г. №АС-4-2/15309@:

«Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом, в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).»

На основании п.5 ст.93 НК РФ, в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков).

Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Из вышеуказанной нормы следует, что не предоставлять повторно копии документов налогоплательщик может лишь в том случае, если они затребованы ФНС в рамках проведения камеральной или выездной проверки, касающейся самого налогоплательщика. На предоставление документов, касающихся контрагентов налогоплательщика, норма не распространяется.

Соответственно, в случае затребования документов в рамках встречной проверки, их необходимо предоставить, даже если за этот период налогоплательщик, у которого затребованы документы, проходил выездную проверку и, соответственно, данные документы уже предоставлял.

Таким образом, при получении каждого нового требования в рамках проведения встречных проверок, налогоплательщик обязан предоставить копии требуемых документов вне зависимости от того, какие документы им предоставлялись ранее в ФНС.

Однако, в своем Письме от 26.08.2013г. №03-02-07/1/35025 Минфин на вопрос «Организация получает требования налогового органа о представлении документов, выставленные на основании поручений налоговых органов, проводящих мероприятия налогового контроля в отношении контрагентов организации.

Вправе ли организация в данном случае не представлять документы, если ранее они были представлены в рамках иного мероприятия налогового контроля, проводимого тем же налоговым органом?»

Ответил: «Согласно п. 5 ст. 93.1 Кодекса истребуемые в соответствии с указанной статьей документы представляются с учетом положений, предусмотренных п. п. 2 и 5 ст. 93 Кодекса.

В силу п. 5 ст. 93 Кодекса в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков) документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков). Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Полагаем, что указанное ограничение на повторное истребование налоговым органом документов у организации применимо и в случае истребования в соответствии со ст. 93.1 Кодекса документов в отношении контрагентов организации.»

При этом, правда, ведомство сообщило «что из представленного обращения не ясно, в рамках какого мероприятия налогового контроля налоговыми органами ранее были истребованы у организации документы.»

Штрафные санкции за непредоставление (несвоевременное предоставление) документов/информации

В соответствии с п.6. ст.93.1 НК РФ:

отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов,
или непредставление их в установленные сроки*,

признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ.

*В течение 5 рабочих дней со дня, следующего за днем получения Требования.

Согласно п.2 ст.126 НК РФ, непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ , со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от представления таких документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 НК РФ:

влечет взыскание штрафа с организации или ИП в размере десяти тысяч рублей , с физического лица, не являющегося ИП, - в размере одной тысячи рублей.

Как видно из вышеприведенного пункта, оштрафовать можно компанию, которая не предоставила (или предоставила несвоевременно) документы, предусмотренные НК РФ.

Однако представители ФНС обычно считают, что при проведении встречной проверки имеют право истребовать абсолютно любые документы, которые по их мнению связаны с проверяемым налогоплательщиком - при чем не только напрямую, но и косвенно.

Соответственно, они могут попросить у компании и карточки счетов и штатное расписание налогоплательщика и документы, содержащие сведения не о деятельности проверяемого налогоплательщика, а о деятельности контрагентов компании.

Так же Требования о предоставлении документов (информации) могут поступить и контрагентам контрагентов.

При этом, согласно пп.1 п.1 ст.31 НК РФ, налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента:

документы*, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов,
а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

*По формам и (или) форматам в электронной форме, установленным государственными органами и органами местного самоуправления.

Очевидным представляется тот факт, что штатное расписание компании-контрагента не имеет никакого отношения к исчислению и уплате налогов проверяемого налогоплательщика. Однако Минфин на прямой вопрос о том, могут ли инспекторы затребовать штатное расписание, отвечает уклончиво.

Так, в своем Письме от 09.10.2012г. №03-02-07/1-246 Минфин на вопрос «Имеет ли право налоговый орган в рамках ст. 93.1 НК РФ истребовать у контрагента проверяемого налогоплательщика информацию о персональных данных работников организации-контрагента (штатное расписание, приказы о направлении в командировки)?»

Отвечает следующее:

«Статья 93.1 Кодекса не содержит конкретный перечень истребуемых налоговыми органами документов, содержащих информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика.

Полагаем, что к таким документам относятся любые документы, содержащие информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента).»

На основании этого разъяснения каждый вправе сделать свой вывод. ФНС считает, что «любые документы» включают в себя все, в том числе и штатное расписание. При несогласии налогоплательщика с этой точкой зрения возможны претензии со стороны налоговой.

Что касается документов, касающихся не проверяемого налогоплательщика, а других компаний, есть Определение ВАС РФ от 15.10.2013г. №ВАС-14062/13 по делу №А43-18174/2012, которое говорит о том, что если истребуемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера налоговых обязательств проверяемого налогоплательщика, то и затребовать* такие документы налоговая не в праве.

*А так же оштрафовать за их непредоставление в соответствии со ст.126 НК РФ.

Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную статьей 129.1 НК РФ.

Согласно положениям ст.129.1 НК РФ, неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с НК РФ это лицо должно сообщить налоговому органу, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного статьей 126 настоящего Кодекса:

влечет взыскание штрафа в размере 5 000 рублей.

Согласно п.2 ст.129.1, те же деяния, совершенные повторно в течение календарного года , влекут взыскание штрафа в размере 20 000 рублей.

Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"

(далее – Кодекс) установлен трехмесячный срок для направления требования об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа, процентов (далее – требование об уплате) со дня выявления недоимки. В случае, если сумма недоимки и задолженности по пеням и штрафам, относящейся к этой недоимке, составляет менее 500 рублей , требование об уплате должно быть направлено налогоплательщику, не позднее одного года со дня выявления недоимки.

Требование об уплате направляемое налогоплательщику по результатам налоговой проверки, направляется не позднее 20 дней после истечения одного месяца со дня вручения соответствующего решения (пункт 9 статьи 101 Кодекса).

Требование об уплате страховых взносов на основании полученного от Фонда социального страхования Российской Федерации вступившего в силу решения о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения, принятого по результату проверки обоснованности заявленных расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, проводимой Фондом социального страхования Российской Федерации, должно быть направлено налоговым органом плательщику страховых взносов в течение 10 дней со дня получения налоговым органом соответствующего решения (пункт 2.1 статьи 70 Кодекса).

Правила, установленные вышеуказанной статьей, применяются также в отношении сроков направления требований об уплате, предусмотренных главой 9 Кодекса .

Требование об уплате направляемое налогоплательщику в соответствии со статьей 204 Кодекса , а также по результатам налоговой проверки формируется отдельно.

Требования об уплате, направляемые ответственному участнику КГН в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 70 Кодекса , формируются отдельно.

Требование об уплате заполняется в двух экземплярах по форме, утвержденной приказом ФНС России от 13.02.2017 № ММВ-7-8/179@ .

Один экземпляр требования об уплате вручается соответственно налогоплательщику лично под расписку, направляется по почте заказным письмом, передается в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком направления налогоплательщику требования об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа, процентов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным приказом ФНС России от 27.02.2017 N ММВ-7-8/200@ (зарегистрирован Минюстом России 15.05.2017 № 46729) или через личный кабинет налогоплательщика в соответствии с Порядком ведения личного кабинета налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС России от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617@ (Зарегистрирован Минюстом России 15.12.2017 № 49257). В случае направления указанного требования об уплате по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (пункт 6 статьи 69 Кодекса).

Второй экземпляр требования об уплате с датой и подписью налогоплательщика о вручении или с документом, подтверждающим дату направления требования об уплате по почте заказным письмом, хранится в налоговом органе.

Срок исполнения требования об уплате налога, направляемого налогоплательщику, в соответствии с пунктом 4 статьи 69 Кодекса , должен составлять 8 рабочих дней со дня его получения налогоплательщиком, если более продолжительный период времени для уплаты налога не указан в этом требовании об уплате.

В требовании об уплате, направленном налогоплательщику в соответствии с пунктом 13 статьи 204 Кодекса , рекомендуется устанавливать срок уплаты не более пяти дней со дня его получения налогоплательщиком.

В случае получения налогоплательщиком права на реструктуризацию задолженности по налогам, сборам, страховым взносам и начисленным пеням и штрафам, предоставления отсрочки, рассрочки, заключения договора об инвестиционном налоговом кредите до принятия решения о взыскании налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа, процентов, ранее направленное требование об уплате налога отзывается в срок не позднее трех рабочих дней со дня предоставления права на реструктуризацию, отсрочки (рассрочки), заключения договора об инвестиционном налогов кредите или после поступления в налоговый орган информации о предоставлении права на реструктуризацию, предоставления отсрочки (рассрочки) и заключения договора об инвестиционном налоговом кредите.

В случае изменения обязанности налогоплательщика по уплате налога, сбора или страховых взносов налогов, налоговый орган направляет налогоплательщику уточненное требование об уплате в порядке